食品樣品采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司食品樣品采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的食品樣品符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，滿足公司業(yè)務需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及食品樣品采購的活動，包括但不限于新產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測、市場調(diào)研等工作中所需食品樣品的采購。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商提供的食品樣品，保障樣品質(zhì)量符合要求。3.成本效益原則在保證食品樣品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公正透明原則采購過程應公正、公平、公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)工作需要，提前向采購部門提交食品樣品采購申請，詳細說明采購樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計采購時間等信息。2.采購部門匯總各部門采購申請后，結(jié)合公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和庫存情況，制定食品樣品采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、預算金額等內(nèi)容。（二）采購預算編制1.采購部門依據(jù)采購計劃，會同財務部門編制食品樣品采購預算。采購預算應綜合考慮市場價格波動、運輸費用、稅費等因素，確保預算合理準確。2.采購預算經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行，未經(jīng)批準不得擅自調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按規(guī)定程序重新審批。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立食品樣品供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等資料。2.對潛在供應商進行評估和篩選，優(yōu)先選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、生產(chǎn)能力強、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽良好的供應商。評估內(nèi)容包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品檢驗報告、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系等。3.必要時，采購部門可組織相關(guān)人員對供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制情況等，確保供應商符合要求。（二）供應商準入1.新供應商如需進入公司食品樣品供應商名錄，應向采購部門提交準入申請，提供相關(guān)資質(zhì)證明文件和產(chǎn)品資料。2.采購部門對供應商提交的資料進行審核，審核通過后組織相關(guān)人員進行實地考察?？疾旌细竦墓?，經(jīng)公司管理層批準后納入供應商名錄。（三）供應商評價與管理1.采購部門定期對供應商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對于評價結(jié)果為優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會；對于評價結(jié)果為不合格的供應商，應及時采取措施進行整改，如整改后仍不符合要求，應取消其供應商資格。3.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況，督促供應商改進產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平。四、采購流程（一）采購申請審批1.各部門提交的食品樣品采購申請，應經(jīng)部門負責人審核簽字后報采購部門。2.采購部門對采購申請進行初審，審核內(nèi)容包括采購必要性、采購數(shù)量合理性、預算金額準確性等。初審通過后報公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)采購申請的具體情況進行審批，審批通過后采購部門方可組織實施采購。（二）采購實施1.采購部門根據(jù)批準的采購計劃和預算，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.對于采用公開招標、邀請招標方式采購的項目，采購部門應按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行招標活動，發(fā)布招標公告、編制招標文件、組織開標評標等。3.對于采用競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式采購的項目，采購部門應組織相關(guān)人員進行談判、詢價等活動，確定成交供應商和成交價格。4.采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等內(nèi)容。采購合同應報公司法務部門審核備案。（三）驗收與付款1.食品樣品到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標準和合同要求對食品樣品的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進行檢驗。2.驗收合格的食品樣品，質(zhì)量檢驗部門出具驗收報告。采購部門憑驗收報告辦理入庫手續(xù)，并通知財務部門付款。3.財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，對供應商進行付款。付款前，財務部門應審核采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對食品樣品采購過程中的風險進行識別和評估，包括但不限于市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施關(guān)注市場價格波動，建立價格預警機制，及時調(diào)整采購計劃和預算；與供應商簽訂價格調(diào)整條款，合理分擔價格風險。2.質(zhì)量風險應對措施加強對供應商的質(zhì)量管理，要求供應商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證文件；嚴格按照驗收標準進行驗收，確保采購的食品樣品質(zhì)量合格；對不合格食品樣品及時進行處理，追究供應商責任。3.供應商風險應對措施建立供應商評價和管理機制，定期對供應商進行評估和考核；與多家供應商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應商；加強與供應商的溝通與合作，及時了解供應商的經(jīng)營狀況和變化情況。4.合同風險應對措施簽訂規(guī)范的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務；加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)；嚴格按照合同約定履行雙方責任，及時處理合同糾紛。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對食品樣品采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報食品樣品采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門對