鄭煤機合格供方管理辦法一、總則（一）目的為加強鄭州煤礦機械集團股份有限公司（以下簡稱“公司”）合格供方管理，確保所采購的物資、服務符合公司質量、成本、交付等要求，保障公司生產經營活動順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有物資采購、服務外包等涉及供方選擇、評價、管理等相關活動。（三）基本原則1.公平、公正、公開原則：在供方選擇、評價過程中，遵循公平公正公開的原則，確保所有潛在供方有平等機會參與，評價結果客觀公正。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質量物資和服務的供方，確保公司產品質量和生產運營不受影響。3.合作共贏原則：與供方建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關系，共同應對市場變化和挑戰(zhàn)。4.動態(tài)管理原則：對供方進行動態(tài)跟蹤評價，根據(jù)評價結果及時調整供方名錄，淘汰不合格供方，引入優(yōu)質供方。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定合格供方選擇、評價和重新評價計劃，并組織實施。2.負責收集潛在供方信息，建立供方檔案。3.負責組織相關部門對供方進行實地考察、樣品檢驗等評價工作。4.負責與合格供方簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.負責定期對合格供方進行績效評價。（二）質量管理部門1.參與合格供方的質量能力評價，包括質量管理體系審核、產品質量檢驗等。2.負責對采購物資的質量進行檢驗和監(jiān)督，對不合格物資提出處理意見。3.協(xié)助采購部門對供方的質量問題進行分析和改進。（三）技術部門1.參與合格供方的技術能力評價，提供技術支持和指導。2.負責對采購物資的技術要求進行明確和規(guī)范，協(xié)助解決技術問題。（四）財務部門1.參與合格供方的成本評價，提供成本分析和控制建議。2.負責審核采購合同中的價格條款和付款方式，確保公司利益。（五）其他相關部門根據(jù)需要參與合格供方評價的相關工作，提供專業(yè)意見和建議。三、合格供方的選擇（一）潛在供方信息收集1.采購部門通過多種渠道收集潛在供方信息，包括但不限于供應商推薦、行業(yè)展會、網絡搜索、招標公告等。2.潛在供方信息應包括企業(yè)基本情況、生產能力、質量保證能力、價格水平、交貨期、售后服務等方面內容。（二）供方初步篩選1.采購部門對收集到的潛在供方信息進行初步篩選，剔除明顯不符合公司要求的供方。2.初步篩選的主要依據(jù)包括：營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、業(yè)績情況等。（三）供方實地考察1.對于通過初步篩選的潛在供方，采購部門組織相關部門進行實地考察。2.實地考察內容包括：企業(yè)生產現(xiàn)場、質量管理體系運行情況、設備狀況、人員素質、環(huán)保情況等。3.考察結束后，考察人員應填寫實地考察報告，對供方的綜合情況進行評價。（四）樣品檢驗1.根據(jù)需要，采購部門要求潛在供方提供樣品進行檢驗。2.樣品檢驗由質量管理部門負責按照相關標準和規(guī)范進行，檢驗結果應形成報告。（五）供方評價1.采購部門組織相關部門對實地考察和樣品檢驗合格的潛在供方進行綜合評價。2.評價指標包括質量、價格、交貨期、售后服務、技術能力、企業(yè)信譽等方面。3.評價方法可采用打分法、加權平均法等，具體評價方法由采購部門根據(jù)實際情況確定。（六）合格供方確定1.根據(jù)供方評價結果，采購部門提出合格供方名錄建議，報公司主管領導審批。2.經公司主管領導審批通過的供方列入合格供方名錄，采購部門向合格供方發(fā)放《合格供方證書》。四、合格供方的日常管理（一）供方檔案管理1.采購部門負責建立合格供方檔案，檔案內容應包括供方基本信息、評價記錄、采購合同、質量反饋、業(yè)績表現(xiàn)等。2.供方檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。（二）采購合同管理1.采購部門與合格供方簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.采購合同簽訂前，應經相關部門審核，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.采購部門負責跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）質量跟蹤與反饋1.質量管理部門負責對采購物資的質量進行跟蹤和檢驗，發(fā)現(xiàn)質量問題及時通知采購部門。2.采購部門負責將質量問題反饋給供方，要求供方采取措施進行整改，并跟蹤整改情況。3.對于多次出現(xiàn)質量問題的供方，采購部門應按照本辦法規(guī)定進行處理。（四）交貨期管理1.采購部門負責與供方溝通協(xié)調交貨期，確保物資按時交付。2.如因供方原因導致交貨期延誤，采購部門應及時采取措施，減少對公司生產經營的影響，并按照合同約定追究供方責任。（五）售后服務管理1.采購部門負責與供方溝通售后服務事宜，確保供方能夠提供及時、有效的售后服務。2.如公司客戶對采購物資提出售后服務要求，采購部門應及時通知供方，供方應按照合同約定和公司要求提供售后服務。五、合格供方的重新評價（一）重新評價周期1.采購部門應定期對合格供方進行重新評價，一般每年進行一次。2.對于出現(xiàn)重大質量問題、交貨期嚴重延誤、售后服務不到位等情況的供方，應及時進行重新評價。（二）重新評價內容1.重新評價內容與合格供方選擇時的評價內容相同，包括質量、價格、交貨期、售后服務、技術能力、企業(yè)信譽等方面。2.重點關注供方在過去一年中的表現(xiàn)，以及市場環(huán)境變化對供方的影響。（三）重新評價程序1.采購部門制定重新評價計劃，并組織相關部門實施。2.相關部門按照重新評價計劃對供方進行實地考察、樣品檢驗、數(shù)據(jù)分析等評價工作。3.采購部門根據(jù)評價結果提出重新評價報告，報公司主管領導審批。（四）重新評價結果處理1.對于重新評價合格的供方，繼續(xù)列入合格供方名錄。2.對于重新評價不合格的供方，采購部門應暫停與其合作，要求供方進行整改，整改期限一般不超過三個月。3.整改期滿后，采購部門組織相關部門對供方進行復查，復查合格的可恢復合作，復查仍不合格的，取消其合格供方資格。六、不合格供方的處理（一）不合格供方的界定1.出現(xiàn)下列情況之一的供方，視為不合格供方：提供的物資或服務質量不符合公司要求，導致公司產品出現(xiàn)質量問題。交貨期嚴重延誤，影響公司生產經營活動。售后服務不到位，客戶投訴較多。存在商業(yè)欺詐、不正當競爭等行為。其他違反法律法規(guī)或公司規(guī)定的行為。（二）不合格供方處理程序1.采購部門發(fā)現(xiàn)不合格供方后，應及時填寫《不合格供方處理通知單》，通知相關部門。2.相關部門對不合格供方進行調查分析，提出處理意見。3.