公司樣品訂單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品訂單的管理流程，確保樣品訂單處理的高效性、準確性和規(guī)范性，滿足客戶對樣品的需求，同時有效控制成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部涉及樣品訂單接收、評審、生產、交付及相關費用管理等所有環(huán)節(jié)。（三）職責分工1.銷售部門負責接收客戶的樣品訂單需求，并及時傳遞給相關部門。與客戶溝通樣品訂單的細節(jié)，包括樣品規(guī)格、數(shù)量、交付時間等要求。跟進樣品訂單的執(zhí)行情況，及時反饋客戶需求和問題。2.技術部門對樣品訂單進行技術評審，評估樣品生產的可行性和技術要求。提供樣品生產所需的技術資料和圖紙，協(xié)助解決生產過程中的技術問題。3.生產部門根據(jù)評審后的樣品訂單安排生產計劃，確保按時、按質完成樣品生產。負責樣品生產過程中的物料采購、生產調度、質量控制等工作。4.質量部門制定樣品檢驗標準和流程，對生產完成的樣品進行檢驗和測試。確保樣品質量符合客戶要求和相關標準，出具檢驗報告。5.物流部門根據(jù)樣品訂單的交付要求，安排合適的運輸方式和時間，確保樣品安全、及時送達客戶。負責樣品運輸過程中的跟蹤和信息反饋。6.財務部門負責樣品訂單相關費用的核算和管理，包括樣品生產成本、運輸費用等。審核樣品訂單費用的合理性，確保費用支出符合公司財務制度。二、樣品訂單接收（一）訂單信息獲取1.銷售部門通過電話、郵件、傳真或客戶管理系統(tǒng)等方式接收客戶的樣品訂單需求。訂單信息應包括但不限于客戶名稱、樣品規(guī)格型號、數(shù)量、交付時間、交付地點、特殊要求等。2.銷售部門在收到訂單后，應及時對訂單信息進行整理和記錄，確保信息準確、完整。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不明確或存在疑問，應及時與客戶溝通確認。（二）訂單初步審核1.銷售部門對接收的樣品訂單進行初步審核，主要審核訂單的完整性、客戶信用狀況等。2.對于新客戶或信用狀況不明確的客戶，銷售部門應及時與財務部門溝通，核實客戶信用情況。如客戶信用存在風險，應在取得公司相關領導批準后，采取相應的風險防范措施，如要求客戶預付款項等。（三）訂單傳遞1.銷售部門在完成訂單初步審核后，應將樣品訂單及時傳遞給技術部門、生產部門、質量部門和物流部門等相關部門，并確保各部門收到的訂單信息一致。2.傳遞方式可采用電子文檔（如郵件、內部管理系統(tǒng)等）或紙質文檔（如訂單復印件、流轉單等），并記錄傳遞時間和接收部門。三、樣品訂單評審（一）技術評審1.技術部門收到樣品訂單后，應組織相關技術人員對訂單進行技術評審。評審內容包括樣品的技術要求、工藝可行性、原材料適用性等。2.技術人員應根據(jù)訂單要求，結合公司現(xiàn)有技術能力和生產設備，評估樣品生產的可行性。如發(fā)現(xiàn)技術難題或現(xiàn)有技術無法滿足訂單要求，應及時與客戶溝通協(xié)商解決方案，或提出技術改進建議。3.技術部門在完成技術評審后，應出具技術評審報告，明確樣品生產的技術可行性結論和相關技術要求。技術評審報告應提交給銷售部門、生產部門和質量部門等相關部門。（二）生產能力評審1.生產部門根據(jù)技術評審報告和訂單要求，對公司的生產能力進行評估。評估內容包括生產設備狀況、人員配備、生產計劃安排等。2.生產部門應判斷公司現(xiàn)有生產能力是否能夠滿足樣品訂單的生產需求。如生產能力不足，應及時提出解決方案，如增加設備、調整生產計劃、外包部分生產環(huán)節(jié)等，并報公司相關領導審批。3.生產部門在完成生產能力評審后，應出具生產能力評審報告，明確公司生產能力對樣品訂單的滿足情況和相關生產安排建議。生產能力評審報告應提交給銷售部門、技術部門和質量部門等相關部門。（三）成本評審1.財務部門根據(jù)樣品訂單的要求和技術、生產部門提供的信息，對樣品訂單的成本進行核算和評審。成本核算內容包括原材料成本、人工成本、制造費用、運輸費用等。2.財務部門應分析樣品訂單的成本構成和盈利情況，評估成本的合理性。如發(fā)現(xiàn)成本過高或存在不合理支出，應及時與相關部門溝通協(xié)商，提出成本控制措施和建議。3.財務部門在完成成本評審后，應出具成本評審報告，明確樣品訂單的成本預算和盈利預測情況。成本評審報告應提交給銷售部門、技術部門、生產部門和公司管理層等相關部門。（四）綜合評審1.銷售部門組織技術部門、生產部門、質量部門和財務部門等相關部門召開樣品訂單綜合評審會議。會議應圍繞訂單的技術可行性、生產能力、成本效益等方面進行全面討論和評審。2.各部門應在會議上匯報本部門的評審意見和建議，共同協(xié)商解決訂單執(zhí)行過程中可能遇到的問題。如達成一致意見，應形成樣品訂單評審紀要，明確訂單的執(zhí)行方案、各部門的職責和工作要求等。3.樣品訂單評審紀要應經(jīng)參會部門負責人簽字確認后，作為樣品訂單執(zhí)行的依據(jù)。如在評審過程中發(fā)現(xiàn)訂單存在重大問題或無法滿足客戶需求，應及時與客戶溝通協(xié)商解決方案，或終止訂單。四、樣品訂單生產（一）生產計劃制定1.生產部門根據(jù)樣品訂單評審紀要和訂單交付時間要求，制定樣品生產計劃。生產計劃應明確樣品生產的各個環(huán)節(jié)的時間節(jié)點、責任人等信息。2.生產計劃應合理安排生產資源，確保生產過程的順暢進行。如涉及原材料采購、設備調試、人員調配等工作，應提前做好準備和協(xié)調。3.生產部門在制定生產計劃后，應將生產計劃下達給相關生產車間和部門，并確保各部門收到的生產計劃信息一致。（二）物料采購1.根據(jù)生產計劃，生產部門確定樣品生產所需的原材料、零部件等物料清單，并及時提交給采購部門。2.采購部門按照物料清單進行采購，選擇合格的供應商，確保采購的物料質量符合要求。采購過程中應嚴格按照公司采購管理制度執(zhí)行，簽訂采購合同，明確采購價格、交貨時間、質量標準等條款。3.采購部門應及時跟蹤物料采購進度，確保物料按時、按質到貨。如發(fā)現(xiàn)物料供應存在問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決，并向生產部門反饋相關情況。（三）生產調度1.生產車間根據(jù)生產計劃和物料到貨情況，合理安排生產設備和人員，組織樣品生產。2.生產過程中，生產車間應嚴格按照工藝文件和操作規(guī)程進行操作，確保產品質量。同時，應加強生產現(xiàn)場管理，做好設備維護、安全生產等工作。3.生產部門應定期對生產進度進行檢查和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決生產過程中出現(xiàn)的問題。如因設備故障、人員短缺、物料供應不及時等原因導致生產進度延誤，應及時采取措施進行調整，確保樣品按時交付。（四）質量控制1.質量部門按照樣品檢驗標準和流程，對生產過程中的原材料、半成品和成品進行檢驗和測試。2.檢驗方式可采用首件檢驗、巡檢、成品檢驗等多種方式，確保產品質量符合客戶要求和相關標準。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時通知生產部門進行整改，直至產品質量合格。3.質量部門應做好檢驗記錄，出具檢驗報告。檢驗報告應包括檢驗項目、檢驗結果、不合格項及整改情況等內容。檢驗報告應作為產品質量追溯和質量改進的依據(jù)。五、樣品訂單交付（一）交付前準備1.生產部門在樣品生產完成并經(jīng)質量檢驗合格后，應及時通知物流部門做好交付前的準備工作。2.物流部門根據(jù)樣品訂單的交付要求，選擇合適的運輸方式和包裝材料，確保樣品在運輸過程中的安全。如樣品有特殊包裝要求，應按照客戶要求進行包裝。3.物流部門對樣品進行清點、核對，確保交付的樣品數(shù)量、規(guī)格、質量等與訂單要求一致。同時，應準備好相關的運輸文件和資料，如送貨單、發(fā)票等。（二）交付運輸1.物流部門按照確定的運輸方式和時間安排，及時將樣品發(fā)運給客戶。在運輸過程中，應跟蹤樣品的運輸狀態(tài)，確保樣品按時、安全送達客戶。2.如因不可抗力等原因導致運輸延誤或樣品損壞，物流部門應及時通知銷售部門和客戶，并采取相應的措施進行處理。如需要重新發(fā)運樣品，應盡快安排，確?？蛻裟軌蚣皶r收到樣品。（三）交付確認1.客戶收到樣品后，應及時對樣品的數(shù)量、規(guī)格、質量等進行確認。如客戶發(fā)現(xiàn)樣品存在問題，應及時反饋給銷售部門。2.銷售部門收到客戶反饋后，應及時與相關部門溝通協(xié)調，了解問題原因，并采取相應的解決方案。如需要對樣品進行更換、補貨或退款等操作，應按照公司相關規(guī)定和客戶要求進行處理。3.銷售部門應跟蹤客戶對樣品問題的處理結果，確?？蛻魸M意度。同時，應將客戶反饋和處理情況及時記錄在客戶管理系統(tǒng)中，作為客戶服務和質量改進的依據(jù)。六、樣品訂單費用管理（一）費用核算1.財務部門按照公司財務制度和成本核算方法，對樣品訂單的費用進行核算。費用核算內容包括原材料采購費用、生產加工費用、運輸費用、包裝費用、檢驗檢測費用等。2.財務部門應確保費用核算的準確性和及時性，為公司成本控制和定價決策提供依據(jù)。同時，應定期對樣品訂單費用進行統(tǒng)計和分析，找出費用變動的原因和規(guī)律。（二）費用支付1.根據(jù)樣品訂單評審紀要和合同約定，財務部門審核樣品訂單費用的支付申請。支付申請應包括費用明細、支付金額、支付方式、收款單位等信息。2.財務部門在審核無誤后，按照公司財務審批流程進行付款。付款過程中應嚴格遵守公司資金管理制度，確保資金安全。如涉及預付款項，應按照合同約定和公司規(guī)定進行操作。3.財務部門應及時記錄樣品訂單費用的支付情況，定期與銷售部門、采購部門等相關部門核對賬目，確保賬目清晰、準確。（三）費用控制1.公司各部門應加強對樣品訂單費用的控制，嚴格按照公司規(guī)定和預算執(zhí)行費用支出。如因特殊情況需要增加費用支出，應提前報公司相關領導審批。2.財務部門應定期對樣品訂單費用進行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)費用超支或不合理支出的情況，并提出改進措施和建議。同時，應協(xié)助相關部門做好成本控制工作，提高公司經(jīng)濟效益。七、樣品訂單跟蹤與反饋（一）訂單跟蹤1.銷售部門負責對樣品訂單的整個執(zhí)行過程進行跟蹤，及時了解訂單的生產進度、質量狀況、交付情況等信息。2.銷售部門可通過定期與生產部門、質量部門、物流部門等相關部門溝通，查看生產報表、檢驗報告、運輸記錄等方式進行訂單跟蹤。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應及時協(xié)調相關部門解決。3.銷售部門應將訂單跟蹤情況及時反饋給客戶，讓客戶了解訂單的執(zhí)行進度和預計交付時間等信息，提高客戶滿意度。（二）信息反饋1.各部門在樣品訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或有重要信息需要反饋，應及時以書面或口頭形式向銷售部門反饋。反饋信息應包括問題描述、原因分析、解決方案及預計解決時間等內容。2.銷售部門收到各部門反饋的信息后，應及時進行整理和分析，并將相關信息傳遞給其他相關部門。同時，應將客戶的意見和建議及時反饋給相關部門，以便公司及時改進工作。3.公司應建立樣品訂單信息反