分包服務(wù)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司分包服務(wù)采購行為，加強(qiáng)對分包服務(wù)采購過程的管理，確保采購的分包服務(wù)符合公司需求，保證服務(wù)質(zhì)量，控制采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及分包服務(wù)采購的活動，包括但不限于工程建設(shè)、技術(shù)服務(wù)、勞務(wù)外包、物資采購等各類分包服務(wù)的采購管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正的原則，對待所有潛在供應(yīng)商，不偏袒、不歧視。3.效益優(yōu)先原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，合理控制采購成本。4.誠實守信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定分包服務(wù)采購計劃，明確采購需求和預(yù)算。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的關(guān)系，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。（二）需求部門1.提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的分包服務(wù)需求，參與采購文件的編制和評審。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商考察和評估，提供技術(shù)支持和質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)對采購的分包服務(wù)進(jìn)行驗收，反饋服務(wù)質(zhì)量問題。（三）質(zhì)量部門1.制定分包服務(wù)質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.參與供應(yīng)商考察和評估，對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)對采購的分包服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量驗收，出具驗收報告。（四）財務(wù)部門1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)支持和建議。2.負(fù)責(zé)采購資金的支付審核，確保資金使用合規(guī)。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（五）法務(wù)部門1.審查采購合同條款，確保合同合法合規(guī)，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律事務(wù)。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前向采購部門提交分包服務(wù)采購申請，明確采購服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細(xì)信息。2.采購部門結(jié)合公司年度預(yù)算和實際需求，對采購申請進(jìn)行匯總和審核，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目名稱、采購預(yù)算、采購時間安排、采購方式等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商推薦、行業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)平臺、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分類，建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等。2.供應(yīng)商篩選與評估根據(jù)采購項目的要求和特點，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、服務(wù)質(zhì)量、價格等方面。對通過初步篩選的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，了解供應(yīng)商的實際情況?？疾靸?nèi)容可包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系、人員配備等。組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估結(jié)果分為合格、不合格和待定。對合格供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄，作為后續(xù)采購的選擇對象；對不合格供應(yīng)商予以淘汰；對待定供應(yīng)商可根據(jù)實際情況進(jìn)行進(jìn)一步考察或補(bǔ)充資料后再做評估。3.供應(yīng)商動態(tài)管理建立供應(yīng)商定期評價機(jī)制，對已合作的供應(yīng)商進(jìn)行定期評價，評價內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對評價優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對評價較差的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或暫停合作；對出現(xiàn)嚴(yán)重問題的供應(yīng)商予以淘汰。及時更新供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的評價結(jié)果和合作情況，為后續(xù)采購提供參考。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購項目的需求和特點，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告（如有）、采購需求說明書、采購合同條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購需求說明書應(yīng)詳細(xì)描述采購服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間、交付地點、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購需求。3.采購合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式、交貨期、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，確保合同合法合規(guī)、公平合理。4.評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確評審因素和評審方法，評審因素可包括價格、技術(shù)方案、服務(wù)承諾、業(yè)績經(jīng)驗、信譽(yù)等方面，評審方法可采用綜合評分法、最低價法等。（四）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式。采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式；因特殊情況需要采用其他采購方式的，應(yīng)當(dāng)在采購活動開始前獲得相關(guān)部門的批準(zhǔn)。2.發(fā)布采購信息采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布采購公告或邀請書，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。采用競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等方式的，采購部門應(yīng)向合格供應(yīng)商發(fā)出采購邀請，邀請其參與采購活動。3.投標(biāo)文件接收與評審采購部門接收供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件，并對投標(biāo)文件的完整性、密封性等進(jìn)行檢查。組織相關(guān)部門對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分或排序，確定中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。4.采購談判與合同簽訂與中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購合同條款進(jìn)行協(xié)商和確定。雙方達(dá)成一致后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同合法有效。（五）合同執(zhí)行與驗收1.合同執(zhí)行跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)度和質(zhì)量情況。定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利執(zhí)行。2.服務(wù)驗收需求部門按照采購合同約定的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，對采購的分包服務(wù)進(jìn)行驗收。質(zhì)量部門參與服務(wù)驗收工作，對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢查。驗收合格后，需求部門出具驗收報告；驗收不合格的，要求供應(yīng)商限期整改，整改后仍不合格的，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）付款管理1.財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，對采購資金進(jìn)行支付審核。2.審核通過后，辦理付款手續(xù)，確保采購資金支付合規(guī)、準(zhǔn)確。3.建立采購付款臺賬，記錄采購項目的付款情況，包括付款時間、付款金額、付款對象等信息。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門會同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任，以約束供應(yīng)商行為。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時，能夠及時采取應(yīng)對措施，確保采購服務(wù)不受影響。2.合同風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審查合同條款，確保合同合法合規(guī)、公平合理。明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式、交貨期、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，避免合同糾紛。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對制定嚴(yán)格的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確采購服務(wù)的質(zhì)量要求。加強(qiáng)對采購服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督和檢查，在采購過程中進(jìn)行質(zhì)量抽檢，驗收環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量不合格的服務(wù)，及時要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)違約責(zé)任。4.價格風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時了解市場價格動態(tài)，為采購決策提供參考。在采購過程中，通過多種采購方式進(jìn)行比較和競爭，合理確定采購價格，降低價格風(fēng)險。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格波動情況，合理調(diào)整采購價格。5.法律風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)法務(wù)審核，確保采購活動和采購合同符合法律法規(guī)要求。定期組織采購人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識，避免因法律問題導(dǎo)致的采購風(fēng)險。在采購過程中，遇到法律問題及時咨詢法務(wù)部門，尋求專業(yè)法律意見和支持。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對分包服務(wù)采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部門定期向公司管理層匯報采購工作情況