普通高等學(xué)校檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強普通高等學(xué)校檔案管理，有效地保護和利用檔案，全面提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研和各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各級各類普通高等學(xué)校（以下簡稱高校）。（三）基本原則高校檔案工作必須貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。二、管理體制（一）領(lǐng)導(dǎo)體制高校應(yīng)建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制，由分管校領(lǐng)導(dǎo)負責檔案工作，明確檔案工作的分管部門，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。（二）機構(gòu)設(shè)置高校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，負責全校檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室應(yīng)配備與學(xué)校檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案管理人員，并保持相對穩(wěn)定。（三）職責分工1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)職責負責審定學(xué)校檔案工作發(fā)展規(guī)劃、年度計劃和規(guī)章制度；協(xié)調(diào)學(xué)校各部門之間的檔案工作關(guān)系；為檔案工作提供必要的條件保障。2.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并組織實施；負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；對學(xué)校各部門的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；組織開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案宣傳教育工作；推進檔案信息化建設(shè)，開發(fā)利用檔案信息資源。3.各部門職責負責本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；按規(guī)定向?qū)W校綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料；配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。三、文件材料的形成與歸檔（一）文件材料的形成1.高校各部門應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、毛筆或中性筆書寫，字跡工整、清晰，簽署完備。3.對電子文件的形成、積累和歸檔應(yīng)遵循國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）文件材料的歸檔范圍1.學(xué)校黨政管理工作中形成的各種文件材料，包括學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表、重要文件的收發(fā)、傳閱、處理等。2.教學(xué)工作中形成的文件材料，包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教材、教案、教學(xué)日歷、學(xué)生成績冊、實習(xí)報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等。3.科學(xué)研究工作中形成的文件材料，包括科研項目申報書、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、學(xué)術(shù)論文、著作等。4.師資隊伍建設(shè)工作中形成的文件材料，包括教師基本情況、教師培訓(xùn)計劃、考核材料、職稱評審材料等。5.學(xué)生工作中形成的文件材料，包括學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎懲情況、就業(yè)指導(dǎo)等。6.學(xué)校基本建設(shè)工作中形成的文件材料，包括基建項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。7.儀器設(shè)備購置工作中形成的文件材料，包括設(shè)備申購計劃、采購合同、驗收報告等。8.財務(wù)工作中形成的文件材料，包括財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。9.外事工作中形成的文件材料，包括外事活動計劃、協(xié)議、合同、出訪報告等。10.其他工作中形成的具有保存價值的文件材料。（三）文件材料的歸檔時間1.學(xué)校各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并向?qū)W校綜合檔案室移交。2.科研項目、基建項目、設(shè)備購置等專項工作形成的文件材料，應(yīng)在項目完成后及時整理歸檔。3.學(xué)生畢業(yè)時，其學(xué)籍檔案、畢業(yè)生登記表等應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)后三個月內(nèi)整理歸檔。（四）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行分類整理，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。2.分類方法應(yīng)科學(xué)合理，符合學(xué)校實際情況。一般可采用年度機構(gòu)保管期限分類法，也可根據(jù)學(xué)校檔案工作的需要采用其他分類方法。3.每份文件材料應(yīng)編寫頁號，裝訂整齊，編目準確。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.高校應(yīng)根據(jù)檔案工作的需要，建設(shè)專用的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房面積應(yīng)滿足學(xué)校檔案存放的需要，并根據(jù)檔案數(shù)量的增長情況適時進行調(diào)整。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅固耐用，符合檔案保管要求。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。2.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保電子檔案的安全。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.高校應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)在分管校領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理部門牽頭，組織有關(guān)部門和人員共同進行。2.鑒定檔案保管期限的原則是：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。3.鑒定檔案時，應(yīng)逐件審查檔案的內(nèi)容和形式，對失去保存價值的檔案應(yīng)剔除，對保管期限不合理的檔案應(yīng)進行調(diào)整。（二）銷毀工作1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案散失和泄密。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.高校應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、拒報。（二）移交工作1.高校撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)單位或部門。2.高校因保管條件等原因，需要將檔案移交其他檔案館（室）保管的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。七、檔案的利用（一）利用原則高校檔案的利用應(yīng)遵循保密、安全、方便利用的原則，既要保證檔案的安全，又要充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用方式1.檔案查閱本校人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準。校外單位或個人查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責人審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)有檔案管理人員在場，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。2.檔案借閱本校人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱登記表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。校外單位或個人一般不得借閱檔案，特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過一周，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.檔案復(fù)制本校人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，不得擅自擴大復(fù)制范圍。校外單位或個人需要復(fù)制檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明復(fù)制目的和范圍，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責人審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用效果反饋檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，對檔案利用情況進行跟蹤調(diào)查，及時了解利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷改進檔案利用工作。八、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案工作中做出突出成績的單位和個人，學(xué)校應(yīng)給予表彰和獎勵。（二）處罰對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的單位或個人，學(xué)校應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評教育、責令改正；情節(jié)嚴重的，應(yīng)給予行政處分：1.拒絕向?qū)W校檔案管理部門移交應(yīng)歸檔文件材料的；2