控股管理辦法合同報(bào)備一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司控股管理，規(guī)范合同報(bào)備行為，確保公司合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各控股子公司、分公司涉及的各類合同報(bào)備管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同報(bào)備應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行等行為合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則涵蓋公司所有控股業(yè)務(wù)涉及的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則合同簽訂后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)備，確保報(bào)備信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.保密原則對(duì)合同報(bào)備過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴(yán)格保密。二、合同報(bào)備職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料提交至合同管理部門(mén)進(jìn)行報(bào)備。3.配合合同管理部門(mén)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督。（二）合同管理部門(mén)1.制定和完善合同報(bào)備管理制度及流程。2.負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。3.對(duì)審核通過(guò)的合同進(jìn)行編號(hào)、登記，并錄入合同管理系統(tǒng)。4.定期對(duì)合同報(bào)備情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，向公司管理層匯報(bào)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與合同涉及財(cái)務(wù)條款的審核，確保合同財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。2.根據(jù)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算、付款等工作，并及時(shí)與合同管理部門(mén)溝通。（四）法務(wù)部門(mén)1.對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見(jiàn)和建議。2.處理合同履行過(guò)程中涉及的法律糾紛。三、合同報(bào)備范圍及要求（一）合同報(bào)備范圍1.公司與其他法人、自然人或組織簽訂的各類合同。2.公司內(nèi)部各部門(mén)之間簽訂的涉及經(jīng)濟(jì)往來(lái)、權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（二）合同報(bào)備要求1.合同文本應(yīng)清晰、完整，包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。2.提供與合同相關(guān)的附件，如招投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。3.填寫(xiě)合同報(bào)備申請(qǐng)表，注明合同名稱、簽訂時(shí)間、金額、對(duì)方單位等信息。四、合同報(bào)備流程（一）業(yè)務(wù)部門(mén)提交業(yè)務(wù)部門(mén)完成合同簽訂后，按照要求填寫(xiě)合同報(bào)備申請(qǐng)表，并將合同文本及相關(guān)附件一并提交至合同管理部門(mén)。（二）合同管理部門(mén)初審合同管理部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的資料后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通并要求補(bǔ)充或修改。（三）相關(guān)部門(mén)會(huì)審1.合同管理部門(mén)將初審?fù)ㄟ^(guò)的合同提交至財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。2.財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審查合同財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、資金預(yù)算等，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。3.法務(wù)部門(mén)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，出具法律意見(jiàn)。4.相關(guān)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)審，并將意見(jiàn)反饋至合同管理部門(mén)。（四）合同管理部門(mén)終審合同管理部門(mén)根據(jù)相關(guān)部門(mén)的會(huì)審意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行終審。如會(huì)審意見(jiàn)不一致，組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成一致意見(jiàn)后進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^(guò)后，對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、登記，并錄入合同管理系統(tǒng)。（五）備案存檔合同管理部門(mén)將終審?fù)ㄟ^(guò)的合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行備案存檔，按照檔案管理規(guī)定妥善保管。五、合同履行跟蹤與變更管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況。2.合同管理部門(mén)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（二）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)合同變更申請(qǐng)表，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交至合同管理部門(mén)。2.合同管理部門(mén)按照合同報(bào)備流程對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核、審批。3.變更后的合同應(yīng)重新進(jìn)行報(bào)備、編號(hào)、登記，并錄入合同管理系統(tǒng)。六、合同檔案管理（一）檔案分類合同檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案包括合同文本、相關(guān)附件、合同報(bào)備申請(qǐng)表、會(huì)審意見(jiàn)等；電子檔案為紙質(zhì)檔案的掃描件或電子文檔。（二）檔案整理1.合同管理部門(mén)按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間等順序?qū)贤瑱n案進(jìn)行整理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，編制目錄，便于查閱。（三）檔案保管1.設(shè)立專門(mén)的合同檔案室，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全、完整。2.合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后在合同檔案室查閱。2.查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)合同管理部門(mén)同意。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同報(bào)備管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同報(bào)備流程的執(zhí)行情況、合同檔案的管理情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同報(bào)備管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)、合同管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的合同報(bào)備工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部