投標電子印章管理辦法總則目的為規(guī)范公司投標電子印章的使用與管理，確保投標文件的合法性、真實性和完整性，提高投標工作效率，保障公司利益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司參與各類投標活動中電子印章的申請、使用、保管、變更及廢止等相關管理工作?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：電子印章的使用與管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保電子印章的法律效力。2.安全保密原則：加強電子印章的安全防護措施，防止印章信息泄露、被盜用或濫用，保障公司商業(yè)機密和投標文件安全。3.責任明確原則：明確電子印章使用各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人，避免出現(xiàn)問題時相互推諉。4.便捷高效原則：在確保安全的前提下，優(yōu)化電子印章使用流程，提高投標工作效率，滿足公司業(yè)務發(fā)展需要。電子印章的申請與審批申請條件1.因投標工作需要使用電子印章的部門或項目團隊，應具備明確的投標任務和相關授權(quán)文件。2.申請使用電子印章的人員必須是公司正式員工，并經(jīng)過相關培訓，熟悉電子印章使用流程和安全規(guī)定。申請流程1.申請人填寫《投標電子印章申請表》，詳細注明申請電子印章的用途、使用期限、預計使用次數(shù)等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)實際工作需要對申請進行審查，簽署審核意見。3.審核通過后，申請表交至公司印章管理部門。印章管理部門對申請信息進行再次核實，并檢查申請人是否具備使用電子印章的資格。4.印章管理部門審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司整體業(yè)務情況和風險評估，做出最終審批決定。審批權(quán)限1.部門負責人負責審核本部門人員的電子印章申請，重點審查申請用途的合理性和必要性。2.印章管理部門負責對申請信息進行合規(guī)性審核，確保符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。3.公司分管領導負責對電子印章申請進行最終審批，全面把控電子印章使用風險。電子印章的制作與發(fā)放制作1.公司選擇具有合法資質(zhì)和良好信譽的電子印章制作機構(gòu)，簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務。2.印章管理部門按照公司規(guī)定的印章樣式和標準，提供電子印章制作所需的相關資料，包括公司營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等。3.制作機構(gòu)根據(jù)提供的資料制作電子印章，并進行嚴格的安全加密處理，確保電子印章的唯一性和不可復制性。發(fā)放1.電子印章制作完成后，制作機構(gòu)將電子印章數(shù)據(jù)傳輸至公司指定的安全存儲系統(tǒng)。2.印章管理部門對接收的電子印章數(shù)據(jù)進行驗證和確認，確保印章信息準確無誤。3.印章管理部門將電子印章發(fā)放給申請人，并告知其電子印章的使用方法、安全注意事項及相關責任。4.申請人應及時修改電子印章初始密碼，并妥善保管密碼，不得泄露給他人。電子印章的使用使用范圍1.投標電子印章僅用于公司參與各類投標活動中投標文件的簽署，不得用于其他非投標業(yè)務。2.電子印章的使用應嚴格按照投標文件的格式和要求進行，確保印章加蓋位置準確、清晰。使用流程1.申請人在使用電子印章前，應確保已獲得相應的審批授權(quán)，并熟悉投標文件內(nèi)容。2.使用電子印章簽署投標文件時，應通過公司指定的電子印章管理系統(tǒng)進行操作。操作人員按照系統(tǒng)提示輸入相關信息，選擇相應的電子印章進行加蓋。3.加蓋電子印章后，應對投標文件進行再次核對，確保文件內(nèi)容完整、準確，印章加蓋清晰、合規(guī)。4.使用電子印章簽署的投標文件應按照公司規(guī)定的流程進行提交和存檔。使用要求1.電子印章的使用必須由申請人本人操作，不得轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要他人代為操作，應經(jīng)過申請人書面授權(quán)，并報印章管理部門備案。2.使用電子印章時，應確保計算機系統(tǒng)安全可靠，防止因系統(tǒng)故障、病毒感染等原因?qū)е码娮佑≌率褂卯惓！?.在投標文件簽署過程中，如發(fā)現(xiàn)電子印章出現(xiàn)問題或異常情況，應立即停止操作，并及時向印章管理部門報告。印章管理部門應及時進行處理，確保投標文件簽署工作順利進行。電子印章的保管存儲方式1.電子印章應存儲在公司指定的安全存儲系統(tǒng)中，該系統(tǒng)應具備完善的安全防護措施，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等功能。2.安全存儲系統(tǒng)應定期進行維護和檢查，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)安全可靠。保管責任1.申請人負責保管自己所使用的電子印章密碼，不得將密碼告知他人。如發(fā)現(xiàn)密碼泄露，應立即向印章管理部門報告，并及時修改密碼。2.印章管理部門負責對電子印章的存儲系統(tǒng)進行日常管理和維護，確保系統(tǒng)安全運行。定期對電子印章數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.公司應建立健全電子印章保管制度，明確各部門和人員在電子印章保管過程中的職責和權(quán)限，加強對電子印章保管工作的監(jiān)督和檢查。安全措施1.加強對存儲電子印章系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法網(wǎng)絡攻擊。2.定期對電子印章存儲系統(tǒng)進行漏洞掃描和修復，及時更新系統(tǒng)安全補丁，防止因系統(tǒng)漏洞導致電子印章信息泄露。3.對訪問電子印章存儲系統(tǒng)的人員進行嚴格的身份認證和授權(quán)管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。同時，記錄所有訪問操作日志，以便進行審計和追蹤。電子印章的變更與廢止變更1.因公司名稱變更、印章樣式調(diào)整、使用人員變動等原因需要變更電子印章信息的，由相關部門提出申請，并填寫《投標電子印章變更申請表》。2.申請部門應詳細說明變更原因和變更內(nèi)容，提交相關證明材料。3.變更申請按照電子印章申請流程進行審批，審批通過后，印章管理部門負責辦理電子印章的變更手續(xù)。4.電子印章變更完成后，印章管理部門應及時通知相關部門和人員，并對新的電子印章使用進行培訓和指導。廢止1.電子印章在使用期限屆滿、投標項目結(jié)束、公司不再需要使用等情況下，應及時進行廢止。2.申請廢止電子印章的部門或項目團隊應填寫《投標電子印章廢止申請表》，注明廢止原因和廢止時間。3.申請表經(jīng)部門負責人審核、印章管理部門核實、公司分管領導審批后，印章管理部門負責在電子印章管理系統(tǒng)中對廢止的電子印章進行標記和注銷處理。4.廢止后的電子印章數(shù)據(jù)應進行妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。同時，應對相關存儲介質(zhì)進行清除或銷毀處理，防止電子印章信息泄露。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對投標電子印章的使用與管理情況進行審計監(jiān)督，檢查電子印章申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章管理部門應定期對電子印章使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。同時，對各部門電子印章使用情況進行監(jiān)督檢查，確保電子印章使用規(guī)范、安全。3.各部門負責人應加強對本部門人員電子印章使用情況的日常管理和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向印章管理部門報告。外部檢查1.積極配合政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等組織對公司電子印章使用情況的檢查和監(jiān)督，如實提供相關資料和信息。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況報告公司領導和相關部門。同時，分析問題產(chǎn)生的原因，完善電子印章管理辦法和相關制度，防止類似問題再次發(fā)生。責任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自使用電子印章或超越授權(quán)范圍使用電子印章的。2.將電子印章轉(zhuǎn)借他人使用或允許他人代為操作電子印章的。3.因保管不善導致電子印章密碼泄露或電子印章信息被盜用、濫用的。4.在電子印章使用過程中故意隱瞞問題或提供虛假信息的。5.違反本辦法其他規(guī)定，給公司造成損失或不良影響的。責任追究措施1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予責任人相應的批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責任