企業(yè)正常采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)正常采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)所有正常采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足企業(yè)需求的前提下，追求采購(gòu)成本最低化，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.有效性原則：確保采購(gòu)的物資和服務(wù)符合企業(yè)實(shí)際需求，能夠有效支持企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。4.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，保障所有潛在供應(yīng)商的平等參與權(quán)。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制制度，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量。2.開(kāi)展供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、評(píng)估與管理工作，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合企業(yè)利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，保障物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管工作。（二）需求部門(mén)1.根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，提出物資和服務(wù)的需求申請(qǐng)，明確需求規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等要求。2.參與采購(gòu)過(guò)程，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)合同評(píng)審。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與采購(gòu)預(yù)算的編制和審核，提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見(jiàn)。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的安排和支付審核，確保采購(gòu)資金的合理使用和安全。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，為采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性和內(nèi)部控制的有效性。2.參與重大采購(gòu)項(xiàng)目的招投標(biāo)過(guò)程監(jiān)督，防范采購(gòu)舞弊行為。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)建議和整改要求。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫(kù)存情況等，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行初步審核。2.根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照企業(yè)內(nèi)部審批流程，分別提交不同層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)金額較小的，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額較大的，需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批。3.審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)申請(qǐng)表返回需求部門(mén)，并開(kāi)展采購(gòu)工作。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等相關(guān)資料。2.供應(yīng)商評(píng)估組成評(píng)估小組，對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，建立供應(yīng)商檔案。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商，通過(guò)比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條件，確定最終供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲，如增加或減少采購(gòu)份額、暫停合作等。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同文本。2.采購(gòu)合同文本應(yīng)經(jīng)法律部門(mén)或法律顧問(wèn)審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.采購(gòu)合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（五）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)將發(fā)貨信息通知采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握物資的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等，如有問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。（六）驗(yàn)收1.需求部門(mén)在物資到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.物資到貨后，需求部門(mén)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（七）付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明采購(gòu)物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)單，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和目標(biāo)，編制采購(gòu)預(yù)算草案。2.采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并明確各項(xiàng)采購(gòu)的資金來(lái)源。3.采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)企業(yè)內(nèi)部審批流程通過(guò)后，作為企業(yè)年度預(yù)算的一部分，下達(dá)至各部門(mén)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部預(yù)算調(diào)整程序辦理。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向企業(yè)管理層匯報(bào)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。（三）預(yù)算考核1.建立采購(gòu)預(yù)算考核制度，對(duì)采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)責(zé)任人的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行率、采購(gòu)成本節(jié)約率等。對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成預(yù)算目標(biāo)或超預(yù)算采購(gòu)的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。建立物資儲(chǔ)備制度，合理確定物資儲(chǔ)備量，避免因市場(chǎng)供應(yīng)短缺導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)受到影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽檢。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物資質(zhì)量符合要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立供應(yīng)商多元化體系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。定期對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，防范合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)依法依規(guī)進(jìn)行。在采購(gòu)過(guò)程中，涉及重大采購(gòu)項(xiàng)目或法律風(fēng)險(xiǎn)較高的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)咨詢法律專業(yè)人士，尋求法律支持。六、采購(gòu)信息管理（一）信息收集1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同信息、采購(gòu)訂單信息、驗(yàn)收信息等。2.信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商提供、內(nèi)部各部門(mén)反饋等。（二）信息整理與分析1.采購(gòu)部門(mén)對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分類，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，如分析市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)、供應(yīng)商績(jī)效情況、采購(gòu)成本變動(dòng)情況等，為采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息共享與利用1.采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享，各相關(guān)部門(mén)可根據(jù)權(quán)限查詢和使用采購(gòu)信息。2.利用采購(gòu)信息為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供參考，如優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃、調(diào)整供應(yīng)商策略、降低采購(gòu)成本等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況等。2.企業(yè)內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉