企業(yè)外事工作管理辦法一、總則（一）目的為加強公司外事工作管理，規(guī)范外事活動，確保外事工作的順利開展，維護公司的合法權(quán)益，促進公司與國際間的交流與合作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門與境外機構(gòu)、企業(yè)、組織及個人進行的各類外事活動，包括但不限于因公出國（境）訪問、商務(wù)洽談、技術(shù)合作、培訓(xùn)交流、參加國際會議等。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和外事政策，維護國家主權(quán)、安全和利益。2.服務(wù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞公司中心工作開展外事活動，注重實效。3.規(guī)范管理，嚴(yán)格審批程序，確保外事活動的有序進行。4.勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費，合理控制外事經(jīng)費支出。二、外事審批管理（一）審批機構(gòu)及職責(zé)1.公司成立外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司外事工作，審議重大外事事項，做出決策。領(lǐng)導(dǎo)小組組長由公司總經(jīng)理擔(dān)任，成員包括副總經(jīng)理、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.公司外事辦公室作為外事工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)外事活動的日常管理和具體審批工作，包括審核外事活動申請、辦理出國（境）手續(xù)、協(xié)調(diào)外事活動安排等。3.各部門負(fù)責(zé)本部門外事活動的申請、組織和實施，并配合外事辦公室做好相關(guān)工作。（二）審批程序1.因公出國（境）人員應(yīng)提前填寫《因公出國（境）申請表》，詳細(xì)說明出訪任務(wù)、行程安排、人員名單、經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報外事辦公室。外事辦公室對申請材料進行初審，提出審核意見。3.初審?fù)ㄟ^的申請材料提交公司外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、外事政策及實際情況進行審議，做出審批決定。4.經(jīng)批準(zhǔn)的因公出國（境）人員，由外事辦公室負(fù)責(zé)辦理出國（境）手續(xù)，包括護照申請、簽證辦理、境外行程安排等。（三）審批要求1.出訪任務(wù)應(yīng)明確、具體，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，具有必要性和可行性。2.出訪人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和外語水平，能夠勝任出訪任務(wù)。3.出訪行程應(yīng)合理安排，避免不必要的停留和繞道，嚴(yán)格控制在外停留時間。4.出訪經(jīng)費應(yīng)嚴(yán)格按照國家和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，預(yù)算合理，開支合規(guī)。三、外事活動管理（一）活動策劃與組織1.外事活動主辦部門應(yīng)提前制定詳細(xì)的活動策劃方案，明確活動主題、目的、內(nèi)容、形式、時間、地點、參與人員等。2.策劃方案應(yīng)報外事辦公室審核，經(jīng)審核同意后組織實施。外事辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門和單位，確?；顒拥捻樌M行。3.對于重要的外事活動，應(yīng)成立專門的工作小組，負(fù)責(zé)活動的組織、協(xié)調(diào)、接待等工作。工作小組應(yīng)明確分工，責(zé)任到人。（二）活動實施與管理1.外事活動主辦部門應(yīng)按照策劃方案組織實施活動，確?；顒拥馁|(zhì)量和效果。在活動實施過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。2.外事辦公室負(fù)責(zé)對外事活動進行全程跟蹤和管理，及時了解活動進展情況，協(xié)調(diào)解決活動中出現(xiàn)的問題。對于涉及國家安全、敏感問題的外事活動，應(yīng)及時向上級主管部門報告。3.外事活動結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，撰寫活動總結(jié)報告，并報外事辦公室備案。外事辦公室負(fù)責(zé)對活動進行評估和分析，為今后的外事工作提供參考。（三）接待管理1.公司接待境外來訪人員應(yīng)熱情友好、周到細(xì)致，展示公司良好形象。接待工作應(yīng)遵循對等原則，根據(jù)來訪人員的身份和目的，安排相應(yīng)規(guī)格的接待。2.接待部門應(yīng)提前制定接待方案，明確接待人員、接待規(guī)格、接待日程、接待費用等內(nèi)容，并報外事辦公室審核。外事辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門和單位，確保接待工作的順利進行。3.在接待過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。接待人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和外語水平，能夠與來訪人員進行有效的溝通和交流。四、外事人員管理（一）選拔與培訓(xùn)1.公司根據(jù)外事工作需要，選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、外語水平好、具有良好溝通協(xié)調(diào)能力的人員從事外事工作。2.外事人員應(yīng)參加公司組織的外事業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家外事政策法規(guī)、外事禮儀、外語交流技巧、國際商務(wù)知識等。3.公司鼓勵外事人員參加外部培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，拓寬視野，了解國際最新動態(tài)和發(fā)展趨勢。（二）考核與獎懲1.公司建立外事人員考核制度，對外事人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、外語水平等進行定期考核。考核結(jié)果作為外事人員晉升、獎勵、調(diào)整崗位的重要依據(jù)。2.對于在外事工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重要貢獻(xiàn)的外事人員，公司給予表彰和獎勵。對于違反外事紀(jì)律、給公司造成不良影響或損失的外事人員，公司視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。（三）保密管理1.外事人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守國家秘密和公司商業(yè)秘密。在涉外活動中，不得泄露國家機密和公司敏感信息。2.外事人員應(yīng)妥善保管涉及國家秘密和公司商業(yè)秘密的文件、資料、物品等，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或銷毀。對于廢棄的涉密文件、資料、物品等，應(yīng)按照規(guī)定進行妥善處理。3.外事人員在出國（境）前，應(yīng)接受公司組織的保密教育，簽訂保密承諾書。在境外期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和公司保密制度，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。五、外事經(jīng)費管理（一）預(yù)算管理1.外事經(jīng)費預(yù)算應(yīng)根據(jù)外事活動的任務(wù)、規(guī)模、時間等因素合理編制，確保經(jīng)費使用的合理性和必要性。2.外事經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括國際旅費、國外城市間交通費、住宿費、伙食費、公雜費、簽證費、保險費等項目。各項費用應(yīng)按照國家和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。3.外事經(jīng)費預(yù)算經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報外事辦公室。外事辦公室對預(yù)算進行初審，提出審核意見。初審?fù)ㄟ^的預(yù)算提交公司財務(wù)部門審核，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。（二）經(jīng)費報銷1.因公出國（境）人員應(yīng)按照國家和公司有關(guān)規(guī)定報銷外事經(jīng)費。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、行程單、護照簽證等。2.外事經(jīng)費報銷應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進行。報銷人員應(yīng)填寫《外事經(jīng)費報銷申請表》，附上相關(guān)報銷憑證，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報外事辦公室審核。外事辦公室審核無誤后，提交公司財務(wù)部門報銷。3.公司財務(wù)部門應(yīng)加強對外事經(jīng)費報銷的審核和管理，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，確保經(jīng)費使用合規(guī)、合理。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（三）經(jīng)費監(jiān)督1.公司建立外事經(jīng)費監(jiān)督檢查制度，定期對外事經(jīng)費使用情況進行檢查和審計。檢查和審計內(nèi)容包括經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費報銷憑證的真實性和合法性、經(jīng)費使用效益等。2.外事辦公室應(yīng)配合公司財務(wù)部門和審計部門做好外事經(jīng)費的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關(guān)資料和信息。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，確保外事經(jīng)費使用安全、規(guī)范、有效。3.公司鼓勵員工對外事經(jīng)費使用情況進行監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，員工有權(quán)向公司外事辦公室或紀(jì)檢監(jiān)察部門舉報。公司將對舉報屬實的員工給予獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴(yán)肅處理。六、外事檔案管理（一）檔案收集1.外事活動主辦部門應(yīng)及時收集、整理外事活動過程中形成的各類文件、資料、照片、錄像等檔案材料，并移交外事辦公室統(tǒng)一管理。2.檔案材料應(yīng)包括因公出國（境）申請表、護照簽證復(fù)印件、境外行程安排、活動策劃方案、接待方案、會議紀(jì)要、協(xié)議合同、經(jīng)費預(yù)算及報銷憑證等。（二）檔案整理與歸檔1.外事辦公室負(fù)責(zé)對外事檔案材料進行整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案材料的完整性和規(guī)范性。2.整理后的外事檔案應(yīng)按照年度、類別等進行歸檔，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.外事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行管理。電子檔案應(yīng)進行備份，確保檔案信息的安全。（三）檔案查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外事檔案，應(yīng)填寫《外事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報外事辦公室審批。外事辦公室批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。2.查閱外事檔案應(yīng)在指定地點進行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或銷毀檔案材料。如需摘抄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)