會(huì)計(jì)檔案出境管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案出境的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案出境行為，確保國(guó)家利益和會(huì)計(jì)信息安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織涉及會(huì)計(jì)檔案出境的各項(xiàng)活動(dòng)，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料的攜帶、郵寄、傳輸?shù)瘸鼍承袨椤＃ㄈ┗驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案出境活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障會(huì)計(jì)檔案在出境過程中的安全，防止會(huì)計(jì)信息泄露。3.審批管理原則：對(duì)會(huì)計(jì)檔案出境實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將會(huì)計(jì)檔案出境。二、會(huì)計(jì)檔案出境的范圍與條件（一）出境范圍1.因境外審計(jì)、評(píng)估、上市等業(yè)務(wù)需要，必須提供的會(huì)計(jì)檔案。2.與境外機(jī)構(gòu)合作項(xiàng)目涉及的會(huì)計(jì)檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)需要出境的會(huì)計(jì)檔案。（二）出境條件1.會(huì)計(jì)檔案已按國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔，并經(jīng)過內(nèi)部審核。2.出境的會(huì)計(jì)檔案不涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和敏感信息，或者已按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行了脫密處理。3.有明確的出境目的和合理的用途，且符合境外接收方的要求。三、審批程序（一）申請(qǐng)1.相關(guān)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《會(huì)計(jì)檔案出境申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)計(jì)檔案出境的目的、內(nèi)容、去向、期限等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性。（二）初審1.財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)出境的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及是否符合國(guó)家財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和檔案管理規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，將申請(qǐng)表及相關(guān)材料提交至公司/組織檔案管理部門。（三）檔案管理部門審查1.檔案管理部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步審查，核實(shí)檔案的保管期限、密級(jí)等情況。2.審查檔案是否已進(jìn)行妥善整理和編目，確保便于查閱和使用。3.對(duì)于涉及密級(jí)的會(huì)計(jì)檔案，檔案管理部門需按照保密規(guī)定進(jìn)行審核，并提出保密要求和措施。（四）保密審查1.公司/組織保密管理部門對(duì)申請(qǐng)出境的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保密審查，確定是否涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息。2.如涉及敏感信息，需評(píng)估出境風(fēng)險(xiǎn)，并要求申請(qǐng)部門采取相應(yīng)的保密措施，如簽訂保密協(xié)議、進(jìn)行脫密處理等。3.保密審查通過后，在申請(qǐng)表上簽署意見。（五）審批決策1.將經(jīng)過財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和保密管理部門審核的申請(qǐng)表及相關(guān)材料提交至公司/組織管理層進(jìn)行審批。2.管理層根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的重要性、必要性以及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估情況，做出是否批準(zhǔn)會(huì)計(jì)檔案出境的決策。3.對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及重要會(huì)計(jì)信息的出境申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層會(huì)議審議決定。（六）批準(zhǔn)與通知1.經(jīng)批準(zhǔn)的《會(huì)計(jì)檔案出境申請(qǐng)表》由公司/組織辦公室留存一份備案，并及時(shí)通知申請(qǐng)部門。2.申請(qǐng)部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，辦理會(huì)計(jì)檔案出境的相關(guān)手續(xù)。四、出境方式與要求（一）攜帶出境1.如需攜帶會(huì)計(jì)檔案出境，必須由專人負(fù)責(zé)，并采取必要的安全防護(hù)措施，如使用專用文件箱、加密存儲(chǔ)設(shè)備等。2.攜帶人應(yīng)提前了解目的地國(guó)家或地區(qū)的法律法規(guī)和海關(guān)規(guī)定，確保所攜帶的會(huì)計(jì)檔案符合要求。3.在出境時(shí)，攜帶人應(yīng)主動(dòng)向海關(guān)申報(bào)所攜帶的會(huì)計(jì)檔案，并接受海關(guān)檢查。（二）郵寄出境1.通過郵政渠道郵寄會(huì)計(jì)檔案出境，應(yīng)選擇具有安全保障的快遞公司，并按照快遞公司的要求進(jìn)行包裝和標(biāo)識(shí)。2.郵寄前，需對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行密封處理，并在封口處加蓋公司/組織公章或檔案專用章。3.同時(shí)，應(yīng)填寫詳細(xì)的郵寄清單，注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、去向等信息，并留存?zhèn)浞?。（三）電子傳輸出?.采用電子傳輸方式將會(huì)計(jì)檔案出境，必須使用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，并采取加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保會(huì)計(jì)信息安全。2.在傳輸前，應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，并對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，設(shè)置高強(qiáng)度密碼。3.傳輸過程中，應(yīng)與接收方保持密切溝通，確保數(shù)據(jù)傳輸準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，要求接收方采取相應(yīng)的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。五、安全保密措施（一）人員管理1.參與會(huì)計(jì)檔案出境活動(dòng)的人員，必須經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及會(huì)計(jì)檔案出境的人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期進(jìn)行保密教育和考核，確保其始終保持高度的保密意識(shí)。（二）檔案管理1.在會(huì)計(jì)檔案整理、歸檔過程中，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。2.對(duì)出境的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類登記，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、去向、出境時(shí)間等信息，并建立專門的檔案出境臺(tái)賬。3.對(duì)涉及密級(jí)的會(huì)計(jì)檔案，按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格限制接觸范圍。（三）出境過程管理1.在會(huì)計(jì)檔案出境前，對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在出境過程中，如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并報(bào)告公司/組織相關(guān)部門。3.對(duì)于電子傳輸出境的會(huì)計(jì)檔案，在傳輸完成后，要求接收方出具接收確認(rèn)函，并對(duì)傳輸記錄進(jìn)行備份保存。（四）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案出境活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查安全保密措施的落實(shí)情況、審批程序的執(zhí)行情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)違反安全保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、境外接收方管理（一）資質(zhì)審查1.在與境外接收方簽訂合作協(xié)議或業(yè)務(wù)合同前，對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的信譽(yù)。2.審查境外接收方的財(cái)務(wù)狀況、管理水平、保密制度等情況，評(píng)估其是否有能力妥善保管和使用接收的會(huì)計(jì)檔案。（二）協(xié)議簽訂1.與境外接收方簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議或業(yè)務(wù)合同，明確雙方在會(huì)計(jì)檔案管理方面的權(quán)利和義務(wù)。2.在協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的使用范圍、期限、保密要求、歸還方式等內(nèi)容，確保境外接收方按照規(guī)定使用會(huì)計(jì)檔案。（三）跟蹤管理1.定期與境外接收方溝通，了解會(huì)計(jì)檔案的使用情況和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求其整改。2.在合作結(jié)束或會(huì)計(jì)檔案使用期限屆滿后，督促境外接收方及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案，并進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，要求境外接收方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、法律責(zé)任（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定，擅自將會(huì)計(jì)檔案出境的單位或個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）因違反本辦法導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄露、丟失或其他嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。給公司/組