企業(yè)材料采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司材料采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的順利進行，保證公司生產經營活動所需材料的及時供應和質量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有材料采購活動，包括原材料、輔助材料、零部件、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，嚴格按照法定程序進行，確保采購行為合法合規(guī)。2.質量第一原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購材料符合公司生產經營的質量要求。3.成本效益原則：在保證材料質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監(jiān)督，防止腐敗行為發(fā)生。5.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同約定，維護公司形象。二、采購管理組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購管理委員會，作為采購決策的最高機構。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人組成。其職責包括：1.審議和批準公司采購戰(zhàn)略規(guī)劃、年度采購計劃。2.研究決定重大采購項目、采購方式的選擇。3.協(xié)調解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為公司采購的執(zhí)行機構，負責具體采購業(yè)務的實施。其主要職責如下：1.根據公司生產經營需求和采購計劃，制定詳細的采購方案，包括采購品種、數量、時間、供應商選擇等。2.組織開展供應商開發(fā)、評估與選擇工作，建立供應商檔案和數據庫。3.負責采購合同的起草、審核、簽訂與執(zhí)行，跟蹤合同履行情況，及時處理合同變更和糾紛。4.收集、整理采購相關信息，分析采購市場動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據。5.協(xié)調與其他部門的關系，確保采購工作順利進行，滿足公司生產經營需求。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出材料需求計劃，明確材料的規(guī)格、型號、數量、質量要求等，并對需求的合理性和準確性負責。同時，配合采購部門進行供應商選擇、合同簽訂、驗收等工作。2.質量部門：參與采購材料的質量控制和驗收工作，制定質量檢驗標準和驗收流程，確保所采購材料符合質量要求。對不合格材料提出處理意見，并跟蹤整改情況。3.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析，提供財務支持和監(jiān)督。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.年度采購計劃每年末，采購部門應根據公司下一年度生產經營計劃、銷售預測等信息，結合庫存狀況，編制年度采購計劃。年度采購計劃應明確各類材料的采購品種、數量、采購時間等，并提交采購管理委員會審議批準。2.月度采購計劃每月末，采購部門根據年度采購計劃和當月生產經營實際需求，編制月度采購計劃。月度采購計劃應在年度采購計劃框架內，進一步細化采購品種、數量、交貨時間等，并經相關部門審核后執(zhí)行。（二）采購計劃的調整在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇市場變化、生產計劃調整、技術變更等原因，需要對采購計劃進行調整時，需求部門應及時提出書面申請，說明調整原因和調整內容。采購部門審核后，報采購管理委員會批準。調整后的采購計劃應及時通知相關部門和供應商。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、客戶介紹等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，初步篩選出潛在供應商。2.供應商實地考察對于初步篩選出的潛在供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察?？疾靸热莅ü痰纳a能力、質量控制體系、管理水平、信譽狀況、價格水平等。實地考察后，形成考察報告，作為供應商評估的重要依據。3.供應商資質審核采購部門對通過實地考察的供應商進行資質審核，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書等相關資質文件。審核合格的供應商納入公司供應商名錄。（二）供應商評估與選擇1.評估指標設定采購部門根據公司采購需求和管理要求，設定供應商評估指標，包括質量、價格、交貨期、服務、信譽等方面。對每個評估指標設定相應的權重，以綜合評估供應商的表現。2.定期評估采購部門定期（每年至少一次）對供應商進行評估，評估方式包括問卷調查、實地走訪、數據分析等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.供應商選擇在進行具體采購項目時，采購部門應優(yōu)先從優(yōu)秀供應商中選擇合作伙伴。對于新的采購項目，應根據采購需求和供應商評估情況，選擇合適的供應商進行采購談判。（三）供應商關系管理1.建立溝通機制采購部門與供應商建立定期溝通機制，及時了解供應商的生產經營狀況、產品質量情況、交貨期執(zhí)行情況等。對于供應商提出的問題和困難，及時給予協(xié)助和支持。2.合同管理采購部門與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定進行管理，確保雙方履行合同義務。3.激勵與約束機制公司建立供應商激勵與約束機制，對表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對違反合同約定或出現質量問題的供應商進行處罰，如減少采購份額、扣除貨款、終止合作等。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據生產經營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。審核通過后，將采購申請表提交給采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進行審核。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，并報采購管理委員會審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。（三）采購實施1.采購方式選擇根據采購項目的特點和需求，采購部門選擇合適的采購方式，包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。采購方式的選擇應符合相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，并在采購申請審批時明確。2.采購談判對于需要進行采購談判的項目，采購部門應組建談判小組，與供應商進行談判。談判小組應包括采購人員、技術人員、質量人員等，確保談判內容全面、準確。談判過程中，應嚴格按照談判方案進行，爭取有利的采購條件。3.采購合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門應起草采購合同，并提交相關部門審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。（四）采購驗收1.驗收準備采購合同簽訂后，采購部門應及時通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。需求部門和質量部門應根據采購合同和相關標準，制定驗收方案，明確驗收人員、驗收時間、驗收地點、驗收內容等。2.驗收實施采購材料到貨后，需求部門和質量部門按照驗收方案進行驗收。驗收內容包括材料的品種、規(guī)格、型號、數量、質量等。驗收合格的材料，由驗收人員簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的材料，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（五）采購付款1.付款申請采購部門根據采購合同約定和驗收情況，填寫付款申請表，詳細說明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式、發(fā)票情況等信息，并提交財務部門審核。2.付款審批財務部門收到付款申請表后，對付款申請的真實性、合法性、準確性進行審核。對于金額較大或重要的采購項目，財務部門應報公司高層管理人員審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續(xù)。六、采購風險管理（一）風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。通過風險識別和評估，確定風險的等級和影響程度，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態(tài)，加強市場調研和分析，及時掌握市場價格波動情況。與供應商簽訂價格調整條款或采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質量風險應對加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件，并在采購合同中明確質量標準和違約責任。在采購驗收環(huán)節(jié)，嚴格按照質量標準進行驗收，對不合格產品及時處理，確保所采購材料符合質量要求。3.供應商風險應對建立供應商評估和選擇機制，定期對供應商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應商。與供應商簽訂合同，明確雙方的權利和義務，加強對供應商的監(jiān)督和管理，降低供應商違約風險。4.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同起草、審核、簽訂。在合同執(zhí)行過程中，密切跟蹤合同履行情況，及時處理合同變更和糾紛。建立合同檔案管理制度，對合同相關資料進行妥善保管，以備查閱。5.付款風險應對加強對采購付款的審核和管理，嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款。建立供應商信用評價體系，對信用良好的供應商給予優(yōu)先付款，對信用不良的供應商采取相應的付款措施，降低付款風險。七、采購績效評估（一）評估指標設定采購部門應建立采購績效評估指標體系，包括采購成本、采購質量、采購交貨期、采購服務等方面的指標。具體指標如下：1.采購成本指標：包括采購價格、采購成本降低率、采購費用率等。2.采購質量指標：包括驗收合格率、退貨率、質量問題發(fā)生率等。3.采購交貨期指標：包括按時交貨率、交貨延遲率等。4.采購服務指標：包括供應商滿意度、內部客戶滿意度等。（二）評估方法與周期采購績效評估采用定量與定性相結合的方法，通過數據分析、問卷調查、實地走訪等方式收集評估數據。采購績效評估周期為每季度一次，采購部門應在每季度末對本季度采購績效進行評估，并形成評估報告。（