建筑證件使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑證件的使用管理，規(guī)范證件使用行為，確保證件使用的合法性、安全性和有效性，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及建筑證件使用的所有部門、項(xiàng)目及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：建筑證件的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保證件的安全保管和使用過(guò)程中的信息保密，防止證件遺失、被盜用或信息泄露。3.專人專用原則：明確證件使用責(zé)任人，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人證件。4.嚴(yán)格審批原則：使用建筑證件需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用目的正當(dāng)、合理。二、建筑證件分類及管理職責(zé)（一）證件分類1.資質(zhì)證書：包括企業(yè)資質(zhì)證書、專業(yè)資質(zhì)證書等，是公司具備從事特定建筑業(yè)務(wù)資格的法定憑證。2.人員資格證書：如注冊(cè)建造師證書、注冊(cè)造價(jià)工程師證書、注冊(cè)監(jiān)理工程師證書等，是個(gè)人具備相應(yīng)專業(yè)能力和執(zhí)業(yè)資格的證明。（二）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公司建筑證件的統(tǒng)一登記、保管和日常維護(hù)工作。建立建筑證件管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證件的名稱、編號(hào)、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、使用情況等信息。定期對(duì)建筑證件進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保證件的完整性和有效性。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門所需建筑證件的申請(qǐng)、使用和歸還工作。明確專人負(fù)責(zé)與行政部門對(duì)接建筑證件的使用事宜，確保使用過(guò)程符合規(guī)定。對(duì)本部門使用的建筑證件妥善保管，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核建筑證件辦理、年檢等相關(guān)費(fèi)用的支出，并確保費(fèi)用支付的合理性和合規(guī)性。協(xié)助行政部門做好建筑證件費(fèi)用的預(yù)算編制和成本控制工作。三、建筑證件的申請(qǐng)與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾?qǐng)流程1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《建筑證件申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)證件的名稱、用途、使用期限等信息。2.《建筑證件申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和合理性，初審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門根據(jù)審批意見辦理證件申請(qǐng)手續(xù)。（二）領(lǐng)取要求1.證件領(lǐng)取人需憑本人有效身份證件到行政部門領(lǐng)取建筑證件，并在《建筑證件領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)取人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證件信息，如發(fā)現(xiàn)證件存在問(wèn)題（如信息錯(cuò)誤、有效期不符等），應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋，由行政部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。四、建筑證件的使用（一）使用范圍1.建筑證件僅限在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得用于其他非法或違規(guī)活動(dòng)。2.資質(zhì)證書主要用于公司參與工程項(xiàng)目投標(biāo)、承接工程任務(wù)、辦理工程相關(guān)手續(xù)等。3.人員資格證書主要用于個(gè)人在工程項(xiàng)目中擔(dān)任相應(yīng)職務(wù)、簽署文件、提供技術(shù)服務(wù)等。（二）使用審批1.使用部門在使用建筑證件前，需填寫《建筑證件使用審批表》，注明使用證件的名稱、使用事項(xiàng)、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.《建筑證件使用審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)審批表進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核使用事項(xiàng)是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和相關(guān)規(guī)定，復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，使用部門方可使用建筑證件。如遇緊急情況需臨時(shí)使用證件，可先電話請(qǐng)示公司分管領(lǐng)導(dǎo)，事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)妥善保管建筑證件，不得擅自轉(zhuǎn)借、出租、涂改或偽造證件。2.在使用建筑證件過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)證件遺失、被盜用或損壞等情況，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如掛失、補(bǔ)辦等。3.使用建筑證件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得超出授權(quán)范圍使用或用于其他不當(dāng)目的。4.對(duì)于涉及重大工程項(xiàng)目或重要業(yè)務(wù)的建筑證件使用，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)跟蹤監(jiān)督，確保使用過(guò)程合法合規(guī)。五、建筑證件的歸還與保管（一）歸還要求1.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將建筑證件歸還至行政部門，并在《建筑證件歸還登記表》上簽字確認(rèn)。2.行政部門在收到歸還的建筑證件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查證件是否完好無(wú)損、信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與使用人員溝通核實(shí)，并要求其限期整改。（二）保管措施1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的建筑證件保管柜，對(duì)證件進(jìn)行分類存放，確保證件存放有序、易于查找。2.保管柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能，定期對(duì)保管柜進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和可靠性。3.建筑證件保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員透露證件的存放位置和保管情況。4.定期對(duì)建筑證件進(jìn)行盤點(diǎn)清查，核對(duì)臺(tái)賬記錄與實(shí)際證件情況是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、建筑證件的年檢與續(xù)期（一）年檢1.行政部門負(fù)責(zé)提前梳理公司建筑證件的年檢情況，制定年檢計(jì)劃，并通知相關(guān)使用部門和人員。2.使用部門應(yīng)按照行政部門的要求，及時(shí)提供年檢所需的材料，配合行政部門辦理年檢手續(xù)。3.行政部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將年檢材料報(bào)送至相關(guān)主管部門進(jìn)行年檢，確保證件按時(shí)通過(guò)年檢，保持有效性。（二）續(xù)期1.對(duì)于有效期即將屆滿的建筑證件，行政部門應(yīng)提前提醒使用部門和人員，并根據(jù)業(yè)務(wù)需要和公司實(shí)際情況，確定是否辦理續(xù)期手續(xù)。2.如需辦理續(xù)期手續(xù)，使用部門應(yīng)按照證件續(xù)期的要求，填寫相關(guān)申請(qǐng)表，提交續(xù)期所需材料，行政部門負(fù)責(zé)辦理續(xù)期申請(qǐng)手續(xù)，確保證件續(xù)期工作順利完成。七、建筑證件的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告1.如發(fā)現(xiàn)建筑證件遺失，使用人員應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并提交書面遺失報(bào)告，說(shuō)明遺失證件的名稱、編號(hào)、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等詳細(xì)情況。2.行政部門接到遺失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施，如在公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明、向相關(guān)主管部門掛失等，防止證件被他人冒用。（二）補(bǔ)辦流程1.使用部門根據(jù)行政部門的要求，填寫《建筑證件補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，并提交遺失報(bào)告及相關(guān)證明材料。2.《建筑證件補(bǔ)辦申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)申請(qǐng)表和證明材料進(jìn)行審核，核實(shí)遺失情況的真實(shí)性，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照相關(guān)規(guī)定和程序辦理證件補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦費(fèi)用由公司承擔(dān)，但因使用人員個(gè)人原因?qū)е伦C件遺失的，相關(guān)費(fèi)用由使用人員自行承擔(dān)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對(duì)公司建筑證件的使用管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證件的登記、保管、使用、歸還、年檢、續(xù)期、遺失補(bǔ)辦等環(huán)節(jié)。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保建筑證件使用管理工作規(guī)范有序。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用建筑證件的行為，公司將