企業(yè)畫冊印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企業(yè)畫冊印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等企業(yè)畫冊印章的管理。（三）印章定義本辦法所稱企業(yè)畫冊印章是指公司在企業(yè)畫冊制作、發(fā)行等活動中使用的各類印章，包括但不限于企業(yè)畫冊封面印章、內(nèi)頁印章、版權(quán)頁印章等。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：印章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.分級負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)權(quán)限。3.安全保密原則：確保印章安全，防止印章被盜用、冒用等情況發(fā)生，嚴(yán)格保密印章使用信息。二、印章的刻制（一）刻制申請1.因企業(yè)畫冊制作需要刻制印章的，由需求部門填寫《企業(yè)畫冊印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請表提交至公司辦公室，辦公室對申請事項(xiàng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程1.經(jīng)審批同意后，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一聯(lián)系具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章制作單位應(yīng)按照公司提供的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量。3.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)將印章及印模交付公司辦公室，辦公室對印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的外觀、尺寸、文字等是否符合要求。（三）印章備案1.辦公室負(fù)責(zé)將新刻制的企業(yè)畫冊印章在公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案，備案完成后留存?zhèn)浒缸C明文件。2.同時，辦公室應(yīng)建立企業(yè)畫冊印章臺賬，詳細(xì)記錄印章的名稱、規(guī)格、刻制時間、使用部門、保管人等信息。三、印章的使用（一）使用審批1.企業(yè)畫冊印章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。使用部門填寫《企業(yè)畫冊印章使用申請表》，注明使用事項(xiàng)、使用時間、使用份數(shù)等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。2.涉及重要事項(xiàng)或金額較大的印章使用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大決策、合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的印章使用，還需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.申請表提交至印章保管部門，保管人對申請事項(xiàng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在申請表上簽字，并按照審批意見進(jìn)行用印。（二）使用范圍1.企業(yè)畫冊印章僅用于公司企業(yè)畫冊的制作、發(fā)行、宣傳等相關(guān)活動，不得挪作他用。2.具體使用范圍包括但不限于在企業(yè)畫冊封面、內(nèi)頁、版權(quán)頁等指定位置加蓋印章，以及在與企業(yè)畫冊相關(guān)的宣傳資料、展覽展示、會議活動等場合使用。（三）使用要求1.印章使用應(yīng)在公司指定的場所進(jìn)行，嚴(yán)禁將印章帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。2.印章使用時，應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或倒置。印章加蓋后，應(yīng)在《企業(yè)畫冊印章使用登記表》上進(jìn)行登記，注明使用時間、使用事項(xiàng)、使用人等信息。3.使用人員應(yīng)對印章使用的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，不得擅自更改印章使用內(nèi)容或超越審批范圍使用印章。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.企業(yè)畫冊印章實(shí)行專人保管制度，印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印章安全。2.印章保管人負(fù)責(zé)印章的日常保管、使用登記、維護(hù)保養(yǎng)等工作，并對印章的安全負(fù)責(zé)。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、損壞或被盜用等情況，保管人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌卤９芟鋬?nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并定期更換密碼。2.印章保管人應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜或保管箱的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要暫時離開崗位，應(yīng)將印章妥善封存，并委托他人代為保管，同時辦理交接手續(xù)。（三）印章盤點(diǎn)1.公司辦公室應(yīng)定期組織對企業(yè)畫冊印章進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)時間為每年[X]月。盤點(diǎn)內(nèi)容包括印章的數(shù)量、狀態(tài)、使用情況等。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，辦公室應(yīng)編制《企業(yè)畫冊印章盤點(diǎn)報(bào)告》，如發(fā)現(xiàn)印章存在丟失、損壞等異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因企業(yè)畫冊改版、變更等原因，原印章不再使用的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.印章出現(xiàn)損壞、遺失等情況，無法繼續(xù)使用的，應(yīng)立即停用。（二）停用流程1.使用部門發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，填寫《企業(yè)畫冊印章停用申請表》，說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請表提交至公司辦公室，辦公室審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，辦公室通知印章保管人停止使用印章，并將印章收回。（三）銷毀流程1.對于停用的企業(yè)畫冊印章，由辦公室負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，辦公室應(yīng)填寫《企業(yè)畫冊印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、規(guī)格、停用原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，辦公室應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并在銷毀過程中進(jìn)行監(jiān)督。銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具銷毀證明文件，辦公室將銷毀證明文件存檔備案。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對企業(yè)畫冊印章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的刻制、備案、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.印章使用審批流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。3.印章保管是否安全，是否存在丟失、損壞、被盜用等情況。4.印章使用登記是否完整、準(zhǔn)確，是否存在違規(guī)使用印章的行為。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室每年至少組織一次全面的印章管理專項(xiàng)檢查，對各部門印章管理情況進(jìn)行檢查評估。2.不定期抽查：辦公室可根據(jù)工作需要，對印章使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七