江陰存儲檔案管理辦法總則目的為加強江陰地區(qū)存儲檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本地區(qū)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于江陰地區(qū)各類組織、企事業(yè)單位、社會團體以及個人在存儲檔案管理方面的活動?；驹瓌t1.真實性原則：檔案內容必須真實反映相關活動和事實。2.完整性原則：確保檔案資料齊全、不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全。4.規(guī)范性原則：檔案管理活動應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范。管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善檔案管理制度。組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。對檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。2.各部門職責負責本部門檔案的形成、積累和整理，并定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案管理相關工作。檔案的收集與整理收集范圍1.各類文件：包括紅頭文件、通知、報告、決議等。2.業(yè)務資料：如合同、協(xié)議、報表、項目文檔等。3.人事檔案：員工履歷、考核、獎懲等資料。4.財務檔案：憑證、賬簿、報表等。5.其他具有保存價值的資料：如照片、音像資料、實物檔案等。收集要求1.及時收集：各部門應在相關活動結束后及時將檔案資料移交檔案管理部門。2.完整準確：確保收集的檔案資料內容完整、信息準確。3.注明來源：對收集的檔案資料應注明形成部門、時間等信息。整理標準1.分類：按照檔案的性質、內容等進行分類，如文書檔案、業(yè)務檔案、人事檔案等。2.編號：為每類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙張較多的檔案進行整齊裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。檔案的保管保管場所1.檔案庫房：應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.設施設備：配備必要的檔案架、柜、溫濕度調節(jié)設備、消防設備等。保管要求1.分類存放：按照檔案類別和編號順序存放，便于查找。2.定期檢查：對檔案進行定期檢查，及時發(fā)現并處理問題。3.數字化管理：對重要檔案進行數字化處理，建立電子檔案庫，便于遠程查閱和利用。安全管理1.人員管理：檔案庫房應專人負責，嚴格限制無關人員進入。2.安全制度：制定安全管理制度，明確安全責任和防范措施。3.應急處置：制定應急預案，應對火災、水災、盜竊等突發(fā)事件。檔案的鑒定與銷毀鑒定標準1.保管期限：根據檔案的重要性和時效性，確定保管期限，分為永久、長期和短期。2.價值評估：對檔案的價值進行評估，確定是否具有保存意義。鑒定程序1.成立鑒定小組：由檔案管理部門、業(yè)務部門等相關人員組成。2.初步鑒定：對檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。3.審核批準：鑒定意見經審核批準后生效。銷毀程序1.編制銷毀清單：對擬銷毀的檔案編制詳細清單。2.審批簽字：銷毀清單經相關領導簽字批準。3.監(jiān)銷：銷毀檔案時應有專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.記錄存檔：對銷毀過程進行記錄，并將銷毀清單存檔。檔案的利用利用范圍1.內部利用：供本單位內部人員查閱、借閱，用于工作參考。2.外部利用：根據法律法規(guī)和相關規(guī)定，為外部單位或個人提供檔案查閱服務。利用流程1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、范圍等。2.審批：申請表經相關部門或領導審批。3.查閱：利用者在指定場所查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復制檔案。4.借閱：如需借閱檔案，應辦理借閱手續(xù)，按時歸還。利用限制1.保密限制：對涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案，應嚴格遵守保密規(guī)定。2.法律限制：檔案利用應符合法律法規(guī)的要求。檔案的統(tǒng)計與信息化建設統(tǒng)計工作1.統(tǒng)計內容：包括檔案數量、種類、利用情況等。2.統(tǒng)計周期：定期進行統(tǒng)計，形成統(tǒng)計報表。3.數據分析：對統(tǒng)計數據進行分析，為檔案管理決策提供依據。信息化建設1.系統(tǒng)建設：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理和在線利用。2.數據安全：加強檔案管理信息系統(tǒng)的數據安全保護，防止數據泄露。3.技術更新：及時更新檔案管理信息技術，提高管理效率和服務水平。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行檢查。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查。檢查內容1.制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理質量：檢查檔案的收集、整理、保管、利用等工作質量。3.安全措施落實情況：檢查檔案安全防范措施的落實情況。問題整改對檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改