信息類公文管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織信息類公文的管理，確保公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位進行信息溝通、業(yè)務(wù)往來所涉及的各類信息類公文的管理，包括但不限于通知、通報、報告、請示、函等。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準確無誤，符合法律法規(guī)和政策要求，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文處理應(yīng)及時、快捷，確保信息傳遞的時效性，避免延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文信息的安全，防止信息泄露。4.精簡實用原則：公文應(yīng)精簡篇幅，突出重點，注重實用價值，避免冗長繁瑣。二、公文種類（一）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（二）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（三）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。（四）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（五）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。三、公文格式（一）一般要求1.公文應(yīng)采用A4紙型，左側(cè)裝訂。2.頁面設(shè)置：上頁邊距37mm，下頁邊距35mm，左頁邊距28mm，右頁邊距26mm。3.字體字號：標題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，如有特定格式要求，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）各要素編排1.版頭由發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等組成。發(fā)文機關(guān)標志應(yīng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字；上行文應(yīng)當(dāng)標注簽發(fā)人姓名。2.主體包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等。標題應(yīng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般不應(yīng)超過20個字；主送機關(guān)應(yīng)頂格寫在標題下空一行，左側(cè)空二字編排，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號；正文應(yīng)層次分明，條理清楚，簡潔明了；附件說明應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱；發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）；印章應(yīng)端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)；附注應(yīng)居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行；附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行，附件順序號和附件標題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致，附件格式要求同正文。3.版記包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。抄送機關(guān)應(yīng)在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排，“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號；印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期應(yīng)編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。3.向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。4.向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1.同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。2.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。3.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。五、公文擬制（一）起草1.公文起草應(yīng)做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草單位的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，起草單位可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.公文的語言表達應(yīng)符合語法規(guī)范，避免使用生僻字、模糊不清的詞語和容易引起歧義的句子。（二）審核1.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。2.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。（三）簽發(fā)1.公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責(zé)人會簽。2.簽發(fā)后的公文文稿如需修改，應(yīng)當(dāng)經(jīng)簽發(fā)人同意，并由原起草人修改。六、公文辦理（一）收文辦理1.簽收對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細記載。3.初審對收到的公文應(yīng)當(dāng)進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。4.承辦閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負責(zé)催辦。7.答復(fù)公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。2.登記對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。3.印制公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。（三）整理歸檔1.兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。2.需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。七、公文管理（一）公文保密1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的公文，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保信息安全。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。3.公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。（二）公文保管1.設(shè)立專門的公文保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保公文的安全存放。2.定期對公文進行清理、清查，核對公文的數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對公文進行分類整理、立卷歸檔，便于查閱和利用。（三）公文查閱1.嚴格控制公文的查閱范圍，未經(jīng)批準，不得擅自查閱、復(fù)印、摘抄公文內(nèi)容。2.因工作需要查閱公文的，應(yīng)當(dāng)填寫查閱申請表，經(jīng)批準后，在指定