慈善會采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范慈善會采購行為，加強采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，保障慈善資金的安全與合理使用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于慈善會開展的各類物資采購、服務(wù)采購等活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受社會監(jiān)督。3.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，確保符合條件的供應(yīng)商能夠平等參與采購活動。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的物資和服務(wù)。5.效益原則：追求采購效益最大化，合理控制采購成本，提高資金使用效率。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)慈善會設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進(jìn)行決策。采購決策委員會由慈善會管理層、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人士組成。其職責(zé)包括：1.審議采購政策、制度和流程。2.審批重大采購項目的采購方案、預(yù)算及供應(yīng)商選擇等事項。3.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，對采購過程中的重大問題進(jìn)行決策。（二）采購執(zhí)行部門慈善會指定專門的部門或團隊作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實施。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行采購決策委員會的決策和采購管理制度。2.根據(jù)采購需求編制采購計劃，明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等要求。3.組織開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。4.按照規(guī)定的采購方式和程序，組織采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應(yīng)商、開標(biāo)評標(biāo)、簽訂采購合同等。5.協(xié)調(diào)采購過程中的相關(guān)事宜，與供應(yīng)商、內(nèi)部使用部門等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。6.負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，確保采購物資和服務(wù)符合要求。7.整理和歸檔采購文件及相關(guān)資料。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并配合采購執(zhí)行部門進(jìn)行采購項目的驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付和使用，確保資金安全。3.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購資金的使用效益等。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)慈善會的工作計劃和項目需求，提前編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計單價、總價等內(nèi)容，并說明資金來源。2.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循合理性、準(zhǔn)確性原則，充分考慮市場價格波動等因素，確保預(yù)算能夠滿足采購需求。3.采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門根據(jù)慈善會的財務(wù)狀況和資金安排進(jìn)行審核，并提出修改意見。采購執(zhí)行部門根據(jù)審核意見對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整完善后，報采購決策委員會審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報采購決策委員會審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行核對和分析，確保預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購過程中，如遇市場價格大幅波動、采購需求變更等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實際需要時，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容及預(yù)計增加或減少的金額等，并提供相關(guān)證明材料。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核，再由采購決策委員會審批。經(jīng)審批同意的預(yù)算調(diào)整，采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指慈善會以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列條件之一的采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式：采購金額達(dá)到規(guī)定限額標(biāo)準(zhǔn)以上的。采購項目具有較高的通用性和標(biāo)準(zhǔn)化程度，市場競爭充分的。法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)采用公開招標(biāo)方式的其他情形。3.采用公開招標(biāo)方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指慈善會以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)，從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.采用邀請招標(biāo)方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)從供應(yīng)商庫中選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，并按照規(guī)定的程序組織招標(biāo)活動。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指慈善會與符合條件的供應(yīng)商就采購項目進(jìn)行談判，從中擇優(yōu)選擇成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.采用競爭性談判方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)由三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指慈善會從唯一供應(yīng)商處采購物資或服務(wù)的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，并將論證情況報采購決策委員會審批。經(jīng)審批同意后，采購執(zhí)行部門應(yīng)與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指慈善會向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其報價，然后在報價的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較，從中選擇成交供應(yīng)商的采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采用詢價方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報采購執(zhí)行部門。（二）采購計劃制定1.采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據(jù)審核后的采購需求，結(jié)合采購預(yù)算和市場情況，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購進(jìn)度安排等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購決策委員會審批。（三）采購實施1.公開招標(biāo)采購實施采購執(zhí)行部門按照規(guī)定編制招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、采購項目要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，招標(biāo)公告應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布，公告內(nèi)容應(yīng)包括采購項目的基本情況、招標(biāo)要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點等。接受供應(yīng)商報名，對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合條件的供應(yīng)商名單。組織開標(biāo)、評標(biāo)活動，開標(biāo)應(yīng)在規(guī)定的時間和地點公開進(jìn)行，評標(biāo)應(yīng)按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評審，確定中標(biāo)候選人名單。發(fā)布中標(biāo)公告，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.邀請招標(biāo)采購實施從供應(yīng)商庫中選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，投標(biāo)邀請書應(yīng)包括采購項目的基本情況、招標(biāo)要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點等內(nèi)容。按照公開招標(biāo)采購實施的相關(guān)程序，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3.競爭性談判采購實施成立談判小組，談判小組應(yīng)由三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。制定談判文件，談判文件應(yīng)包括談判邀請書、供應(yīng)商須知、采購項目要求、談判程序、成交標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判，談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判過程中應(yīng)記錄談判情況。根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購實施組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，論證情況應(yīng)形成書面報告，報采購決策委員會審批。與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。5.詢價采購實施向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，詢價單應(yīng)包括采購項目的基本情況、規(guī)格要求、數(shù)量、報價要求等內(nèi)容。供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價，采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（四）合同簽訂1.采購執(zhí)行部門應(yīng)在中標(biāo)或成交供應(yīng)商確定后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定和資金安排。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、審計部門等備案。（五）驗收1.采購項目完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織需求部門、相關(guān)專業(yè)人員等成立驗收小組，對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗收。2.驗收小組應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購項目的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行檢查和測試，確保采購項目符合要求。3.驗收合格后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，驗收報告應(yīng)包括采購項目的基本情況、驗收依據(jù)、驗收過程、驗收結(jié)果等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收小組成員簽字確認(rèn)后生效。4.如驗收不合格，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供貨物和服務(wù)。如供應(yīng)商未能按時整改或整改后仍不符合要求，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）付款1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購項目的付款申請。付款申請應(yīng)包括采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。2.財務(wù)部門審核通過后，按照規(guī)定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合采購合同的約定，一般包括一次性付款、分期付款等。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)及時跟蹤采購項目的付款情況，確保采購資金的安全和及時支付。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件。供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商應(yīng)向采購執(zhí)行部門提交準(zhǔn)入申請，申請材料應(yīng)包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明材料等。3.采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的申請材料進(jìn)行審核，必要時可進(jìn)行實地考察。經(jīng)審核符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商，納入供應(yīng)商庫管理。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價與考核，評價與考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平、合作配合等方面。2.評價與考核可采用定性與定量相結(jié)合的方式進(jìn)行，通過問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方法收集評價信息，并按照規(guī)定的評價標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評分。3.根據(jù)評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)下列情形之一的，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商庫：提供虛假材料，騙取供應(yīng)商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格，給慈善會造成重大損失的。不履行合同約定，嚴(yán)重影響采購項目進(jìn)度的。存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。其他不符合供應(yīng)商準(zhǔn)入條件或嚴(yán)重違反合作約定的情形。2.供應(yīng)商淘汰應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，采購執(zhí)行部門應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出淘汰通知，說明淘汰原因，并告知其申訴權(quán)利。如供應(yīng)商提出申訴，采購執(zhí)行部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果做出處理決定。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋采購計劃、采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗收、付款等各個環(huán)節(jié)。2.風(fēng)險評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進(jìn)行分級，確定風(fēng)險的優(yōu)先級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對采購計劃風(fēng)險加強采購需求的調(diào)研和分析，確保采購計劃的合理性和準(zhǔn)確性。建立采購計劃調(diào)整機制，根據(jù)市場變化和實際需求及時調(diào)整采購計劃。2.針對采購方式選擇風(fēng)險嚴(yán)格按照法律法規(guī)和采購管理制度選擇采購方式，確保采購方式的合規(guī)性。對于重大采購項目，應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行論證，選擇最合適的采購方式。3.針對供應(yīng)商選擇風(fēng)險嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，加強對供應(yīng)商的資格審查和實地考察。建立供應(yīng)商評價與考核機制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價與考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商。4.針對合同簽訂風(fēng)險加強合同條款的審核，確保合同條款明確、具體、合法合規(guī)，避免合同漏洞和風(fēng)險。簽訂合同前，應(yīng)提交財務(wù)部門、法律部門等審核，確