集團(tuán)歸檔管理辦法總則目的為了加強(qiáng)集團(tuán)的歸檔管理工作，有效地保護(hù)和利用集團(tuán)檔案，提高集團(tuán)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司、事業(yè)部等所有部門和單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）的各類檔案歸檔管理工作。定義本辦法所稱檔案，是指集團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、合同檔案等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)各單位的檔案歸檔工作，確保集團(tuán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.誰形成、誰歸檔原則：各單位在其職能活動(dòng)中形成的檔案，由各單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔，并按照規(guī)定向集團(tuán)檔案管理部門移交。3.及時(shí)歸檔原則：各單位應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性和完整性。4.安全保密原則：各單位應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和集團(tuán)保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全保密管理，確保檔案信息的安全。組織管理集團(tuán)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，制定集團(tuán)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，建立健全集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行檢查、考核和評(píng)估，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高各單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。5.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的安全保密管理，制定檔案安全保密制度和應(yīng)急預(yù)案，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案行政管理部門和其他相關(guān)部門的聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解和掌握國家有關(guān)檔案工作的最新政策和動(dòng)態(tài)，為集團(tuán)檔案工作提供政策支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，建立健全本單位檔案管理制度和檔案工作臺(tái)賬。3.負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門和人員的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高本單位人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.按照規(guī)定及時(shí)向集團(tuán)檔案管理部門移交本單位形成的檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)本單位檔案的安全保密管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。6.積極配合集團(tuán)檔案管理部門開展檔案工作，完成集團(tuán)檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門和人員形成的文件材料進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保文件材料的質(zhì)量和規(guī)范性。4.按照規(guī)定及時(shí)向集團(tuán)檔案管理部門移交本單位形成的檔案，辦理檔案移交手續(xù)。5.負(fù)責(zé)本單位檔案的安全保密管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。6.積極開展檔案利用服務(wù)工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供檔案信息支持和服務(wù)。歸檔范圍文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本集團(tuán)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件材料。2.本集團(tuán)黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、規(guī)章制度等。3.本集團(tuán)召開的各種會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、講話、決議、紀(jì)要等。4.本集團(tuán)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.本集團(tuán)內(nèi)部各部門之間的往來文件材料，包括請(qǐng)示、批復(fù)、函件、通知等。6.本集團(tuán)編印的出版物、內(nèi)部刊物、宣傳資料等文件材料。7.本集團(tuán)的人事任免、調(diào)動(dòng)、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。8.本集團(tuán)的財(cái)務(wù)審計(jì)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同等文件材料。9.本集團(tuán)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)、專利等文件材料。10.其他具有保存價(jià)值的文書文件材料。科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等過程中形成的各種文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、開題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、鑒定證書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售等過程中形成的各種文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說明書等。3.設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造等過程中形成的各種文件材料，如設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄等。4.基建檔案，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等過程中形成的各種文件材料，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.其他科技文件材料。會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。4.其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。人事檔案1.履歷材料，包括個(gè)人履歷表、簡(jiǎn)歷等。2.自傳材料，包括個(gè)人自傳、思想?yún)R報(bào)等。3.鑒定、考核、考察材料，包括工作鑒定、年度考核表、考察材料等。4.學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，包括學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表等。5.政治歷史情況審查材料，包括政治歷史情況審查表、平反決定等。6.參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料，包括入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)籍材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料，包括各種獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。8.處分材料，包括處分決定、復(fù)查材料等。9.錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料。10.其他可供組織參考的材料。合同檔案1.合同文本，包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議等。2.合同審批文件，包括合同審批表、會(huì)簽單等。3.合同履行過程中形成的文件材料，包括合同履行情況報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。4.合同糾紛處理文件材料，包括仲裁裁決書、法院判決書等。5.其他與合同有關(guān)的文件材料。歸檔流程文件材料收集1.各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確文件材料收集的范圍、時(shí)間和要求，指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作。2.文件材料形成部門和人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行收集整理，并按照規(guī)定移交本單位檔案管理人員。3.各單位檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本單位文件材料的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件材料的完整收集。文件材料整理1.各單位檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范和要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保文件材料的整齊規(guī)范。2.對(duì)于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，采用年度組織機(jī)構(gòu)保管期限或年度問題保管期限等分類方法進(jìn)行分類整理。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定和要求，進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)等處理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性。文件材料歸檔1.各單位檔案管理人員應(yīng)在文件材料整理完畢后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向集團(tuán)檔案管理部門移交檔案。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交單位和接收單位雙方簽字確認(rèn)。3.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)在收到各單位移交的檔案后，及時(shí)進(jìn)行審核和驗(yàn)收，對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回各單位進(jìn)行整改。檔案保管檔案庫房建設(shè)1.集團(tuán)應(yīng)建設(shè)專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案保管要求1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立健全檔案保管臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.對(duì)于珍貴檔案和重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全。檔案數(shù)字化管理1.集團(tuán)應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立健全集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)字化檔案利用平臺(tái)，為用戶提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。檔案鑒定與銷毀檔案鑒定1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)按照國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行，由集團(tuán)檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和鑒定。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容和形式等特征，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況和發(fā)展需要，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。檔案銷毀1.對(duì)于經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由鑒定小組和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀工作的安全進(jìn)行。檔案利用檔案利用原則1.集團(tuán)檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、便捷的原則，在確保檔案安全保密的前提下，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。2.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制和使用檔案。檔案利用方式1.檔案查閱：集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到集團(tuán)檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案復(fù)制：集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到集團(tuán)檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案復(fù)制應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，確保檔案信息的安全。3.檔案外借：集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要外借檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案外借申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人和集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到集團(tuán)檔案管理部門辦理外借手續(xù)。檔案外借期限一般不得超過15天，如需延長外借期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案利用服務(wù)1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，為用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)熱情接待用戶，認(rèn)真解答用戶的咨詢，積極為用戶提供檔案查閱、復(fù)制、外借等服務(wù)。3.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解用戶的需求和意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括檔案的總數(shù)量、各類檔案的數(shù)量等。2.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)，包括不同保管期限檔案的數(shù)量和比例等。3.檔案利用統(tǒng)計(jì)，包括檔案的查閱、復(fù)制、外借等利用情況統(tǒng)計(jì)。4.其他相關(guān)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。統(tǒng)計(jì)要求1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)掌握檔案工作的基本情況和發(fā)展動(dòng)態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，并及時(shí)報(bào)送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案行政管理部門。監(jiān)督檢查與考核監(jiān)督檢查1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行