合同管理辦法培訓(xùn)會一、總則（一）目的為了加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，降低合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本合同管理辦法。本辦法旨在確保公司在合同管理過程中遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高合同管理的效率和質(zhì)量，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.誠實守信原則合同雙方應(yīng)當(dāng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。3.風(fēng)險防范原則加強合同風(fēng)險評估和防范，對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保合同的合法性、完整性和可行性，避免潛在的法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失。4.統(tǒng)一管理原則公司合同管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、歸口管理的原則。公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一審核、登記、歸檔等工作，各部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂等具體工作，并接受合同管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會公司成立合同管理委員會，由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，各副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會負(fù)責(zé)審議公司重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題，對合同管理工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，作為合同管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，審核合同文本，參與合同談判，辦理合同登記、備案、歸檔等工作，監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛等。合同管理部門應(yīng)配備專業(yè)的合同管理人員，負(fù)責(zé)具體的合同管理工作。（三）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂等具體工作，對合同的真實性、合法性、可行性負(fù)責(zé)。在簽訂合同前，應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核，并配合合同管理部門做好合同的履行、變更、解除等工作。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，監(jiān)督合同款項的支付情況，確保公司資金的安全。對合同執(zhí)行過程中的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估和預(yù)警，及時向合同管理部門反饋相關(guān)信息。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同文本進(jìn)行法律審查，提供法律意見和建議，防范合同法律風(fēng)險。參與合同糾紛的處理，為公司提供法律支持和保障。4.審計部門負(fù)責(zé)對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。三、合同的簽訂（一）合同訂立流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款，并提交相關(guān)背景資料。合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同立項申請，負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，條款清晰、明確、具體，避免歧義。合同文本應(yīng)包含當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等基本條款。3.合同審核合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門對合同文本進(jìn)行聯(lián)合審核，重點審查合同的合法性、完整性、可行性、風(fēng)險防范措施等方面。審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提出審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。4.合同審批經(jīng)審核通過的合同文本，由業(yè)務(wù)部門提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營方針、政策和實際情況，對合同的必要性、可行性、風(fēng)險等進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見。重大合同需報合同管理委員會審議通過后，由總經(jīng)理簽署審批意見。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方當(dāng)事人具備相應(yīng)的主體資格和履約能力，并要求對方當(dāng)事人提供有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)資料。合同簽訂時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、備案。（二）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的主體資格進(jìn)行審查，確保對方當(dāng)事人具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。審查內(nèi)容包括但不限于對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書等。2.對于涉及重大項目或金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求合同對方當(dāng)事人提供近年度的財務(wù)報表、審計報告等資料，評估對方當(dāng)事人的財務(wù)狀況和經(jīng)營能力。3.如發(fā)現(xiàn)合同對方當(dāng)事人存在主體資格瑕疵或履約能力不足等問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商解決，或采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求對方提供擔(dān)保、增加違約責(zé)任條款等。（三）合同文本審查1.合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門對合同文本進(jìn)行聯(lián)合審核，重點審查合同的合法性、完整性、可行性、風(fēng)險防范措施等方面。審核內(nèi)容包括但不限于合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否明確雙方的權(quán)利義務(wù)，是否存在潛在的法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失，是否具備有效的違約責(zé)任和爭議解決條款等。2.法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同文本進(jìn)行審查，確保合同條款不違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，合同的簽訂、履行、變更、解除等行為符合法律程序。對合同中的法律術(shù)語、法律關(guān)系等進(jìn)行準(zhǔn)確界定，避免出現(xiàn)法律漏洞和歧義。3.財務(wù)部門應(yīng)從財務(wù)角度對合同文本進(jìn)行審查，重點審查合同的付款條款、結(jié)算方式、發(fā)票開具等內(nèi)容，確保公司資金的安全和合理使用。對合同執(zhí)行過程中的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估和預(yù)警，提出相應(yīng)的防范措施。4.合同管理部門應(yīng)根據(jù)審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。如合同雙方對審核意見存在爭議，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見后再對合同文本進(jìn)行修改。（四）合同印章管理1.公司合同專用章和公章由合同管理部門統(tǒng)一保管和使用。合同管理部門應(yīng)建立合同印章使用登記制度，對合同印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用日期、合同名稱、合同編號、用印份數(shù)、審批人等信息。2.合同簽訂時，需加蓋公司合同專用章或公章的，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到合同管理部門辦理用印手續(xù)。合同管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行用印，確保印章使用的合法性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。如因特殊情況需要在空白合同文本上加蓋印章的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在合同文本上注明用途和有效期限。4.合同管理部門應(yīng)定期對合同印章的使用情況進(jìn)行檢查和核對，確保合同印章的安全保管和規(guī)范使用。如發(fā)現(xiàn)合同印章丟失、被盜用等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行掛失，并向公安機關(guān)報案。同時，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，對涉及已加蓋印章的合同進(jìn)行清理和處理，防止造成經(jīng)濟損失和法律風(fēng)險。四、合同的履行（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作。業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同履行跟蹤人員應(yīng)定期向部門負(fù)責(zé)人匯報合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)合同履行出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同的履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并督促業(yè)務(wù)部門采取措施加以解決。對重大合同的履行情況，合同管理部門應(yīng)進(jìn)行重點跟蹤和監(jiān)控。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明合同變更的原因、內(nèi)容、條款等，并提交相關(guān)證明材料。合同變更申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同變更申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、條款、生效日期等，并加蓋雙方當(dāng)事人的印章。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、備案。3.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《合同解除申請表》，詳細(xì)說明合同解除的原因、依據(jù)、時間等，并提交相關(guān)證明材料。合同解除申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同解除申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、依據(jù)、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等，并加蓋雙方當(dāng)事人的印章。合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同解除協(xié)議副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、備案。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理合同履行過程中的相關(guān)事項，如結(jié)算款項、交付貨物、退還保證金等。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門對合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)合同的具體情況和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確處理的方式、方法、步驟等。3.對于涉及金額較小、爭議不大的合同糾紛，可由業(yè)務(wù)部門與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商解決不成的，可通過調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。對于涉及金額較大、爭議較大的合同糾紛，應(yīng)及時啟動法律程序，通過訴訟等方式維護公司的合法權(quán)益。4.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作，提供相關(guān)證據(jù)材料和信息，協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查取證、參加訴訟等活動。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報合同糾紛的處理情況，確保公司領(lǐng)導(dǎo)及時了解糾紛的進(jìn)展情況和處理結(jié)果。五、合同的登記與歸檔（一）合同登記1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交合同管理部門進(jìn)行登記。合同管理部門應(yīng)建立合同登記臺賬，對合同的基本信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同對方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等。2.合同登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護，確保合同信息的準(zhǔn)確性和完整性。合同管理部門應(yīng)根據(jù)合同的履行情況，及時對合同登記臺賬進(jìn)行調(diào)整和補充，如記錄合同的變更、解除等情況。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同登記臺賬進(jìn)行核對和清理，確保合同登記臺賬與合同檔案的一致性。如發(fā)現(xiàn)合同登記臺賬與合同檔案存在差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（二）合同歸檔1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理齊全，提交合同管理部門進(jìn)行歸檔。合同管理部門應(yīng)按照合同的類別、年份等進(jìn)行分類歸檔，建立合同檔案庫。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、會議紀(jì)要、相關(guān)證明材料等。合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱制度，嚴(yán)格規(guī)范合同檔案的查閱程序。查閱合同檔案時，查閱人員應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱，并對查閱情況進(jìn)行記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改合同檔案資料。4.合同檔