商品及合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商品及合同管理，規(guī)范商品采購(gòu)、銷(xiāo)售、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)以及合同簽訂、履行、變更、終止等流程，保障公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)涉及商品采購(gòu)、銷(xiāo)售、租賃、服務(wù)等各類合同的管理，以及相關(guān)商品從采購(gòu)到交付或銷(xiāo)售全過(guò)程的管理。（三）基本原則1.合法性原則：商品采購(gòu)、銷(xiāo)售及合同簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行為合法合規(guī)。2.全面管理原則：涵蓋商品管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、盤(pán)點(diǎn)、銷(xiāo)售等，以及合同管理的全生命周期，從意向洽談、起草、審核、簽訂、履行到終止。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)商品管理和合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和防控，保障公司資產(chǎn)安全和業(yè)務(wù)穩(wěn)定。4.效率效益原則：在確保合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，優(yōu)化管理流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、商品管理（一）采購(gòu)管理1.需求計(jì)劃各部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定商品采購(gòu)需求計(jì)劃，明確商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。需求計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至采購(gòu)部門(mén)。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，從名錄中選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)新供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審核，并實(shí)地考察其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)等情況。3.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。4.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨或商品質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)貨物、換貨、退貨等，并追究其違約責(zé)任。（二）驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定明確的商品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括外觀、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等方面的要求。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及采購(gòu)合同約定。2.驗(yàn)收流程商品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)詳細(xì)注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）存儲(chǔ)管理1.存儲(chǔ)設(shè)施公司應(yīng)配備合適的存儲(chǔ)設(shè)施，如倉(cāng)庫(kù)、貨架、貨柜等，確保商品存儲(chǔ)安全、有序。存儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，保證其正常運(yùn)行。2.庫(kù)存管理建立庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。根據(jù)商品的特性和銷(xiāo)售情況，合理控制庫(kù)存水平，避免積壓或缺貨。對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行分類管理，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和盤(pán)點(diǎn)。（四）銷(xiāo)售管理1.銷(xiāo)售計(jì)劃銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)需求和公司業(yè)務(wù)目標(biāo)，制定銷(xiāo)售計(jì)劃，明確銷(xiāo)售商品的種類、數(shù)量、價(jià)格、銷(xiāo)售區(qū)域等信息。銷(xiāo)售計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后實(shí)施。2.銷(xiāo)售合同簽訂銷(xiāo)售部門(mén)與客戶簽訂銷(xiāo)售合同，合同應(yīng)明確商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。銷(xiāo)售合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，保障公司權(quán)益。3.銷(xiāo)售執(zhí)行銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤銷(xiāo)售合同執(zhí)行情況，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交付商品。如遇客戶無(wú)法按時(shí)付款或提出變更合同等情況，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如催收貨款、協(xié)商變更合同條款等，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。三、合同管理（一）合同簽訂1.合同起草根據(jù)業(yè)務(wù)需求，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，符合法律法規(guī)和公司利益。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的法律術(shù)語(yǔ)和格式，避免模糊不清或歧義條款。2.合同審核合同起草完成后，應(yīng)提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范條款等內(nèi)容。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審核合同的付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款，確保符合公司財(cái)務(wù)管理制度。其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同涉及的專業(yè)條款進(jìn)行審核。3.合同簽訂經(jīng)審核通過(guò)的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)履行職責(zé)。（二）合同履行1.履行責(zé)任合同簽訂后，各業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同履行的責(zé)任主體，應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，記錄合同履行情況，包括商品交付、款項(xiàng)收付、質(zhì)量反饋等信息。2.監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門(mén)的合同管理崗位或指定專人對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保合同順利履行。（三）合同變更1.變更申請(qǐng)?jiān)诤贤男羞^(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等情況，并提交相關(guān)證明材料。2.變更審核變更申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照合同簽訂時(shí)的審核流程進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行審核，確保變更后的合同條款合法合規(guī)，不損害公司利益。3.變更簽訂經(jīng)審核通過(guò)的合同變更事項(xiàng)，由合同雙方協(xié)商一致后簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同終止1.終止情形合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力或其他法定事由導(dǎo)致合同無(wú)法履行等情況下，合同終止。合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)合同即將終止，并做好后續(xù)工作安排。2.終止結(jié)算合同終止后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定和公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件、資料，歸檔保存。四、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.商品管理風(fēng)險(xiǎn)包括采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商違約、商品質(zhì)量問(wèn)題、價(jià)格波動(dòng)等）、庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)（如積壓或缺貨、庫(kù)存損耗等）、銷(xiāo)售風(fēng)險(xiǎn)（如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)需求變化等）。2.合同管理風(fēng)險(xiǎn)如合同條款不明確、合同履行過(guò)程中的糾紛、合同變更和終止的法律風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)且無(wú)法有效控制的風(fēng)險(xiǎn)，采取規(guī)避措施，如放棄相關(guān)業(yè)務(wù)或合同。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：通過(guò)加強(qiáng)管理、完善制度、優(yōu)化流程等方式，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險(xiǎn)影響程度。例如，加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同審核機(jī)制等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：將部分風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方，如購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)且影響較小的風(fēng)險(xiǎn)，在做好充分準(zhǔn)備的情況下，接受風(fēng)險(xiǎn)并采取相應(yīng)的監(jiān)控措施。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)商品及合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的有效性等。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)商品及合同管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核制度1.制定商品及合同管理考核辦法，明確考核