可追溯管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的管理，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的可追溯性，提高管理效率，保障公司/組織的正常運(yùn)營，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及產(chǎn)品生產(chǎn)、服務(wù)提供、業(yè)務(wù)流程等相關(guān)活動(dòng)的部門和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保記錄的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.及時(shí)性原則：相關(guān)信息應(yīng)及時(shí)記錄，不得拖延，以保證追溯的時(shí)效性。3.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于原材料采購、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢測、銷售交付等，確保全過程可追溯。4.保密性原則：對于涉及商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、可追溯信息的范圍與內(nèi)容（一）產(chǎn)品追溯信息1.原材料信息供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式。原材料名稱、規(guī)格、型號、批次號。采購日期、數(shù)量。2.生產(chǎn)過程信息生產(chǎn)車間、生產(chǎn)線、班次。生產(chǎn)設(shè)備編號。生產(chǎn)工藝參數(shù)，如溫度、壓力、時(shí)間等。各工序的操作人員、操作時(shí)間。3.質(zhì)量檢測信息質(zhì)量檢測項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)。檢測結(jié)果、判定結(jié)論。檢測人員、檢測時(shí)間。4.產(chǎn)品標(biāo)識信息產(chǎn)品型號、規(guī)格、批次號。生產(chǎn)日期、保質(zhì)期。產(chǎn)品追溯碼或序列號。（二）服務(wù)追溯信息1.服務(wù)項(xiàng)目信息服務(wù)名稱、內(nèi)容、要求。服務(wù)合同編號。2.服務(wù)過程信息服務(wù)提供部門、人員。服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)。服務(wù)操作流程、方法。3.服務(wù)質(zhì)量反饋信息客戶評價(jià)、意見。服務(wù)改進(jìn)措施及結(jié)果。（三）業(yè)務(wù)流程追溯信息1.流程環(huán)節(jié)信息業(yè)務(wù)流程名稱、編號。各環(huán)節(jié)的責(zé)任人、職責(zé)。環(huán)節(jié)之間的流轉(zhuǎn)時(shí)間、交接記錄。2.審批決策信息審批事項(xiàng)、審批依據(jù)。審批人、審批時(shí)間、審批意見。三、可追溯信息的采集與記錄（一）采集方式1.手工記錄：對于一些無法通過自動(dòng)化系統(tǒng)采集的信息，如現(xiàn)場操作人員的手工記錄、紙質(zhì)表單填寫等。2.自動(dòng)化采集：利用生產(chǎn)設(shè)備、信息系統(tǒng)等自動(dòng)采集相關(guān)數(shù)據(jù)，如設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、生產(chǎn)進(jìn)度等。（二）記錄要求1.記錄格式：應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定記錄格式，確保信息的規(guī)范性和一致性。2.記錄內(nèi)容：按照本辦法規(guī)定的可追溯信息范圍與內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，不得遺漏重要信息。3.記錄字跡：手工記錄應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方法，并注明修改日期和修改人。4.記錄保存：記錄應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，一般不得少于[X]年。保存介質(zhì)應(yīng)安全可靠，防止損壞、丟失和篡改。（三）信息錄入與維護(hù)1.信息錄入：對于手工記錄的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地錄入到公司/組織的信息系統(tǒng)中；對于自動(dòng)化采集的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)存儲(chǔ)和整理功能。2.信息維護(hù)：定期對可追溯信息進(jìn)行維護(hù)，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充。四、可追溯信息的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.內(nèi)部查詢生產(chǎn)部門：可查詢本部門生產(chǎn)產(chǎn)品的可追溯信息，以便進(jìn)行生產(chǎn)過程監(jiān)控和質(zhì)量追溯。質(zhì)量部門：可查詢所有產(chǎn)品的質(zhì)量檢測信息，用于質(zhì)量分析和問題追溯。銷售部門：可查詢所銷售產(chǎn)品的可追溯信息，以便及時(shí)處理客戶反饋和投訴。其他相關(guān)部門：根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢相關(guān)的可追溯信息。2.外部查詢客戶：在符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的前提下，客戶可查詢所購買產(chǎn)品的可追溯信息，以了解產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)情況。監(jiān)管部門：根據(jù)法律法規(guī)要求，監(jiān)管部門有權(quán)查詢公司/組織相關(guān)的可追溯信息，公司/組織應(yīng)積極配合。（二）查詢流程1.內(nèi)部查詢流程申請人填寫《可追溯信息查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢時(shí)間段等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，如認(rèn)為合理，簽字批準(zhǔn)。申請人持批準(zhǔn)后的申請表到信息管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行查詢，信息管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。2.外部查詢流程對于客戶查詢，銷售部門應(yīng)首先確認(rèn)客戶身份和查詢需求的合法性，如符合規(guī)定，向信息管理部門提出查詢申請。信息管理部門審核申請后，按照規(guī)定提供相關(guān)可追溯信息，并做好記錄。對于監(jiān)管部門查詢，公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待，按照監(jiān)管部門要求提供準(zhǔn)確、完整的可追溯信息，并配合監(jiān)管部門的工作。（三）信息使用規(guī)范1.內(nèi)部使用：各部門在使用可追溯信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途進(jìn)行，不得將信息用于其他無關(guān)目的。如因工作需要共享信息，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好記錄。2.外部使用：向客戶或監(jiān)管部門提供可追溯信息時(shí)，應(yīng)確保信息的真實(shí)性和合法性，不得泄露公司/組織的商業(yè)機(jī)密和敏感信息。對于客戶反饋的問題，應(yīng)及時(shí)利用可追溯信息進(jìn)行分析和處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。五、可追溯系統(tǒng)的建設(shè)與管理（一）系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)建立一個(gè)高效、準(zhǔn)確、安全的可追溯系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的可追溯管理，提高管理效率和決策科學(xué)性。（二）系統(tǒng)功能要求1.信息采集功能：能夠自動(dòng)采集和手動(dòng)錄入各類可追溯信息，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確記錄。2.信息存儲(chǔ)功能：具備大容量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，能夠安全可靠地保存可追溯信息，并支持?jǐn)?shù)據(jù)的備份和恢復(fù)。3.信息查詢功能：提供便捷的查詢界面，能夠根據(jù)不同的查詢條件快速準(zhǔn)確地檢索可追溯信息。4.數(shù)據(jù)分析功能：能夠?qū)勺匪菪畔⑦M(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為管理決策提供支持。5.系統(tǒng)安全功能：采取有效的安全措施，防止信息泄露、篡改和非法訪問，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）系統(tǒng)選型與建設(shè)1.系統(tǒng)選型：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，選擇合適的可追溯系統(tǒng)軟件或平臺(tái)。在選型過程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、易用性等因素，并進(jìn)行多方面的比較和評估。2.系統(tǒng)建設(shè)：制定系統(tǒng)建設(shè)方案，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和責(zé)任人。按照建設(shè)方案組織實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)、測試、上線等工作，確保系統(tǒng)按時(shí)、按質(zhì)、按量建成并投入使用。（四）系統(tǒng)維護(hù)與管理1.日常維護(hù)：安排專人負(fù)責(zé)可追溯系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)巡檢、數(shù)據(jù)備份、故障排除等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.系統(tǒng)升級：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要，及時(shí)對可追溯系統(tǒng)進(jìn)行升級，以保證系統(tǒng)功能的完整性和先進(jìn)性。3.用戶培訓(xùn)：對系統(tǒng)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能特點(diǎn)，提高用戶的操作技能和使用效率。4.安全管理：建立健全系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決安全問題。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門定期對可追溯管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括可追溯信息的采集、記錄、查詢、使用以及可追溯系統(tǒng)的建設(shè)與管理等方面。2.不定期抽查：在日常工作中，相關(guān)管理部門可根據(jù)工作需要對各部門的可追溯管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)：制定可追溯管理工作的考核指標(biāo)，包括可追溯信息的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，可追溯系統(tǒng)的運(yùn)行情況，相關(guān)人員的操作規(guī)范等。2.考核方式：采用定量與定性相結(jié)合的考核方式，對各部門和相關(guān)人員的可追溯管理工作進(jìn)行綜合評價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤