小企業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司及下屬各部門的采購活動，包括物資采購、服務(wù)采購等。（三）采購原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平性原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)市場競爭秩序，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)公司信譽(yù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)公司采購工作的組織與實(shí)施，制定采購計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，驗(yàn)收采購物資等。2.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量。3.收集市場信息，分析市場動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。（二）需求部門1.提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購合同簽訂，參與采購物資的驗(yàn)收工作。3.對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時提出改進(jìn)意見和建議。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算管理和支付審核，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對采購價格、付款方式等條款進(jìn)行審核，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險。3.定期對采購成本進(jìn)行分析和核算，為公司采購決策提供財(cái)務(wù)支持。（四）審計(jì)部門1.對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.對采購違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，維護(hù)公司利益。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，審核通過后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況，對采購申請進(jìn)行預(yù)算審核，審核通過后返回需求部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)審核通過的采購申請，結(jié)合公司庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，以及供應(yīng)商的信譽(yù)、業(yè)績、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等情況。3.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，并提交法律部門進(jìn)行審核。3.法律部門對采購合同進(jìn)行審核，審核通過后由采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同的約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求，組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時向采購部門反饋發(fā)貨信息。3.采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，及時通知需求部門做好收貨準(zhǔn)備，并跟蹤貨物的運(yùn)輸情況。4.需求部門在收到采購物資后，按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）采購付款1.采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同及驗(yàn)收單是否一致，無誤后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款申請。2.財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后按照采購合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款。3.財(cái)務(wù)部門在付款后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款情況反饋給采購部門。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、市場供應(yīng)短缺、市場競爭激烈等風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險：包括供應(yīng)商違約、供應(yīng)商破產(chǎn)、供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題等風(fēng)險。3.合同風(fēng)險：包括合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。4.法律風(fēng)險：包括采購活動違反法律法規(guī)、采購合同無效等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.采購部門定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)，合理安排采購計(jì)劃，采取套期保值、簽訂長期合同等方式降低市場價格波動風(fēng)險；對于市場供應(yīng)短缺風(fēng)險，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，建立應(yīng)急采購機(jī)制，確保物資供應(yīng)。2.針對供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題；建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時能夠及時切換到備用供應(yīng)商。3.針對合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，在簽訂合同前認(rèn)真審核合同條款，確保合同條款明確、具體、合法、有效；在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，及時處理合同糾紛；建立合同檔案管理制度，對合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和歸檔。4.針對法律風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)；在簽訂合同前，咨詢法律專業(yè)人士的意見，對合同條款進(jìn)行合法性審查；在采購過程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來損失。五、采購監(jiān)督與考核（一）采購監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購違規(guī)行為的舉報，對舉報屬實(shí)的給予舉報人一定的獎勵。（二）采購考核1.采購部門定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，評估采購績效，包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。2.公司制定采購考核指標(biāo)體系，對采購部門和采購人員的工作進(jìn)行量化考