發(fā)票管理辦法與建議一、總則1.目的本辦法旨在加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，確保公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)性與準(zhǔn)確性。2.適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中涉及的各類發(fā)票管理，包括但不限于增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票等。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)。準(zhǔn)確及時(shí)原則：發(fā)票的開具、取得、記錄等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)處理，保證財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性和有效性。安全保密原則：加強(qiáng)發(fā)票保管，確保發(fā)票安全，防止發(fā)票信息泄露。二、發(fā)票的開具1.開具要求公司銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)對(duì)外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，應(yīng)向付款方開具發(fā)票。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。不得開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，不得虛開發(fā)票。如因特殊情況需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于增值稅專用發(fā)票的開具，應(yīng)確保購買方信息準(zhǔn)確無誤，包括名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等。2.開具流程業(yè)務(wù)部門在簽訂銷售合同或提供服務(wù)協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確發(fā)票開具的相關(guān)要求，包括發(fā)票類型、開具時(shí)間、內(nèi)容等。銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將開票信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)收到的開票信息，核對(duì)無誤后，按照規(guī)定開具發(fā)票。發(fā)票開具后，應(yīng)進(jìn)行登記，并及時(shí)交付給購買方。交付方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)或購買方自取等，但應(yīng)確保發(fā)票安全送達(dá)購買方，并取得相應(yīng)的簽收記錄。三、發(fā)票的取得1.取得要求公司在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容或商品明細(xì)、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。對(duì)于增值稅專用發(fā)票的取得，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證通過后方可作為進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣的憑證。2.取得流程采購部門在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)選擇具有合法經(jīng)營資格的供應(yīng)商，并在合同中明確發(fā)票開具的相關(guān)條款。采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，采購人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商索取發(fā)票，并對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、完整性進(jìn)行初步審核。審核無誤后，將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的合規(guī)性、與采購業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行賬務(wù)處理。四、發(fā)票的保管1.保管要求公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場(chǎng)所，配備必要的保險(xiǎn)柜等安全設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。發(fā)票應(yīng)按照種類、號(hào)碼順序存放，不得擅自損毀。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。對(duì)于空白發(fā)票，應(yīng)加強(qiáng)管理，防止丟失、被盜。如發(fā)生發(fā)票丟失或被盜，應(yīng)立即向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.保管流程財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，建立發(fā)票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、號(hào)碼、數(shù)量、取得時(shí)間、開具情況、領(lǐng)用情況、保管期限等信息。每月末，發(fā)票保管人員應(yīng)對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。在發(fā)票保管期限屆滿后，發(fā)票保管人員應(yīng)按照規(guī)定編制發(fā)票銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由稅務(wù)機(jī)關(guān)指定人員進(jìn)行銷毀，并留存相關(guān)銷毀記錄。五、發(fā)票的使用1.使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得自行擴(kuò)大發(fā)票使用范圍。2.使用監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票的使用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)票開具是否合規(guī)、取得是否真實(shí)、保管是否安全等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的發(fā)票使用問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票使用情況等相關(guān)資料。六、發(fā)票管理的信息化建設(shè)1.建立發(fā)票管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的發(fā)票管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票開具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)的信息化管理。發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)具備發(fā)票信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控發(fā)票管理情況，提高發(fā)票管理效率和準(zhǔn)確性。2.與稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的實(shí)時(shí)傳遞和共享。通過與稅務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，可及時(shí)獲取發(fā)票的真?zhèn)涡畔?、開具情況等，有效防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。七、發(fā)票管理的培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)內(nèi)容定期組織公司員工參加發(fā)票管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括國家稅收法律法規(guī)、發(fā)票管理辦法、發(fā)票開具與取得要求、發(fā)票真?zhèn)伪鎰e方法等。通過培訓(xùn)，提高員工的發(fā)票管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確保員工在日常工作中能夠正確開具、取得和使用發(fā)票。2.宣傳工作利用公司內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道，宣傳發(fā)票管理的重要性和相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，營造良好的發(fā)票管理氛圍。向員工發(fā)放發(fā)票管理宣傳手冊(cè)，方便員工隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)發(fā)票管理相關(guān)知識(shí)。八、發(fā)票管理的風(fēng)險(xiǎn)防范1.稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票管理相關(guān)稅收法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，及時(shí)掌握政策變化，確保公司發(fā)票管理工作符合稅收法規(guī)要求。定期開展稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)自查，對(duì)發(fā)票管理中存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改，避免因發(fā)票問題引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)票管理的要求和動(dòng)態(tài)，爭(zhēng)取稅務(wù)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和支持。2.其他風(fēng)險(xiǎn)建立健全發(fā)票管理內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)發(fā)票管理各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和制約，防范因內(nèi)部管理不善導(dǎo)致的發(fā)