榆次物資管理辦法總則目的為加強(qiáng)榆次地區(qū)物資管理，規(guī)范物資采購、存儲(chǔ)、使用及處置等環(huán)節(jié)，提高物資使用效率，降低成本，確保公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于榆次地區(qū)內(nèi)公司/組織所屬各部門、各項(xiàng)目涉及的各類物資管理活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、原材料、周轉(zhuǎn)材料等。基本原則1.合規(guī)性原則：物資管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.效益性原則：通過科學(xué)合理的物資管理，優(yōu)化物資配置，提高物資使用效率，降低物資采購及使用成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.計(jì)劃性原則：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，制定物資需求計(jì)劃，有計(jì)劃地進(jìn)行物資采購、儲(chǔ)備和使用，避免盲目采購和浪費(fèi)。4.責(zé)任性原則：明確各部門及相關(guān)人員在物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物資管理工作的有效落實(shí)。物資采購管理采購計(jì)劃編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作任務(wù)、項(xiàng)目進(jìn)度安排等，于每年末編制下一年度物資需求計(jì)劃。物資需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.物資需求計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)物資管理部門匯總。物資管理部門結(jié)合公司/組織整體物資庫存情況、資金預(yù)算等因素，對(duì)各部門的需求計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，編制年度物資采購計(jì)劃。3.年度物資采購計(jì)劃應(yīng)提交公司/組織管理層審批，審批通過后作為物資采購的依據(jù)。對(duì)于臨時(shí)性、緊急性物資需求，由需求部門填寫《臨時(shí)物資采購申請(qǐng)表》，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交物資管理部門安排采購。供應(yīng)商選擇與管理1.物資管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息，并定期進(jìn)行評(píng)估和更新。2.采購物資時(shí)，應(yīng)優(yōu)先從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于新的供應(yīng)商，需進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實(shí)地考察，確保其具備合法經(jīng)營資格、良好的信譽(yù)和穩(wěn)定的供貨能力。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報(bào)公司/組織法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。4.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取警告、暫停合作、取消合作等措施。采購實(shí)施1.根據(jù)審批后的采購計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，物資管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施物資采購工作。采購人員應(yīng)按照采購合同要求，與供應(yīng)商協(xié)商確定采購價(jià)格、交貨方式、交貨時(shí)間等具體事宜，并跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.對(duì)于批量較大、金額較高的物資采購，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等采購方式，確保采購過程公開、公平、公正。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部招標(biāo)管理規(guī)定進(jìn)行操作，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.采購人員應(yīng)及時(shí)收集、整理采購過程中的相關(guān)文件和資料，包括采購申請(qǐng)、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。物資驗(yàn)收管理驗(yàn)收準(zhǔn)備1.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗(yàn)收，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)配備必要的檢驗(yàn)設(shè)備和工具。2.驗(yàn)收人員應(yīng)提前熟悉采購合同中約定的物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，明確驗(yàn)收的依據(jù)和方法。驗(yàn)收程序1.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀等進(jìn)行核對(duì)，確保物資與采購合同一致。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行抽檢或全檢。對(duì)于重要物資、關(guān)鍵設(shè)備等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保其質(zhì)量符合要求。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并注明驗(yàn)收情況。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)，并做好記錄。4.對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如物資數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《物資驗(yàn)收問題反饋單》，詳細(xì)說明問題情況，并提交物資管理部門。物資管理部門應(yīng)根據(jù)問題反饋單，與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保問題得到妥善處理。物資存儲(chǔ)管理存儲(chǔ)場(chǎng)所規(guī)劃1.根據(jù)物資的性質(zhì)、特點(diǎn)和存儲(chǔ)要求，合理規(guī)劃物資存儲(chǔ)場(chǎng)所。物資存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保物資存儲(chǔ)安全。2.按照物資類別、用途等進(jìn)行分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、批次等信息，便于物資的查找和管理。庫存管理1.物資管理部門應(yīng)建立物資庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、出入庫時(shí)間、來源去向等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)方式可分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)。定期盤點(diǎn)應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，全面清查庫存物資的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等；不定期盤點(diǎn)可根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)開展，重點(diǎn)檢查貴重物資、關(guān)鍵物資、易損物資等的庫存情況。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《物資盤點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，并采取相應(yīng)的處理措施，如調(diào)整庫存臺(tái)賬、追查物資去向、追究相關(guān)人員責(zé)任等。4.對(duì)于長(zhǎng)期積壓、閑置不用的物資，物資管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和處置。清理處置前，應(yīng)進(jìn)行評(píng)估，確定物資的價(jià)值和處理方式，如報(bào)廢、變賣、調(diào)劑等。清理處置結(jié)果應(yīng)及時(shí)記錄在庫存臺(tái)賬中，并報(bào)公司/組織相關(guān)部門備案。物資使用管理使用計(jì)劃與審批1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，合理安排物資使用計(jì)劃。物資使用計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間等信息，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于貴重物資、限量物資等的使用，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可領(lǐng)用。領(lǐng)用與發(fā)放1.使用部門憑經(jīng)審批的物資使用計(jì)劃或《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》到物資管理部門辦理物資領(lǐng)用手續(xù)。物資管理部門應(yīng)按照審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)，核實(shí)物資庫存情況，及時(shí)發(fā)放物資，并在《物資領(lǐng)用登記表》上做好記錄。2.物資發(fā)放應(yīng)遵循先進(jìn)先出、急用先供的原則，確保物資的合理使用。對(duì)于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)優(yōu)先發(fā)放臨近保質(zhì)期的物資。使用監(jiān)督與考核1.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門物資使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，了解物資的使用效果和消耗情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立物資使用考核制度，對(duì)各部門物資使用的合理性、節(jié)約性等進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)可包括物資消耗率、物資利用率、物資節(jié)約額等。對(duì)于物資使用管理成效顯著的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于物資浪費(fèi)嚴(yán)重、管理不善的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并采取相應(yīng)的處罰措施。物資處置管理處置范圍與方式1.物資處置主要包括物資的報(bào)廢、變賣、捐贈(zèng)、調(diào)劑等。符合下列條件之一的物資，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰或不再適用的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成損壞且無法修復(fù)或無修復(fù)價(jià)值的；其他經(jīng)鑒定確已喪失使用價(jià)值的。2.對(duì)于可繼續(xù)使用但本公司/組織不再需要的物資，可進(jìn)行變賣或調(diào)劑處理。變賣物資應(yīng)按照公開、公平、公正的原則進(jìn)行，通過市場(chǎng)詢價(jià)、競(jìng)價(jià)等方式確定合理的價(jià)格。調(diào)劑物資應(yīng)在公司/組織內(nèi)部各部門之間進(jìn)行，優(yōu)先滿足其他部門的需求。3.對(duì)于具有一定社會(huì)價(jià)值的物資，可根據(jù)公司/組織意愿進(jìn)行捐贈(zèng)，捐贈(zèng)物資應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。處置審批與程序1.物資使用部門或管理部門提出物資處置申請(qǐng)，填寫《物資處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，并提交相關(guān)證明材料，如物資報(bào)廢鑒定報(bào)告、資產(chǎn)原值證明等。2.《物資處置申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)物資管理部門。物資管理部門對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，核實(shí)物資情況，并提出審查意見。3.物資處置申請(qǐng)經(jīng)物資管理部門審查通過后，提交公司/組織財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物資處置的財(cái)務(wù)處理是否合規(guī)，審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)物資處置過程進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)。4.物資處置申請(qǐng)經(jīng)各相關(guān)部門審核通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。審批通過后，物資管理部門按照審批意見組織實(shí)施物資處置工作。處置記錄與檔案管理1.物資處置過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括物資處置申請(qǐng)表、審批文件、處置合同、處置收入憑證等。處置記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，妥善保存，以備查閱。2.物資處置完成后，物資管理部門應(yīng)及時(shí)將處置情