檢測(cè)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檢測(cè)檔案的科學(xué)管理，確保檢測(cè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檢測(cè)檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有與檢測(cè)活動(dòng)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于各類檢測(cè)項(xiàng)目的原始記錄、報(bào)告、證書、樣品信息、儀器設(shè)備使用記錄等。（三）定義1.檢測(cè)檔案：指在檢測(cè)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的檢測(cè)文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，移交檔案管理部門集中保存的過(guò)程。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檢測(cè)檔案管理辦法，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檢測(cè)檔案的收集、整理、歸檔等工作。負(fù)責(zé)檢測(cè)檔案的集中保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。2.檢測(cè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檢測(cè)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。配合檔案管理部門做好檢測(cè)檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的安全和完整。3.相關(guān)人員參與檢測(cè)活動(dòng)的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管各自在工作中形成的檔案材料，不得擅自銷毀或丟失。二、檔案的形成與收集（一）形成要求1.檢測(cè)人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展檢測(cè)工作，確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性。檢測(cè)過(guò)程中的原始記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫，不得隨意涂改、偽造。2.檢測(cè)報(bào)告和證書應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編制，經(jīng)審核、批準(zhǔn)后出具。報(bào)告和證書應(yīng)加蓋本公司/組織的檢測(cè)專用章或公章，并由授權(quán)簽字人簽字確認(rèn)。3.儀器設(shè)備的使用記錄應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況、故障維修情況等，確保設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)可追溯。（二）收集范圍1.檢測(cè)項(xiàng)目的委托合同、任務(wù)書等文件。2.檢測(cè)原始記錄，包括樣品信息、檢測(cè)方法、檢測(cè)數(shù)據(jù)、觀察記錄等。3.檢測(cè)報(bào)告和證書的正本及副本。4.與檢測(cè)相關(guān)的質(zhì)量控制記錄，如標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄、內(nèi)部審核記錄、能力驗(yàn)證記錄等。5.儀器設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、校準(zhǔn)證書、使用說(shuō)明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。6.樣品的采集記錄、流轉(zhuǎn)記錄、保存記錄等。7.檢測(cè)過(guò)程中涉及的各類文件、資料、圖表、照片、聲像等。（三）收集時(shí)間1.檢測(cè)項(xiàng)目完成后，檢測(cè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將檢測(cè)檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于跨年度的檢測(cè)項(xiàng)目，應(yīng)在每個(gè)年度結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本年度形成的檔案材料收集整理好。三、檔案的整理（一）整理原則1.遵循檢測(cè)檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)統(tǒng)一、排列有序、目錄清晰。（二）分類方法1.按照檢測(cè)項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，如環(huán)境檢測(cè)、食品檢測(cè)、材料檢測(cè)等。2.在每個(gè)檢測(cè)項(xiàng)目類別下，再按照檢測(cè)時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分。3.對(duì)于同一檢測(cè)項(xiàng)目的檔案，可分為委托文件、原始記錄、檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄、儀器設(shè)備記錄、樣品記錄等若干子類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檢測(cè)檔案編號(hào)采用“年份+項(xiàng)目類別代碼+項(xiàng)目順序號(hào)”的格式。例如，2023年的環(huán)境檢測(cè)項(xiàng)目，編號(hào)為2023HJ001。2.項(xiàng)目類別代碼按照本公司/組織制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，如HJ代表環(huán)境檢測(cè)，SP代表食品檢測(cè)等。3.項(xiàng)目順序號(hào)按照每個(gè)項(xiàng)目類別下的檢測(cè)項(xiàng)目先后順序依次編排。（四）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。3.對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂；對(duì)于幅面過(guò)小的文件，應(yīng)粘貼在A4紙上后裝訂。（五）編目要求1.編制檢測(cè)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.日期應(yīng)填寫檔案形成的年、月、日。4.保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和本公司/組織實(shí)際情況執(zhí)行。5.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度確定。四、檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檢測(cè)業(yè)務(wù)部門整理好檢測(cè)檔案后，填寫《檢測(cè)檔案移交清單》，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份留存本部門備查。2.檔案管理部門收到移交的檢測(cè)檔案后，按照本辦法的要求進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收。核對(duì)無(wú)誤后，在《檢測(cè)檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案存入指定的檔案庫(kù)房。3.對(duì)于不符合歸檔要求的檢測(cè)檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)退回檢測(cè)業(yè)務(wù)部門，要求其補(bǔ)充或更正后重新移交。（二）歸檔時(shí)間檢測(cè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢測(cè)項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檢測(cè)檔案歸檔完畢。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理排列。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.永久保管的檢測(cè)檔案：涉及重大檢測(cè)項(xiàng)目、重要客戶信息、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或法律憑證作用的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檢測(cè)檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性檢測(cè)項(xiàng)目的檔案等。3.短期保管的檢測(cè)檔案：保管期限為[X]年的檔案，如臨時(shí)性檢測(cè)項(xiàng)目的檔案等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檢測(cè)檔案，應(yīng)填寫《檢測(cè)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檢測(cè)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檢測(cè)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檢測(cè)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂寫、標(biāo)記、污損或拆卷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)問(wèn)題，在《檢測(cè)檔案借閱登記表》上注銷借閱記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檢測(cè)檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，上報(bào)給本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檢測(cè)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同檢測(cè)業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀1.對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檢測(cè)檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檢測(cè)檔案銷毀