檔案造假管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，維護檔案的真實性、完整性和嚴肅性，有效遏制檔案造假行為，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織各項業(yè)務活動的實際情況，嚴禁任何形式的造假行為。3.責任追究原則：對檔案造假行為進行嚴肅查處，明確責任主體，追究相關人員責任。二、檔案造假行為界定（一）偽造檔案1.虛構檔案內容，包括但不限于文件、記錄、報表、合同等。2.擅自編造檔案數據、信息，以虛假內容替代真實情況。（二）篡改檔案1.對已形成的檔案內容進行修改、涂抹、添加等行為，使其失去原始真實性。2.故意變更檔案的形成時間、來源、作者等關鍵信息，誤導檔案使用者。（三）隱匿檔案1.將應當歸檔保存的文件、資料、記錄等故意隱藏，不納入檔案管理體系。2.銷毀或丟棄重要檔案，以達到掩蓋事實或逃避責任的目的。（四）違規(guī)提供檔案1.未經授權，私自將檔案提供給外部人員或機構，導致檔案信息泄露或被不當使用。2.篡改檔案提供的范圍、用途等，超出規(guī)定的使用權限。三、檔案管理流程規(guī)范（一）檔案形成1.各部門在業(yè)務活動中應及時、準確地形成各類檔案，確保檔案內容真實、完整。2.檔案形成過程中，相關人員應嚴格按照規(guī)定的格式、內容要求填寫和記錄，不得隨意簡化或省略。（二）檔案收集1.各部門應定期將本部門形成的檔案整理后移交至檔案管理部門，移交時需填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、形成時間等信息。2.檔案管理部門應認真核對移交的檔案，對不符合要求的檔案及時退回原部門進行補充或修正。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類標準對收集到的檔案進行整理，確保檔案分類清晰、編號規(guī)范。2.對檔案進行編目、裝訂等處理，提高檔案的保管和利用效率。（四）檔案保管1.檔案管理部門應配備專門的檔案保管場所，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜。2.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。（五）檔案利用1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人及檔案管理部門負責人批準后方可查閱。2.檔案查閱應在指定場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。四、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查，重點檢查檔案的真實性、完整性及管理流程的合規(guī)性。2.各部門應定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)并糾正本部門檔案管理中存在的問題。（二）外部審計1.定期聘請外部審計機構對公司/組織檔案管理情況進行審計，確保檔案管理符合法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。2.根據審計意見，及時整改檔案管理中存在的問題，完善檔案管理制度。五、責任追究（一）對直接責任人的處理1.對于發(fā)現(xiàn)的檔案造假行為，一經查實，視情節(jié)輕重給予直接責任人警告、記過、記大過、降職、撤職、開除等處分。2.直接責任人因檔案造假行為給公司/組織造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。（二）對相關管理人員的處理1.檔案管理部門負責人及相關管理人員對檔案造假行為負有管理責任的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降職等處分。2.如因管理人員失職導致檔案造假行為發(fā)生，給公司/組織造成重大損失的，應追究其法律責任。（三）對部門的處理1.對于存在檔案造假行為的部門，公司/組織將視情節(jié)輕重給予通報批評、扣減部門績效獎金、限制部門業(yè)務開展等處罰。2.部門因檔案造假行為給公司/組織造成惡劣影響或重大損失的，公司/組織將對部門負責人進行嚴肅問責。六、培訓與教育（一）檔案管理知識培訓1.定期組織公司/組織內部人員參加檔案管理知識培訓，提高檔案管理意識和業(yè)務水平。2.培訓內容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理流程、檔案造假防范等方面。（二）職業(yè)道德教育1.加強員工職業(yè)道德教育，培養(yǎng)員工誠實守信、嚴謹負責的工作態(tài)度，杜絕檔案造假行為。2.通過開展職業(yè)道德講座、案例分析等活動，引導員工樹立正確的價值觀和職業(yè)操守。七、附則（一）解釋權本辦法由公司/組織檔案管理部門