檔案管理辦法大綱一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集公司/組織在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案的保密管理，確保檔案信息不泄露。（四）定義1.檔案指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等一系列工作。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，指導(dǎo)各部門及時(shí)收集、整理本部門形成的檔案，并定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和催交。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案編研開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司/組織的決策和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。7.檔案利用負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，同時(shí)做好檔案利用登記工作。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案的齊全完整。3.各部門在工作中需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。三、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、質(zhì)量記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.市場(chǎng)營銷類檔案有市場(chǎng)調(diào)研資料、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。5.其他類檔案如聲像檔案（照片、錄像、錄音等）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等）以及公司/組織認(rèn)為有保存價(jià)值的其他檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案材料的真實(shí)性和原始性。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)在形成后立即收集，并妥善保管。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)收集整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.年度終了后，各部門應(yīng)在次年一季度內(nèi)將上一年度形成的檔案全部移交至檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案可按照文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，如分為綜合性文件、專項(xiàng)工作文件、會(huì)議文件、人事文件、印章文件等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案等，再按照項(xiàng)目、時(shí)間等因素進(jìn)一步細(xì)分。3.財(cái)務(wù)管理類檔案按照會(huì)計(jì)核算的分類方法進(jìn)行分類，如資產(chǎn)類檔案、負(fù)債類檔案、所有者權(quán)益類檔案、成本類檔案、損益類檔案等。4.市場(chǎng)營銷類檔案可分為市場(chǎng)調(diào)研檔案、營銷策劃檔案、客戶關(guān)系檔案、銷售業(yè)務(wù)檔案等。5.其他類檔案聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，實(shí)物檔案按照類別進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。2.編號(hào)可采用數(shù)字、字母相結(jié)合的方式，如“XZ2023001”，其中“XZ”表示檔案類別代碼，“2023”表示年份，“001”表示該類別檔案的順序號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。2.檔案目錄應(yīng)打印或抄寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。（五）裝訂方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案整齊、牢固。2.對(duì)于幅面較大的圖紙等檔案，可采用折疊的方式進(jìn)行整理，使其尺寸符合檔案盒的要求。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等，確保檔案的安全保管。（三）檔案上架1.按照檔案分類編號(hào)順序，將整理好的檔案上架存放，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。（四）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（16年50年）和短期（15年以下）三種。2.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案既不超期保管，也不提前銷毀。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案賬目一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于反映公司/組織主要職能活動(dòng)、歷史發(fā)展、重大事件等具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長期或短期保管。4.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、年度新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案人次、借閱檔案數(shù)量、利用檔案的目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)，如檔案庫房面積、設(shè)備使用情況、溫濕度記錄等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)軟件或手工方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送1.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和格式，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)附簡(jiǎn)要的文字說明，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的變化情況進(jìn)行分析和解釋。八、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)公司/組織的工作需要和檔案資源情況，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料。2.編研內(nèi)容可包括公司/組織大事記、組織沿革、規(guī)章制度匯編、業(yè)務(wù)專題資料、重要文件選編等。（二）編研方法1.對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析和研究，選取具有代表性和實(shí)用性的檔案資料進(jìn)行整理和編輯。2.采用文字?jǐn)⑹?、圖表、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等多種形式，對(duì)編研內(nèi)容進(jìn)行呈現(xiàn)，確保編研成果的可讀性和實(shí)用性。（三）編研成果應(yīng)用1.將編研成果提供給公司/組織內(nèi)部各部門及員工，為其工作決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供參考依據(jù)。2.根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)編研成果進(jìn)行修訂和完善，不斷提高編研工作的質(zhì)量和水平。九、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。如需借閱檔案，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱和編號(hào)、借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員