檔案管理管理辦法檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)、完整、準(zhǔn)確原則。檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理部門（檔案室），負(fù)責(zé)檔案的集中管理工作。檔案室應(yīng)配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利條件。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用工作，根據(jù)公司/組織工作需要，提供檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作等提供支持。5.對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，便于檔案的整理和保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。4.在工作中積極利用檔案，發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)做好檔案的保密工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分。具體分類如下：1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資待遇、培訓(xùn)、職稱評定等方面的檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、項(xiàng)目管理檔案、合同檔案等，具體分類可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用層次分類編號法，具體規(guī)則如下：1.大類代碼：用一位大寫字母表示，如文書檔案用“W”表示，科技檔案用“K”表示，會(huì)計(jì)檔案用“J”表示，人事檔案用“R”表示，業(yè)務(wù)檔案用“Y”表示。2.二級類目代碼：用兩位數(shù)字表示，根據(jù)檔案分類情況依次編號。3.順序號：用四位數(shù)字表示，按檔案形成時(shí)間或歸檔順序依次編號。例如，某份文書檔案的編號為“W010001”，表示該檔案屬于文書檔案大類中的第一類，是該類檔案中的第1份。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集公司/組織外部相關(guān)單位發(fā)來的文件、資料等，確保檔案的完整性。3.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時(shí)收集相關(guān)材料。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、鑒別，剔除不屬于歸檔范圍的材料。2.對歸檔材料進(jìn)行整理，按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。3.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限進(jìn)行分類整理，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類整理，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行整理，人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人進(jìn)行整理，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行整理。4.整理后的檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。3.對于珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級主管部門報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷毀。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等內(nèi)容，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等。（三）檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好檔案的借閱、歸還等工作。2.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對電子檔案進(jìn)行整理和轉(zhuǎn)換，確保電子檔案格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行分類存儲和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確和完整。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問。（四）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保