行政管理規(guī)范化操作指南一、引言行政管理是組織高效運轉(zhuǎn)的“潤滑劑”，規(guī)范化操作能夠提升工作效率、降低管理成本、規(guī)避潛在風(fēng)險。本指南旨在梳理行政管理中的核心工作場景，提供標(biāo)準(zhǔn)化操作流程、配套表單模板及執(zhí)行要點，助力行政管理人員快速掌握規(guī)范方法，保證各項工作有序開展。二、日常辦公管理規(guī)范（一）適用范圍與常見應(yīng)用本模塊適用于組織內(nèi)部辦公用品管理、辦公環(huán)境維護、行政服務(wù)支持等日常辦公場景，覆蓋員工從入職到離職的全周期行政需求，例如新員工辦公用品申領(lǐng)、辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查、固定資產(chǎn)報修等。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.辦公用品申領(lǐng)與管理流程說明：員工根據(jù)工作需求提交申領(lǐng)申請→部門負責(zé)人審核→行政專員核對庫存→發(fā)放/采購→登記入賬。步驟1：需求提出員工通過OA系統(tǒng)或《辦公用品申領(lǐng)表》（表1）提交申請，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間。步驟2：部門審核部門負責(zé)人確認申領(lǐng)需求的合理性（如是否為必需品、是否符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)），在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)表單上簽字批準(zhǔn)。步驟3：庫存核對與處理行政專員收到申請后，首先核查庫存臺賬：若庫存充足，直接發(fā)放并更新庫存；若庫存不足，啟動采購流程（需填寫《采購申請單》，注明供應(yīng)商、單價、到貨時間等），經(jīng)行政負責(zé)人審批后執(zhí)行。步驟4：登記與反饋發(fā)放或采購?fù)瓿珊螅姓T在《辦公用品臺賬》中登記出入庫信息，并在OA系統(tǒng)中更新狀態(tài)，同步通知申領(lǐng)人領(lǐng)取。2.辦公環(huán)境維護流程說明：行政專員制定維護計劃→執(zhí)行日常檢查→問題整改→效果評估。步驟1：計劃制定每月25日前，行政專員根據(jù)辦公區(qū)域布局及使用情況，制定下月《辦公環(huán)境維護計劃》（表2），明確清潔區(qū)域、頻次、責(zé)任人及檢查標(biāo)準(zhǔn)。步驟2：日常執(zhí)行與檢查每日早9:00前，保潔人員按計劃完成公共區(qū)域（走廊、會議室、衛(wèi)生間等）清潔；行政專員每周五下午進行抽查，填寫《辦公環(huán)境檢查表》，記錄衛(wèi)生死角、物品擺放等問題。步驟3：問題整改對檢查中發(fā)覺的問題，當(dāng)場通知責(zé)任人整改；無法立即整改的（如設(shè)施損壞），需在24小時內(nèi)反饋至行政部，并跟蹤維修進度。步驟4：月度評估每月末，行政部匯總檢查結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門/個人通報表揚，對多次整改不到位的部門納入績效考核。（三）配套表單模板表1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人物品名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量用途說明部門負責(zé)人簽字備注2023-10-08市場部*小王A4復(fù)印紙80g5包月度宣傳材料打印*李經(jīng)理急需2023-10-08技術(shù)部*張工鼠標(biāo)羅技M3312個新員工入職配置*趙主管舊鼠標(biāo)已損壞表2：辦公環(huán)境維護計劃維護區(qū)域清潔頻次責(zé)任人檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查人檢查時間1樓大廳每日2次（8:00、14:00）保潔*劉姐地面無污漬、玻璃明亮、綠植無枯葉行政*陳助理每日17:003樓會議室每日1次（會后）保潔*吳姨桌椅整齊、白板擦拭干凈、垃圾清空行政*陳助理每日18:00（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避庫存管理：建立《辦公用品臺賬》，明確低值易耗品與固定資產(chǎn)的分類標(biāo)準(zhǔn)（單價500元以上為固定資產(chǎn)），定期（每月末）進行盤點，保證賬實相符，避免積壓或短缺。成本控制：大宗辦公用品（如紙張、墨盒）采用集中采購，通過比價選擇性價比高的供應(yīng)商，采購前需填寫《比價記錄表》備查。環(huán)境安全：辦公區(qū)域禁止使用大功率電器，定期（每季度）檢查消防設(shè)施、電路安全，發(fā)覺隱患立即整改并上報。三、會議管理規(guī)范（一）適用范圍與常見應(yīng)用本模塊適用于組織內(nèi)部各類會議（如周例會、月度總結(jié)會、專題研討會、外部接待會等）的全流程管理，涵蓋會議籌備、召開、紀(jì)要整理及后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.會議籌備流程說明：確定會議需求→制定會議方案→發(fā)布通知→準(zhǔn)備物料。步驟1：需求確認會議發(fā)起人（如部門負責(zé)人）提前3個工作日向行政部提交《會議申請表》（表3），明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需物料（如投影儀、麥克風(fēng)、會議資料等）。步驟2：方案制定行政部根據(jù)申請表內(nèi)容，協(xié)調(diào)會議室資源（優(yōu)先使用內(nèi)部會議室，外部場地需提前考察），確認會議物料清單，制定《會議籌備方案》。步驟3：通知發(fā)布會議召開前1-2個工作日，通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)布《會議通知》，注明會議基本信息及“請準(zhǔn)時參會，無故缺席需提前1天向部門負責(zé)人請假”。步驟4：物料準(zhǔn)備會前30分鐘，行政專員完成會場布置（調(diào)試設(shè)備、擺放席卡、準(zhǔn)備茶水等），并檢查物料是否齊全。2.會議召開與紀(jì)要整理流程說明：簽到→會議主持→記錄要點→形成紀(jì)要。步驟1：簽到與紀(jì)律提醒參會人員入場時簽到（使用簽到表或OA簽到系統(tǒng)）；會議開始前，主持人提醒關(guān)閉手機靜音、遵守會議紀(jì)律。步驟2：會議主持主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時間（如發(fā)言每人不超過10分鐘），避免議題偏離。步驟3：會議記錄行政專員（或指定記錄人）詳細記錄會議決議、待辦事項（明確責(zé)任人、完成時限）、爭議焦點等關(guān)鍵信息，會后2小時內(nèi)整理成《會議紀(jì)要初稿》。步驟4：紀(jì)要審批與分發(fā)《會議紀(jì)要初稿》經(jīng)會議發(fā)起人審核確認后，在24小時內(nèi)正式分發(fā)至參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并同步至OA系統(tǒng)存檔。（三）配套表單模板表3：會議申請表會議主題申請部門申請時間2023-10-09會議時間2023-10-1214:00-16:00會議地點3樓第一會議室參會人員總經(jīng)理*、各部門負責(zé)人會議議程1.上月工作總結(jié)（李經(jīng)理）；2.本月工作計劃（趙主管）；3.專題討論（*張工）所需物料投影儀、麥克風(fēng)、簽到表、會議資料（打印10份）申請部門負責(zé)人簽字*行政部審核意見同意，已協(xié)調(diào)會議室及物料審核人*陳助理（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避會議效率：嚴(yán)格控制會議時長，避免“馬拉松式”會議，對超時議題需及時提醒或另約時間討論。紀(jì)要質(zhì)量：會議紀(jì)要需客觀準(zhǔn)確，突出“決議”和“待辦”，避免記錄無關(guān)細節(jié)；待辦事項需明確“誰來做、何時做、做到什么標(biāo)準(zhǔn)”。保密要求：涉密會議需在通知中注明“保密級別”，參會人員簽署《保密承諾書》，會議資料按涉密文件管理，會后收回或銷毀。四、檔案管理規(guī)范（一）適用范圍與常見應(yīng)用本模塊適用于組織各類行政檔案（如文件資料、合同、證照、員工檔案等）的收集、整理、歸檔、保管及利用管理，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.檔案收集與分類流程說明：制定歸檔范圍→定期收集→分類編號。步驟1：明確歸檔范圍行政部每年年初發(fā)布《年度檔案歸檔范圍清單》（表4），明確需歸檔的文件類型（如紅頭文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、證照復(fù)印件等）及歸檔時限（如月度文件次月5日前歸檔、年度次年1月20日前歸檔）。步驟2：定期收集各部門指定檔案聯(lián)絡(luò)員，按歸檔范圍收集本部門文件，每月末統(tǒng)一移交至行政部，填寫《檔案移交清單》（表5）。步驟3：分類編號行政部對收集的檔案進行分類（如行政管理類、人力資源類、財務(wù)類等），按“年度-類別-流水號”規(guī)則編號（如2023-01-001，表示2023年行政管理類第1號檔案），并在檔案袋右上角標(biāo)注編號及名稱。2.整理與歸檔流程說明：排序→裝訂→入庫登記。步驟1：排序與裝訂按文件形成時間順序排序，去除金屬夾，使用檔案夾裝訂（厚度不超過2cm），保證頁面平整、無缺頁。步驟2：編制目錄每份檔案編制《檔案目錄》（表6），注明檔案編號、名稱、形成日期、頁數(shù)、保管期限及存放位置。步驟3：入庫登記將整理好的檔案存入檔案柜，在《檔案總臺賬》中登記檔案信息，張貼標(biāo)簽（標(biāo)注類別及編號），保證“賬物相符”。3.保管與利用流程說明：定期檢查→借閱管理→到期處置。步驟1：定期檢查每季度末，行政部對檔案進行清點，檢查是否有蟲蛀、受潮、損壞等情況，發(fā)覺問題及時修復(fù)或復(fù)制備份。步驟2：借閱管理員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（表7），經(jīng)部門負責(zé)人及行政負責(zé)人審批后，檔案管理員憑單借出，借閱期限不超過7天（涉密檔案不超過3天），到期需歸還，超期需說明原因。步驟3：到期處置對保管期限屆滿的檔案（如臨時通知、一般會議紀(jì)要），由行政部提出銷毀申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，至少2人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀清單》備查。（三）配套表單模板表4：年度檔案歸檔范圍清單（部分）檔案類別歸檔內(nèi)容歸檔時限保管期限行政管理類紅頭文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、行政制度次月5日前10年合同協(xié)議類各類業(yè)務(wù)合同、補充協(xié)議、審批單合同終止后1個月內(nèi)長期證照資質(zhì)類營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、許可證復(fù)印件年度審驗后長期表5：檔案移交清單移交部門市場部移交人*小王移交日期2023-10-08序號檔案名稱形成日期頁數(shù)備注12023年9月工作總結(jié)2023-09-305含附件2第三季度活動策劃方案2023-09-158已審批3與*公司合作協(xié)議2023-09-2010正本在財務(wù)部接收人簽字*陳助理部門負責(zé)人簽字*李經(jīng)理（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案分類需遵循“一事一檔、一類一卷”原則，避免交叉重復(fù)；編號需唯一，不得重復(fù)或遺漏。安全保管：檔案室需配備防火、防盜、防潮、防蟲設(shè)施，鑰匙由檔案管理員專人保管，非工作時間鎖好門窗。借閱權(quán)限：涉密檔案僅限部門負責(zé)人及以上人員借閱，借閱時需在檔案管理員現(xiàn)場監(jiān)督下查閱，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案。五、印章管理規(guī)范（一）適用范圍與常見應(yīng)用本模塊適用于組織公章、合同章、財務(wù)專用章、法定代表人印章等印章的刻制、啟用、保管、使用及繳銷管理，保證印章使用的合法性和規(guī)范性。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.印章刻制與啟用流程說明：申請刻制→選擇刻制單位→登記備案→啟用通知。步驟1：申請刻制因新增或印章?lián)p壞需刻制印章時，由行政部填寫《印章刻制申請表》（表8），經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。步驟2：選擇刻制單位選擇公安機關(guān)備案的正規(guī)刻章單位，簽訂刻章合同，明確印章材質(zhì)（如銅質(zhì)、牛角）、規(guī)格（如公章直徑40mm）及交付時間。步驟3：登記備案新印章刻制完成后，到公安機關(guān)備案，同時在《印章登記臺賬》（表9）中登記印章名稱、編號、保管人、啟用日期等信息。步驟4：啟用通知通過OA發(fā)布《印章啟用通知》，注明印章式樣、啟用日期及使用范圍，并附印模存檔。2.印章使用與保管流程說明：用印申請→審核審批→登記用印→歸還印章。步驟1：用印申請用印人填寫《用印申請表》（表10），注明用印單位、文件名稱、用印數(shù)量、用途及附件（如合同、批復(fù)等），需附文件原件或復(fù)印件。步驟2：審核審批根據(jù)用印權(quán)限審批：一般文件由部門負責(zé)人審核、行政負責(zé)人審批；合同、協(xié)議等重要文件需經(jīng)總經(jīng)理審批；對外出具的證明材料需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟3：登記用印審批通過后，保管人核對申請表與文件內(nèi)容是否一致，確認無誤后在《印章使用登記臺賬》中登記用印日期、用印人、文件名稱、份數(shù)等信息，方可加蓋印章。步驟4：歸還檢查用印后，保管人檢查印章是否清晰、有無污損，確認無誤后收回印章，文件交還用印人（重要文件需留存復(fù)印件）。3.印章繳銷流程說明：提出繳銷申請→清點核查→公告作廢→登記備案。步驟1：申請繳銷因機構(gòu)變更、印章?lián)p壞或遺失等原因需繳銷印章時，由行政部提出申請，說明繳銷原因，經(jīng)總經(jīng)理審批。步驟2：清點核查對需繳銷的印章進行清點，確認印章數(shù)量、名稱與審批一致，由保管人、行政負責(zé)人共同簽字確認。步驟3：公告作廢印章繳銷后，在內(nèi)部OA及外部平臺（如官網(wǎng)）發(fā)布《印章作廢公告》，避免被非法使用。步驟4：登記備案在《印章登記臺賬》中備注“已繳銷”，并將繳銷申請、公告等資料存檔，保存期限不少于5年。（三）配套表單模板表8：印章刻制申請表申請部門行政部申請日期2023-10-09印章名稱合同專用章刻制原因新增業(yè)務(wù)部門，原合同章無法滿足需求印章材質(zhì)銅質(zhì)規(guī)格型號直徑38mm，宋體刻制數(shù)量1枚預(yù)算金額300元審批意見同意，請按流程辦理刻制?？偨?jīng)理簽字*行政部負責(zé)人簽字*陳助理表9：印章登記臺賬印章名稱公章印章編號2023-001規(guī)格型號直徑40mm保管人*陳助理啟用日期2023-01-01備案情況公安機關(guān)已備案繳銷日期備注（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避保管責(zé)任：印章實行“專人保管、專柜存放”，保管人離職時需辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接表》，由監(jiān)交人（行政負責(zé)人）簽字確認。用印權(quán)限：嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上加蓋印章；對外用印需核對用印單位與文件抬頭是否一致，避免法律風(fēng)險。異常處理：印章遺失時，需立即在24小時內(nèi)發(fā)布公告，并到公安機關(guān)報案，同時申請刻制新印章；發(fā)覺違規(guī)用印時，立即制止并上報領(lǐng)導(dǎo)，視情節(jié)追究相關(guān)人員責(zé)任。六、資產(chǎn)管理規(guī)范（一）適用范圍與常見應(yīng)用本模塊適用于組織固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、車輛等）和低值易耗品（如U盤、計算器、文具等）的申購、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點及報廢管理，保證資產(chǎn)安全完整、高效利用。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.資產(chǎn)申購與入庫流程說明：需求提出→預(yù)算審核→采購→驗收登記。步驟1：需求提出部門因工作需要申購資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)申購表》（表11），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及申購理由。步驟2：預(yù)算審核財務(wù)部審核申購預(yù)算是否符合年度預(yù)算計劃，行政部核查現(xiàn)有庫存是否可滿足需求，雙方審核通過后提交總經(jīng)理審批。步驟3：采購執(zhí)行審批通過后，行政部根據(jù)采購金額選擇采購方式（單價5000元以下采用詢價采購，5000元以上采用公開招標(biāo)），簽訂采購合同并跟蹤到貨進度。步驟4：驗收與登記資產(chǎn)到貨后，行政部、申購部門、財務(wù)部共同驗收，核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申購一致，驗收合格后填寫《資產(chǎn)驗收單》，在《資產(chǎn)臺賬》（表12）中登記資產(chǎn)信息（包括資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用部門、保管人等），并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（注明編號）。2.資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥流程說明：領(lǐng)用申請→審批→領(lǐng)用登記→調(diào)撥管理。步驟1：領(lǐng)用申請員工領(lǐng)用資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用表》（表13），注明資產(chǎn)名稱、編號、領(lǐng)用用途，部門負責(zé)人簽字確認。步驟2：審批與領(lǐng)用行政部審核領(lǐng)用資格（如新員工領(lǐng)用辦公電腦需提供入職證明），審批通過后，保管人發(fā)放資產(chǎn)，領(lǐng)用人在《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》上簽字確認。步驟3：調(diào)撥管理部門間資產(chǎn)調(diào)撥時，由調(diào)入部門填寫《資產(chǎn)調(diào)撥申請表》（表14），經(jīng)調(diào)出部門、行政部、財務(wù)部審批后，行政部更新《資產(chǎn)臺賬》中的使用部門信息，調(diào)撥雙方簽字確認。3.資產(chǎn)盤點與報廢流程說明：定期盤點→差異處理→報廢申請→處置核銷。步驟1：定期盤點行政部每季度末組織資產(chǎn)盤點，采用“實地盤點法”，核對資產(chǎn)實物與臺賬信息是否一致，填寫《資產(chǎn)盤點表》（表15），注明盤盈、盤虧、毀損等情況。步驟2：差異處理對盤點差異，查明原因（如盤虧因保管人失職，由保管人賠償；盤盈因漏登，需補辦入庫手續(xù)），形成《盤點差異報告》，報總經(jīng)理審批后調(diào)整臺賬。步驟3：報廢申請資產(chǎn)因損壞、技術(shù)淘汰等原因無法使用