五金廠行政部會(huì)議記錄規(guī)章

一、總則1.目的：為規(guī)范五金廠行政會(huì)議記錄工作，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確、完整留存，便于后續(xù)查閱、跟進(jìn)和決策執(zhí)行，特制定本規(guī)章。2.適用范圍：本規(guī)章適用于五金廠內(nèi)所有行政會(huì)議，包括但不限于管理層會(huì)議、部門協(xié)調(diào)會(huì)議、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議等，參與人員涵蓋全體員工。3.責(zé)任部門：行政部負(fù)責(zé)本規(guī)章的具體執(zhí)行和監(jiān)督，確保各會(huì)議記錄工作符合要求。二、會(huì)議記錄人員安排1.常規(guī)安排：行政部根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參與人員，指定專門的會(huì)議記錄人員。一般情況下，管理層會(huì)議由行政主管或其指定人員記錄；部門協(xié)調(diào)會(huì)議由相關(guān)部門的行政專員記錄；項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議由負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的行政人員記錄。2.臨時(shí)調(diào)整：若記錄人員因特殊情況無法履行職責(zé)，需提前向行政部報(bào)備，行政部及時(shí)安排其他合適人員接替記錄工作，確保會(huì)議記錄工作的連續(xù)性。3.記錄人員職責(zé)：記錄人員需提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，準(zhǔn)備好記錄工具，熟悉會(huì)議議程。在會(huì)議過程中，要認(rèn)真聆聽發(fā)言，準(zhǔn)確、全面地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、任務(wù)分配等。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，提交審核并按照規(guī)定進(jìn)行分發(fā)和存檔。三、會(huì)議記錄內(nèi)容要求1.基本信息：會(huì)議記錄需明確記錄會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議名稱、會(huì)議日期、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、請(qǐng)假人員等。2.會(huì)議議程：詳細(xì)記錄會(huì)議議程安排，包括各項(xiàng)議題的順序和簡(jiǎn)要內(nèi)容，以便清晰展示會(huì)議的流程和重點(diǎn)。3.討論內(nèi)容：準(zhǔn)確記錄會(huì)議中各方的發(fā)言要點(diǎn)，盡量使用原話，避免歪曲發(fā)言者的意圖。對(duì)于重要觀點(diǎn)和爭(zhēng)議內(nèi)容，要詳細(xì)記錄討論過程和各方意見。4.決策結(jié)果：明確記錄會(huì)議達(dá)成的決策結(jié)果，包括決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息，確保決策能夠有效落實(shí)。5.任務(wù)分配：詳細(xì)記錄會(huì)議中分配的各項(xiàng)任務(wù)，包括任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)部門或個(gè)人、任務(wù)要求和完成期限等，以便后續(xù)跟蹤和考核。6.其他重要信息：如會(huì)議中提及的重要數(shù)據(jù)、案例、問題及解決方案等，也應(yīng)如實(shí)記錄，為后續(xù)工作提供參考依據(jù)。四、會(huì)議記錄格式規(guī)范1.文本格式：會(huì)議記錄統(tǒng)一采用電子文檔形式，使用公司規(guī)定的文字處理軟件進(jìn)行編寫。文檔字體為宋體，字號(hào)為小四，行距為1.5倍，頁面布局為A4紙張，上下左右邊距均為2厘米。2.標(biāo)題規(guī)范：會(huì)議記錄標(biāo)題應(yīng)明確會(huì)議名稱和日期，例如“[五金廠名稱]管理層周例會(huì)會(huì)議記錄（[具體日期]）”，簡(jiǎn)潔明了地反映會(huì)議主題和時(shí)間。3.內(nèi)容結(jié)構(gòu)：會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)按照基本信息、會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、任務(wù)分配等板塊依次進(jìn)行記錄，每個(gè)板塊之間可適當(dāng)空行，以增強(qiáng)文檔的可讀性。4.編號(hào)與排版：會(huì)議記錄文檔應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為“年份+月份+會(huì)議序號(hào)”，例如“20240305”表示2024年3月第5次會(huì)議記錄。文檔排版應(yīng)整齊美觀，段落縮進(jìn)一致，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)范。五、會(huì)議記錄審核與修改1.審核流程：會(huì)議記錄完成后，記錄人員應(yīng)首先進(jìn)行自我檢查，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。然后提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審核，主持人應(yīng)在收到記錄后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。2.修改要求：記錄人員根據(jù)主持人的審核意見，及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行修改完善。對(duì)于修改較大的內(nèi)容，應(yīng)在修改處進(jìn)行標(biāo)注，并注明修改原因。修改后的會(huì)議記錄再次提交主持人審核，直至審核通過。3.審核記錄：行政部應(yīng)建立會(huì)議記錄審核臺(tái)賬，記錄每次會(huì)議記錄的審核情況，包括審核時(shí)間、審核人、修改意見和最終審核結(jié)果等信息，以便追溯和查詢。六、會(huì)議記錄分發(fā)與存檔1.分發(fā)范圍：審核通過的會(huì)議記錄應(yīng)按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，一般包括參會(huì)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人以及需要了解會(huì)議內(nèi)容的其他人員。分發(fā)名單由會(huì)議主持人確定，行政部負(fù)責(zé)具體的分發(fā)工作。2.分發(fā)方式：會(huì)議記錄以電子文檔形式通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)在郵件主題中注明“[會(huì)議名稱]會(huì)議記錄”，方便收件人識(shí)別和查閱。對(duì)于涉及機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議記錄，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行加密處理和特殊分發(fā)。3.存檔要求：行政部負(fù)責(zé)將審核通過的會(huì)議記錄進(jìn)行存檔，存檔期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。存檔文件應(yīng)按照會(huì)議類型、時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和檢索。同時(shí)，定期對(duì)存檔的會(huì)議記錄進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、會(huì)議記錄查閱與使用1.查閱權(quán)限：?jiǎn)T工因工作需要查閱會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)向行政部提出申請(qǐng)，說明查閱目的和所需查閱的會(huì)議記錄范圍。行政部根據(jù)申請(qǐng)情況，審核查閱權(quán)限，對(duì)于涉及機(jī)密信息的會(huì)議記錄，需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.使用規(guī)范：查閱人員在查閱會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播或篡改會(huì)議記錄內(nèi)容。如需引用會(huì)議記錄中的信息，應(yīng)注明出處，并確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反查閱與使用規(guī)范的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，同時(shí)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、會(huì)議記錄與績(jī)效考核掛鉤1.考核指標(biāo)：將會(huì)議記錄工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性納入記錄人員的績(jī)效考核指標(biāo)體系。具體考核指標(biāo)包括會(huì)議記錄內(nèi)容的錯(cuò)誤率、審核通過率、按時(shí)完成率等。2.考核標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定各項(xiàng)考核指標(biāo)的具體標(biāo)準(zhǔn)，例如會(huì)議記錄內(nèi)容錯(cuò)誤率不得超過[X]%，審核通過率應(yīng)達(dá)到[X]%以上，按時(shí)完成率應(yīng)達(dá)到[X]%以上等。對(duì)于達(dá)到或超過考核標(biāo)準(zhǔn)的記錄人員，給予相應(yīng)的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于未達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的記錄人員，按照績(jī)效管理制度進(jìn)行扣分處理。3.績(jī)效反饋：行政部定期將會(huì)議記錄工作的績(jī)效考核結(jié)果反饋給記錄人員，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)建議，幫助記錄人員提高會(huì)議記錄工作水平。九、培訓(xùn)與支持1.培訓(xùn)計(jì)劃：行政部定期組織會(huì)議記錄相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括所有可能承擔(dān)會(huì)議記錄工作的員工。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋會(huì)議記錄的基本要求、技巧、格式規(guī)范、審核流程等方面。2.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)方式采用內(nèi)部培訓(xùn)課程、案例分析、模擬演練等多種形式相結(jié)合，以提高培訓(xùn)效果。同時(shí)，邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的記錄人員分享工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，為新員工提供實(shí)踐指導(dǎo)。3.技術(shù)支持：行政部為記錄人員提供必要的技術(shù)支持，包括文字處理軟件的使用培訓(xùn)、記錄工具的配備等，確保記錄人員能夠熟練運(yùn)用相關(guān)技術(shù)工