行政會(huì)議記錄與決策跟蹤執(zhí)行表通用工具模板一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等各類組織的常規(guī)行政會(huì)議（如周例會(huì)、月度工作會(huì)、專題研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等），核心價(jià)值在于通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄實(shí)現(xiàn)會(huì)議信息的完整留存，同時(shí)通過決策事項(xiàng)的拆解與跟蹤，保證會(huì)議成果落地見效，避免“議而不決、決而不行”的問題，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率與管理透明度。特別適用于需要明確責(zé)任分工、跟進(jìn)進(jìn)度節(jié)點(diǎn)的會(huì)議場(chǎng)景，助力管理者實(shí)時(shí)掌握工作推進(jìn)情況。二、全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確會(huì)議框架與記錄重點(diǎn)梳理會(huì)議基本信息：提前與會(huì)議組織者確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、會(huì)議目標(biāo)及議程，保證記錄方向與會(huì)議核心目標(biāo)一致。準(zhǔn)備記錄工具：根據(jù)會(huì)議復(fù)雜程度選擇記錄方式（電子文檔/紙質(zhì)表格），提前打開本模板，填寫“會(huì)議基本信息”模塊（含會(huì)議名稱、日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員等），標(biāo)注待補(bǔ)充的空白項(xiàng)。熟悉議題與背景資料：若有會(huì)議議題提前下發(fā)，需提前熟悉相關(guān)背景（如項(xiàng)目進(jìn)展、待解決問題、歷史決策等），避免記錄時(shí)因信息不足遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。（二）會(huì)中記錄：聚焦核心信息，保證準(zhǔn)確完整按議程順序記錄討論內(nèi)容：以會(huì)議議程為框架，逐項(xiàng)記錄各議題的討論要點(diǎn)，重點(diǎn)關(guān)注不同參會(huì)人員的觀點(diǎn)分歧、共識(shí)意見，避免記錄個(gè)人主觀評(píng)價(jià)，客觀呈現(xiàn)討論過程。示例：議題“Q3市場(chǎng)推廣方案調(diào)整”，需記錄“經(jīng)理提出增加短視頻投放預(yù)算，理由是用戶觸達(dá)率提升20%；總監(jiān)反對(duì)，認(rèn)為應(yīng)優(yōu)先優(yōu)化現(xiàn)有渠道轉(zhuǎn)化率，雙方同意各提交數(shù)據(jù)支撐”。明確決策事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)：對(duì)會(huì)議最終形成的決策（如“通過Q3推廣方案”“預(yù)算審批上限為10萬元”），需單獨(dú)標(biāo)注“【決策】”字樣；對(duì)需執(zhí)行的具體任務(wù)（如“經(jīng)理于3日內(nèi)提交渠道轉(zhuǎn)化率數(shù)據(jù)”“部門負(fù)責(zé)方案落地，9月1日啟動(dòng)”），需記錄為“【行動(dòng)項(xiàng)】”，并同步提取“負(fù)責(zé)人”“交付成果”“截止時(shí)間”三要素。實(shí)時(shí)標(biāo)注待確認(rèn)信息：對(duì)討論中未明確、需會(huì)后補(bǔ)充的內(nèi)容（如“待財(cái)務(wù)部核實(shí)預(yù)算明細(xì)”“需法務(wù)部審核合同條款”），標(biāo)注“【待確認(rèn)】”，會(huì)后及時(shí)跟進(jìn)補(bǔ)充。（三）會(huì)后整理：規(guī)范文檔輸出，同步任務(wù)清單24小時(shí)內(nèi)完成記錄初稿：根據(jù)會(huì)中筆記，整理會(huì)議記錄，保證邏輯清晰、語言簡(jiǎn)練，重點(diǎn)突出“決策事項(xiàng)”“行動(dòng)項(xiàng)”“待確認(rèn)事項(xiàng)”，刪除無關(guān)討論細(xì)節(jié)。審核與修訂：初稿完成后，提交會(huì)議主持人審核，重點(diǎn)核對(duì)決策表述準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人與截止時(shí)間明確性，根據(jù)審核意見修改完善，形成最終版會(huì)議記錄。分發(fā)與同步：通過郵件、企業(yè)等方式將最終版會(huì)議記錄同步至所有參會(huì)人員，抄送相關(guān)執(zhí)行部門；同步提取“行動(dòng)項(xiàng)”至“決策跟蹤執(zhí)行表”，明確責(zé)任人、進(jìn)度更新節(jié)點(diǎn)及匯報(bào)要求，啟動(dòng)跟蹤流程。（四）跟蹤執(zhí)行：動(dòng)態(tài)監(jiān)控進(jìn)度，保證閉環(huán)管理定期更新執(zhí)行狀態(tài)：行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需按約定時(shí)間（如每周五下班前）在“決策跟蹤執(zhí)行表”中更新“當(dāng)前進(jìn)度”“存在問題”“需協(xié)調(diào)資源”，記錄人每周匯總進(jìn)度，向管理層匯報(bào)整體推進(jìn)情況。預(yù)警與催辦：對(duì)臨近截止日期未完成的行動(dòng)項(xiàng)，記錄人需提前2天提醒負(fù)責(zé)人；對(duì)逾期未完成的，需協(xié)同部門負(fù)責(zé)人分析原因（如資源不足、流程卡點(diǎn)），推動(dòng)問題解決。閉環(huán)確認(rèn)：行動(dòng)項(xiàng)完成后，負(fù)責(zé)人需提交交付成果（如報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)表等），經(jīng)記錄人、主持人確認(rèn)后，在“完成狀態(tài)”欄標(biāo)注“已完成”，并歸檔相關(guān)資料，形成“決策-執(zhí)行-反饋-歸檔”的完整閉環(huán)。三、模板結(jié)構(gòu)與填寫說明（一）會(huì)議記錄模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱例：公司2023年第三季度行政工作例會(huì)會(huì)議日期年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)例：總部301會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議號(hào)：*）主持人記錄人參會(huì)人員（含主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)人員，標(biāo)注“缺席”及原因，如“*經(jīng)理：出差”）缺席人員會(huì)議目標(biāo)（例：總結(jié)Q2行政工作，明確Q3重點(diǎn)任務(wù)及資源分配）會(huì)議議程與記錄議題一：議題名稱討論內(nèi)容：1.部門匯報(bào)：Q2后勤保障問題（如食堂滿意度下降15%）及原因分析；2.主管建議：增加菜品多樣性，引入第三方評(píng)估機(jī)制；3.總監(jiān)補(bǔ)充：需控制成本增幅，建議優(yōu)先解決員工反饋集中的早餐質(zhì)量問題。決策：【決策】同意從9月起調(diào)整食堂早餐品類，由部門牽頭制定方案，9月10日前提交行政部審核。行動(dòng)項(xiàng)：1.負(fù)責(zé)人：*（后勤主管）；2.交付成果：食堂早餐調(diào)整方案；3.截止時(shí)間：2023年9月10日；4.協(xié)同資源：行政部預(yù)算支持（上限5000元）。待確認(rèn)：食堂供應(yīng)商是否同意調(diào)整供應(yīng)品類（記錄人會(huì)后跟進(jìn)）。議題二：議題名稱討論內(nèi)容：（按實(shí)際討論要點(diǎn)記錄，突出觀點(diǎn)與結(jié)論）…（其他議題）附件與備注|（可附會(huì)議議程、PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表等文件清單）|（二）決策跟蹤執(zhí)行表模板決策事項(xiàng)（對(duì)應(yīng)會(huì)議記錄中的【決策】?jī)?nèi)容，簡(jiǎn)明描述核心結(jié)論）關(guān)聯(lián)會(huì)議（例：2023年8月15日第三季度行政工作例會(huì)）行動(dòng)項(xiàng)列表序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述（需明確“做什么”，如“制定食堂早餐調(diào)整方案”）負(fù)責(zé)人（直接責(zé)任人，避免“相關(guān)部門”等模糊表述）協(xié)同部門/人員（需配合的部門或個(gè)人，如“財(cái)務(wù)部預(yù)算審核”）交付成果（需提交的具體內(nèi)容，如“方案文檔含成本預(yù)估、供應(yīng)商溝通記錄”）計(jì)劃開始時(shí)間截止時(shí)間當(dāng)前進(jìn)度（例：方案初稿完成/待審核/進(jìn)行中/已完成）進(jìn)度更新日期存在問題與風(fēng)險(xiǎn)（例：供應(yīng)商對(duì)品類調(diào)整報(bào)價(jià)較高，需進(jìn)一步談判）需協(xié)調(diào)資源（例：申請(qǐng)?jiān)黾宇A(yù)算2000元）完成狀態(tài)□未開始□進(jìn)行中□已完成□延期□取消完成時(shí)間（實(shí)際）（僅“已完成”狀態(tài)填寫）備注（如延期原因、特殊情況說明）四、使用關(guān)鍵提示（一）記錄準(zhǔn)確性原則客觀中立：記錄時(shí)避免加入個(gè)人觀點(diǎn)，不修改參會(huì)人員的原話表述，對(duì)存疑內(nèi)容可標(biāo)注“發(fā)言人未明確”或“需核實(shí)”。關(guān)鍵信息不遺漏：決策事項(xiàng)的結(jié)論、行動(dòng)項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人-時(shí)間-成果”三要素必須完整，避免“盡快”“適時(shí)”等模糊時(shí)間表述，明確具體日期（如“9月30日前”而非“月底前”）。（二）行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行性責(zé)任到人：每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)僅指定1名直接負(fù)責(zé)人，避免多頭管理導(dǎo)致責(zé)任不清；協(xié)同部門需明確具體對(duì)接人（如“財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)”而非“財(cái)務(wù)部”）。成果可檢驗(yàn)：交付成果需具體、可量化（如“用戶調(diào)研報(bào)告樣本量≥500份”而非“完成調(diào)研”），便于后續(xù)驗(yàn)收。（三）跟蹤動(dòng)態(tài)化管理定期同步：建議建立“周進(jìn)度-月總結(jié)”跟蹤機(jī)制，每周更新執(zhí)行表，每月在例會(huì)上通報(bào)整體進(jìn)展，對(duì)滯后項(xiàng)目重點(diǎn)分析原因。靈活調(diào)整：若因客觀變化需調(diào)整行動(dòng)項(xiàng)（如截止時(shí)間、負(fù)責(zé)人），需經(jīng)原會(huì)議主持人審批后更新執(zhí)行表，并同步告知相關(guān)方，避免信息不同步。（四）文檔