項(xiàng)目合同管理及跟蹤模板一、應(yīng)用場景解析本模板適用于各類項(xiàng)目中的合同全生命周期管理場景，涵蓋工程建設(shè)、軟件開發(fā)、咨詢服務(wù)、物資采購等多類型項(xiàng)目。無論是企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)接外部合作方，還是跨部門協(xié)作的項(xiàng)目合同管理，均可通過本模板實(shí)現(xiàn)合同的規(guī)范化起草、審批、執(zhí)行、變更及歸檔，解決合同散亂存放、履約進(jìn)度滯后、變更流程混亂、結(jié)算爭議頻發(fā)等問題，保證項(xiàng)目合同管理“有據(jù)可依、有跡可循”，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，提升項(xiàng)目交付效率。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同準(zhǔn)備與起草階段明確需求與合同類型項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)（如軟件開發(fā)、設(shè)備采購、咨詢服務(wù)等），梳理合作雙方權(quán)利義務(wù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任等核心需求，確定合同類型（如技術(shù)服務(wù)合同、采購合同、工程承包合同等）。示例：軟件開發(fā)項(xiàng)目需明確需求文檔范圍、測試標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、維護(hù)期條款等。收集基礎(chǔ)資料收集合作方主體資格資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）、項(xiàng)目立項(xiàng)文件、預(yù)算批復(fù)、技術(shù)方案等，保證合同內(nèi)容與項(xiàng)目實(shí)際需求一致。起草合同文本基于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或通用示范文本），結(jié)合項(xiàng)目需求填寫具體條款，包括：合同主體信息（甲方、乙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）；合同標(biāo)的（服務(wù)內(nèi)容、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量等）；合同金額（含單價(jià)、總價(jià)，明確是否含稅及稅率）；履行期限（開始/結(jié)束時(shí)間、關(guān)鍵里程碑節(jié)點(diǎn)）；付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付條件）；違約責(zé)任（逾期履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等的違約金計(jì)算方式）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院）。（二）合同評(píng)審與簽訂階段內(nèi)部多部門評(píng)審提交合同文本至相關(guān)部門評(píng)審，重點(diǎn)審核：法務(wù)部門：條款合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無效、爭議解決約定不明等）；財(cái)務(wù)部門：金額與預(yù)算匹配性、付款節(jié)點(diǎn)合理性、發(fā)票類型要求；業(yè)務(wù)部門：技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、履約周期是否滿足項(xiàng)目需求；風(fēng)控部門（如有）：合作方履約能力、項(xiàng)目潛在風(fēng)險(xiǎn)（如政策變動(dòng)、市場波動(dòng)等）。評(píng)審?fù)ㄟ^后，由法務(wù)專員*出具《合同評(píng)審意見表》，各部門簽字確認(rèn)。外部溝通與修訂將評(píng)審后的合同文本與合作方（乙方）溝通，根據(jù)對(duì)方意見進(jìn)行修訂（如需），保證雙方對(duì)條款理解一致，修訂過程需形成書面記錄（如《合同修訂記錄表》）。正式簽訂與歸檔雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章），合同生效。合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，原件由行政部*統(tǒng)一歸檔（至少一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份），同步將電子版錄入合同管理系統(tǒng)（如有），并同步更新《合同臺(tái)賬》。（三）合同執(zhí)行與跟蹤階段建立履約跟蹤臺(tái)賬以合同為單位，建立《合同履約跟蹤表》，動(dòng)態(tài)記錄履約進(jìn)展，核心字段包括：合同編號(hào)、合同名稱、乙方名稱、合同金額、履行期限、關(guān)鍵里程碑節(jié)點(diǎn)（如“需求確認(rèn)完成”“開發(fā)進(jìn)度50%”“測試報(bào)告提交”等）、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間、履約狀態(tài)（正常/延期/異常）、存在問題、責(zé)任人（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*）、跟進(jìn)記錄等。定期履約檢查項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*按月（或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）組織履約檢查，對(duì)照《合同履約跟蹤表》核對(duì)乙方交付成果（如階段性報(bào)告、測試文檔、交付物等）、進(jìn)度是否符合約定，檢查結(jié)果需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)（如《履約確認(rèn)單》）。示例：咨詢服務(wù)項(xiàng)目中，每月需核查乙方提交的工作月報(bào)是否覆蓋合同約定服務(wù)內(nèi)容，服務(wù)成果是否通過甲方驗(yàn)收。問題處理與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警發(fā)覺履約異常（如延期、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），立即啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：輕微問題：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*與乙方溝通，要求限期整改，整改結(jié)果需書面反饋；嚴(yán)重問題（如重大延期、違約）：形成《合同履約風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告》，上報(bào)項(xiàng)目總監(jiān)*及法務(wù)部門，評(píng)估是否采取暫停付款、解除合同等措施。（四）合同變更管理階段變更申請與初審因項(xiàng)目需求調(diào)整、政策變化等原因需變更合同時(shí)由乙方或甲方提出《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容（如標(biāo)的物調(diào)整、金額增減、履行期限延長等）、變更后條款及對(duì)項(xiàng)目的影響。變更評(píng)審與審批《合同變更申請表》經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門評(píng)審（流程同合同簽訂階段評(píng)審），確認(rèn)變更必要性及合規(guī)性后，由項(xiàng)目總監(jiān)*審批。簽訂補(bǔ)充協(xié)議與更新臺(tái)賬審批通過后，雙方簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》（明確變更條款、生效時(shí)間等），并同步更新《合同臺(tái)賬》和《合同履約跟蹤表》，保證新舊條款一致，避免信息沖突。（五）合同結(jié)算與歸檔階段結(jié)算條件核對(duì)合同履行完畢后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*核對(duì)乙方是否完成全部履約義務(wù)（如驗(yàn)收合格、質(zhì)保期到期等），確認(rèn)結(jié)算金額（含尾款、違約金、質(zhì)保金等）是否準(zhǔn)確。結(jié)算資料提交與審核乙方提交《結(jié)算申請表》及配套資料（如驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、履約證明等），甲方財(cái)務(wù)部門審核金額準(zhǔn)確性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*核對(duì)履約情況，法務(wù)部門審核結(jié)算條款與合同/補(bǔ)充協(xié)議一致性。付款與資料歸檔審核通過后，按合同約定付款方式辦理付款（如尾款支付需扣除質(zhì)保金），付款憑證由財(cái)務(wù)部*留存。合同全部履行完畢（含質(zhì)保期到期后），將合同文本、評(píng)審意見、補(bǔ)充協(xié)議、履約記錄、結(jié)算資料等整理成冊，與合同原件一并歸檔，歸檔資料保存期限不少于合同履行期后5年。三、核心模板表格（一）合同基本信息登記表序號(hào)合同編號(hào)合同名稱甲方名稱乙方名稱合同金額（元）簽訂日期履行期限合同類型負(fù)責(zé)人備注1HT-2024-001軟件開發(fā)項(xiàng)目合同科技有限公司信息技術(shù)有限公司500,0002024-03-012024-03-01至2024-08-31技術(shù)服務(wù)合同張*含10%質(zhì)保金2HT-2024-002辦公設(shè)備采購合同集團(tuán)有限公司商貿(mào)有限公司200,0002024-04-152024-04-15至2024-05-15采購合同李*分三期付款（二）合同履約跟蹤表合同編號(hào)合同名稱乙方名稱關(guān)鍵里程碑節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履約狀態(tài)存在問題責(zé)任人跟進(jìn)記錄HT-2024-001軟件開發(fā)項(xiàng)目合同信息技術(shù)有限公司需求規(guī)格說明書確認(rèn)2024-03-152024-03-18正常無張*已確認(rèn)，雙方簽字HT-2024-001軟件開發(fā)項(xiàng)目合同信息技術(shù)有限公司開發(fā)進(jìn)度50%2024-05-012024-05-05正常無張*提交階段性報(bào)告，通過評(píng)審HT-2024-002辦公設(shè)備采購合同商貿(mào)有限公司設(shè)備交付2024-05-102024-05-12延期2天物流延誤李*已協(xié)調(diào)物流，設(shè)備已簽收（三）合同變更申請表合同編號(hào)合同名稱變更原因變更內(nèi)容原條款變更后條款對(duì)項(xiàng)目影響申請人申請日期HT-2024-001軟件開發(fā)項(xiàng)目合同甲方需求調(diào)整新增“數(shù)據(jù)可視化模塊”原合同不含數(shù)據(jù)功能增加“數(shù)據(jù)可視化模塊開發(fā)，費(fèi)用80,000元”項(xiàng)目周期延長10天，總金額增至580,000元張*2024-06-10HT-2024-002辦公設(shè)備采購合同乙方庫存不足臺(tái)式機(jī)型號(hào)調(diào)整原采購A型號(hào)臺(tái)式機(jī)20臺(tái)調(diào)整為B型號(hào)臺(tái)式機(jī)20臺(tái)（單價(jià)相同）無影響王*2024-04-20（四）合同結(jié)算臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱乙方名稱合同金額（元）預(yù)付款（元）進(jìn)度款（元）尾款（元）質(zhì)保金（元）已付金額（元）應(yīng)付金額（元）結(jié)算狀態(tài)發(fā)票號(hào)HT-2024-001軟件開發(fā)項(xiàng)目合同信息技術(shù)有限公司580,00058,000232,000291,00058,000290,000291,000已結(jié)算5678HT-2024-002辦公設(shè)備采購合同商貿(mào)有限公司200,00040,000120,00040,0000160,00040,000部分結(jié)算87654321四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性，避免模糊表述合同中的“重要條款”（如交付標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任）需量化、具體化，避免使用“盡快”“原則上”等模糊詞匯。示例：“驗(yàn)收合格”需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“通過甲方組織的第三方測試，測試報(bào)告得分≥90分”）；“逾期付款違約金”需明確計(jì)算方式（如“按逾期金額每日0.05%計(jì)算”）。（二）信息動(dòng)態(tài)更新，保證臺(tái)賬準(zhǔn)確性《合同臺(tái)賬》《合同履約跟蹤表》需實(shí)時(shí)更新，任何合同變更、履約進(jìn)展、付款情況均需在發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)錄入，避免信息滯后導(dǎo)致管理脫節(jié)。（三）審批流程規(guī)范，嚴(yán)禁越權(quán)操作合同評(píng)審、變更、結(jié)算等環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格履行審批權(quán)限，未經(jīng)相關(guān)部門評(píng)審或超越審批權(quán)限的合同不得簽訂，變更協(xié)議需經(jīng)雙方書面確認(rèn)，避免口頭協(xié)議帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警前置，主動(dòng)防控履約風(fēng)險(xiǎn)建立“周跟蹤、月復(fù)盤”機(jī)制，對(duì)臨近關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、存在延期風(fēng)險(xiǎn)的合同提前7天發(fā)出預(yù)警，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*牽頭制定應(yīng)對(duì)措施（如增加資源、調(diào)整