采購流程標準化操作手冊合同審核與執(zhí)行模塊一、模塊適用范圍與應(yīng)用場景本模塊適用于企業(yè)各類采購項目（包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等）的合同審核與全流程管理環(huán)節(jié)，覆蓋從合同文本準備到最終履約完成的全周期操作。具體應(yīng)用場景包括：新采購項目合同簽訂前的多部門聯(lián)合審核；合同履行過程中的進度跟蹤、變更管理及風險預(yù)警；合同收尾階段的驗收、結(jié)算與歸檔；涉及合同糾紛的初步處理與協(xié)調(diào)。適用對象包括采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)需求部門及供應(yīng)商，保證各環(huán)節(jié)職責清晰、協(xié)同高效。二、合同審核與執(zhí)行全流程操作指引（一）合同前置準備階段操作目標：保證合同基礎(chǔ)信息準確、供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)，為后續(xù)審核與執(zhí)行奠定基礎(chǔ)。需求與供應(yīng)商確認業(yè)務(wù)需求部門提交《采購需求申請表》（明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量標準等），經(jīng)采購部門審核確認后，確定最終供應(yīng)商。采購專員*通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)查詢供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、過往履約評價等），保證資質(zhì)在有效期內(nèi)且無不良記錄。合同文本準備采購專員*根據(jù)采購結(jié)果，選擇對應(yīng)類型的合同模板（如購銷合同、服務(wù)合同等），填寫合同基本信息（合同編號、簽約主體、合同金額、簽訂日期等）。業(yè)務(wù)需求部門配合提供技術(shù)附件（如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)方案等），法務(wù)部門提供標準法律條款模板，保證合同內(nèi)容與采購需求一致。（二）合同多部門審核階段操作目標：通過法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門專業(yè)審核，規(guī)避法律風險、財務(wù)風險及履約風險。法務(wù)部門審核（重點：法律條款合規(guī)性）法務(wù)專員*審核合同主體是否具備簽約資格（如供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍與合同內(nèi)容匹配）、合同條款是否符合《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)。重點檢查違約責任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等關(guān)鍵條款是否明確，是否存在法律漏洞。審核完成后，在《合同審核流程表》（見表1）中填寫法務(wù)審核意見，標注“通過”“需修改”或“不通過”，并說明修改理由。財務(wù)部門審核（重點：金額與支付條款合理性）財務(wù)專員*審核合同金額與采購預(yù)算是否匹配，付款方式（如預(yù)付款、進度款、尾款比例）、支付節(jié)點是否符合公司財務(wù)制度。檢查發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時間、稅率等約定是否合規(guī)，避免稅務(wù)風險。審核完成后，在《合同審核流程表》中填寫財務(wù)審核意見，重點關(guān)注資金安全與成本控制。業(yè)務(wù)需求部門審核（重點：技術(shù)參數(shù)與履約可行性）業(yè)務(wù)部門負責人*審核合同中的技術(shù)規(guī)格、交付標準、服務(wù)期限等是否與采購需求一致，保證供應(yīng)商能夠按約定履約。核對驗收標準、售后支持條款（如質(zhì)保期、維修響應(yīng)時間）是否符合實際使用需求。審核完成后，在《合同審核流程表》中填寫業(yè)務(wù)審核意見，確認技術(shù)條款無遺漏或歧義。最終審批采購部門匯總各部門審核意見，對修改內(nèi)容與供應(yīng)商溝通確認后，形成《合同審批匯總表》。根據(jù)合同金額分級審批權(quán)限（如10萬元以下由采購經(jīng)理審批；10-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經(jīng)理*審批），完成最終審批流程。（三）合同簽訂與用印管理階段操作目標：保證合同簽訂流程規(guī)范，用印安全合規(guī)。合同文本確認與打印采購專員*根據(jù)最終審批意見，輸出正式合同文本（一式三份：采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份），保證文本內(nèi)容與審批版本一致，無涂改或增刪。用印申請與登記采購專員*填寫《合同用印申請表》，附《合同審批匯總表》及最終版合同文本，經(jīng)行政部審核用印權(quán)限后，到指定印章保管部門用印。用印時需核對合同文本與申請材料一致，并在《合同用印登記簿》中記錄用印日期、合同編號、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。合同交付與存檔采購專員在合同用印后2個工作日內(nèi)，將供應(yīng)商聯(lián)交付給供應(yīng)商對接人（要求簽字確認收訖），同步將采購部門聯(lián)、財務(wù)部門聯(lián)分別交至對應(yīng)部門存檔。將合同掃描件至采購管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，便于后續(xù)查詢。（四）合同執(zhí)行跟蹤階段操作目標：實時監(jiān)控合同履行進度，及時識別并處理履約風險。履約計劃制定采購專員根據(jù)合同約定的交付/服務(wù)時間節(jié)點，制定《合同執(zhí)行跟蹤表》（見表2），明確關(guān)鍵里程碑（如生產(chǎn)完成、物流發(fā)貨、現(xiàn)場安裝、階段性驗收等），并分配跟蹤責任人（如采購專員、業(yè)務(wù)對接人*）。進度監(jiān)控與溝通責任人按節(jié)點跟蹤履約進展，通過電話、郵件或系統(tǒng)提醒等方式與供應(yīng)商溝通，獲取實時進度信息（如生產(chǎn)訂單號、物流單號、完成比例等）。若出現(xiàn)延遲風險（如供應(yīng)商生產(chǎn)延誤、物流異常），供應(yīng)商需提前3個工作日提交《履約延期說明》，采購部門組織評估影響并制定應(yīng)對方案（如調(diào)整交付時間、啟動備用供應(yīng)商等）。變更管理（如需）合同履行過程中如需變更（如數(shù)量增減、技術(shù)參數(shù)調(diào)整、交付時間變更等），由業(yè)務(wù)需求部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響。采購部門組織法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門重新審核變更條款，經(jīng)原審批權(quán)限人批準后，簽訂《合同補充協(xié)議》，并同步更新《合同執(zhí)行跟蹤表》及系統(tǒng)檔案。（五）合同收尾與歸檔階段操作目標：規(guī)范合同驗收、結(jié)算流程，保證資料完整可追溯。驗收管理業(yè)務(wù)需求部門根據(jù)合同約定的驗收標準，在供應(yīng)商交付后5個工作日內(nèi)組織驗收（可邀請技術(shù)、質(zhì)檢部門參與），填寫《合同驗收單》（見表3），明確驗收結(jié)論（合格/不合格）、不合格項及整改要求。若驗收不合格，供應(yīng)商需在約定期限內(nèi)完成整改，重新驗收合格后方可進入結(jié)算流程。結(jié)算與付款財務(wù)部門收到《合同驗收單》及供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票后，核對合同金額、付款節(jié)點、發(fā)票信息無誤，按財務(wù)流程辦理付款。采購專員*在付款完成后，在《合同執(zhí)行跟蹤表》中標記“已結(jié)算”，同步更新供應(yīng)商履約評價記錄（如交付及時率、質(zhì)量合格率等）。歸檔管理采購專員*在合同結(jié)算完成后10個工作日內(nèi)，收集合同全過程資料（包括采購需求申請、審批流程表、合同文本、補充協(xié)議、驗收單、發(fā)票等），整理成冊并編號。將紙質(zhì)檔案移交至公司檔案室，電子檔案備份至服務(wù)器，檔案保存期限不少于合同終止后5年。三、配套工具表格模板表1：合同審核流程表合同編號合同名稱簽約主體合同金額審核部門審核人審核意見修改說明審核日期CG-2024-001辦公設(shè)備采購合同科技有限公司￥80,000.00法務(wù)部張*條第5條違約責任需明確具體賠償比例修改為“逾期交付每按日0.05%支付違約金”2024-03-01財務(wù)部李*付款方式：預(yù)付款30%，驗收后付70%無需修改2024-03-02業(yè)務(wù)部王*技術(shù)參數(shù)與需求一致無需修改2024-03-03最終審批人趙*（采購經(jīng)理）審批結(jié)論□通過□需修改□不通過審批日期2024-03-04表2：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號供應(yīng)商合同金額關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人進度說明風險記錄CG-2024-001科技有限公司￥80,000.00簽訂合同2024-03-042024-03-04采購專員*已完成用印無生產(chǎn)完成2024-03-252024-03-26業(yè)務(wù)對接人*延遲1天，因原材料供應(yīng)問題已協(xié)調(diào)供應(yīng)商加急，預(yù)計不影響整體交付物流發(fā)貨2024-03-272024-03-27采購專員*已發(fā)貨，單號：SF0無驗收合格2024-04-03待完成業(yè)務(wù)對接人*預(yù)計按計劃驗收無表3：合同驗收單合同編號CG-2024-001合同名稱辦公設(shè)備采購合同供應(yīng)商科技有限公司驗收部門行政部驗收日期2024-04-03驗收地點公司辦公樓1樓驗收內(nèi)容序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量質(zhì)量標準1臺式電腦ThinkCentreM70010臺符合合同附件3技術(shù)參數(shù)2打印機HPLaserJetPro2臺符合合同附件3技術(shù)參數(shù)驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格項說明：________________________）驗收人簽字劉*（行政部）供應(yīng)商簽字陳*（供應(yīng)商代表）日期2024-04-03四、關(guān)鍵風險點與操作注意事項（一）合同審核階段法律條款風險：法務(wù)部門需重點審核合同主體資格、違約責任、爭議解決方式等條款，避免使用模糊表述（如“違約金適當承擔”），需明確具體計算標準或金額。財務(wù)條款風險：付款節(jié)點與供應(yīng)商履約進度需掛鉤，避免預(yù)付款比例過高（一般不超過30%），尾款需保留至驗收合格后支付（一般不低于10%）。技術(shù)條款風險：業(yè)務(wù)部門需保證技術(shù)參數(shù)、驗收標準可量化、可檢測，避免使用“優(yōu)良”“合格”等主觀表述，需明確具體指標（如“故障率≤1%”）。（二）合同執(zhí)行階段履約延遲風險：采購專員需定期跟蹤進度，對延遲風險提前預(yù)警，避免因未及時溝通導致交付逾期影響業(yè)務(wù)使用。變更管理風險：合同變更必須簽訂書面補充協(xié)議，嚴禁口頭約定或單方面修改，保證變更內(nèi)容經(jīng)各方確認后生效。驗收流程風險：驗收需由多部門共同參與（如業(yè)務(wù)、技術(shù)、采購），驗收標準需與合同條款一致，避免因驗收寬松導致后續(xù)質(zhì)量問題。（三）檔案管