合同審批及跟蹤管理工具使用指南一、工具背景與目標在企業(yè)日常運營中，合同作為明確雙方權(quán)責、保障交易安全的核心文件，其管理效率直接影響業(yè)務(wù)推進速度與風險控制水平。本工具旨在通過標準化流程、規(guī)范化模板與全周期跟蹤機制，解決合同審批流程混亂、執(zhí)行進度不透明、歷史檔案追溯困難等問題，實現(xiàn)合同從“發(fā)起”到“歸檔”的全生命周期管理，提升協(xié)同效率，降低合規(guī)風險。二、適用場景與核心價值（一）典型應用場景采購合同管理：企業(yè)采購原材料、設(shè)備或服務(wù)時，需對供應商資質(zhì)、合同條款、付款條件等進行審批，并跟蹤履約進度（如交付時間、質(zhì)量驗收）。銷售合同審批：對外銷售產(chǎn)品或提供服務(wù)時，需審核客戶信用、價格條款、交付周期等，保證合同條款符合企業(yè)利益，并跟進回款情況。服務(wù)協(xié)議簽署：與咨詢機構(gòu)、外包服務(wù)商等簽訂服務(wù)合同時需明確服務(wù)范圍、成果標準、付費節(jié)點，并監(jiān)控服務(wù)執(zhí)行質(zhì)量?？绮块T協(xié)作合同：企業(yè)內(nèi)部各部門（如市場部與研發(fā)部）合作項目需簽署責任協(xié)議時，通過工具明確分工、權(quán)責與時間節(jié)點，避免推諉。（二）核心價值流程標準化：統(tǒng)一合同審批節(jié)點與職責，避免“口頭審批”“越權(quán)審批”等不規(guī)范操作。進度可視化：實時查看合同所處審批階段、執(zhí)行進度，提前預警逾期風險（如付款延遲、交付超期）。風險可控化：通過法務(wù)、財務(wù)等專業(yè)部門審核，減少合同條款漏洞（如違約責任不明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬不清）。檔案便捷化：電子化存儲合同文本及相關(guān)附件，支持按關(guān)鍵詞、日期、合同類型快速檢索，提升歷史合同查閱效率。三、全流程操作指南（一）合同發(fā)起：需求提報與信息錄入操作目標：明確合同需求，完成基礎(chǔ)信息填寫，提交審批。步驟說明：發(fā)起申請：登錄合同管理系統(tǒng)，“新建合同”，選擇合同類型（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等）。填寫基礎(chǔ)信息：合同名稱：需簡潔明確，包含合作方、合同內(nèi)容、年份等關(guān)鍵信息（例：“公司與*科技有限公司2024年設(shè)備采購合同”）。合作方信息：填寫對方單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人（*某）、聯(lián)系電話（虛擬號碼，如138）、地址（例：北京市朝陽區(qū)路號）。合同主體：我方單位名稱、簽約人（*某，需為授權(quán)代表）、所屬部門。合同金額：大寫與小寫金額需一致，明確幣種（人民幣/美元等）。合同期限：起始日期、截止日期，以及關(guān)鍵時間節(jié)點（如付款日、交付日、驗收日）。附件：包括合作方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）、合同草案（需經(jīng)業(yè)務(wù)部門初步擬定）、技術(shù)參數(shù)說明書、報價單等。提交審批：確認信息無誤后，提交至下一審批節(jié)點（通常為部門負責人）。關(guān)鍵點：合同名稱需唯一，避免重復；合作方信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，保證“三證合一”；金額填寫需準確，大小寫一致。（二）審批流轉(zhuǎn)：多節(jié)點審核與意見反饋操作目標：通過法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門等多環(huán)節(jié)審核，保證合同合法合規(guī)、條款合理。步驟說明：部門負責人審核：審核重點：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、金額是否在部門預算內(nèi)、合作方是否經(jīng)前期考察合格。操作：通過系統(tǒng)查看合同附件，填寫審批意見（如“同意，請法務(wù)審核”或“需補充技術(shù)參數(shù)詳情，退回修改”），提交至下一節(jié)點。法務(wù)部門審核：審核重點：合同條款是否合法（如是否符合《民法典》規(guī)定）、違約責任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰、爭議解決方式是否合理（如約定訴訟管轄地）。操作：對條款存疑處標注（如“第5條交付期限需明確具體日期，模糊表述‘盡快’無效”），通過系統(tǒng)退回業(yè)務(wù)部門修改，或?qū)徍送ㄟ^后提交財務(wù)部門。財務(wù)部門審核：審核重點：付款方式是否符合財務(wù)制度、付款節(jié)點與履約進度是否匹配、稅費計算是否準確、對方發(fā)票信息是否完整。操作：對金額較大（如超過50萬元）的合同，需評估企業(yè)現(xiàn)金流風險，填寫“建議分三期付款”等意見，審核通過后提交至最終審批人（如總經(jīng)理/分管副總）。最終審批：審核重點：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標、金額是否在授權(quán)范圍內(nèi)、風險是否可控。操作：審批人可通過系統(tǒng)查看全流程審批記錄，“同意”后進入簽署環(huán)節(jié)，或“駁回”并說明理由（如“合作方信用評級不足，暫不簽約”）。關(guān)鍵點：審批節(jié)點需根據(jù)合同金額、類型設(shè)置（如10萬元以下合同可跳過法務(wù)審核）；審批意見需具體明確，避免“同意”等模糊表述；駁回時需說明修改要求，避免反復退回。（三）合同簽署：用印管理與文本歸檔操作目標：完成合同簽署，保證合同文本生效并安全歸檔。步驟說明：正式文本：審批通過后，系統(tǒng)自動帶審批記錄的正式合同文本（PDF格式），由業(yè)務(wù)部門打印。用印申請：登錄用印管理系統(tǒng)，已打印的合同文本，填寫用印份數(shù)（通常一式兩份，雙方各執(zhí)一份）、用印人（*某）、領(lǐng)取事由，提交至行政/法務(wù)部門。用印審核與蓋章：行政/法務(wù)部門核對合同文本與審批記錄是否一致，檢查用印份數(shù)是否合規(guī)，無誤后加蓋企業(yè)公章（合同騎縫章需同時加蓋）。用印完成后，掃描已蓋章合同文本，至合同管理系統(tǒng)，與電子版存檔。文本分發(fā)：業(yè)務(wù)部門將一份正本合同交合作方，另一份正本存檔于檔案室，副本（含審批記錄、附件）由業(yè)務(wù)部門留存。關(guān)鍵點：合同文本需與審批版本一致，嚴禁私自修改；用印前需檢查合同關(guān)鍵條款（如金額、日期、雙方簽字）是否完整；掃描件需清晰可辨，保證電子檔案有效性。（四）執(zhí)行跟蹤：履約進度監(jiān)控與異常預警操作目標：實時跟蹤合同履行情況，及時發(fā)覺并處理履約風險。步驟說明：制定跟蹤計劃：合同生效后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款制定跟蹤表，明確關(guān)鍵節(jié)點（如“2024年3月1日前交付設(shè)備”“2024年6月30日前完成驗收”）、責任人（*某）、跟蹤頻率（如周/月度）。進度更新與反饋：責任人定期在系統(tǒng)中更新節(jié)點進度（如“設(shè)備已交付，物流單號：SF”），交付憑證（如簽收單、照片）。若節(jié)點延遲（如因供應商原因未按時交付），需在系統(tǒng)中填寫延遲原因、預計完成時間，并提交風險預警。異常處理：系統(tǒng)對超期未完成的節(jié)點自動發(fā)送預警提醒（郵件/系統(tǒng)消息）給業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門與合作方溝通協(xié)商，簽訂補充協(xié)議（如延期交付條款）或啟動違約條款（如扣除違約金）。驗收與確認：合同履約完成后（如驗收合格、款項付清），由驗收人（*某）在系統(tǒng)中填寫驗收報告，驗收證明（如驗收合格單、發(fā)票），確認合同履行完畢。關(guān)鍵點：關(guān)鍵節(jié)點需可量化、可考核（如“驗收合格”需有書面證明）；延遲原因需真實可追溯，避免“虛假更新”；驗收環(huán)節(jié)需多部門參與（如技術(shù)部、財務(wù)部），保證履約質(zhì)量。（五）歸檔閉環(huán)：歷史合同管理與復盤分析操作目標：實現(xiàn)合同全周期檔案管理，為后續(xù)業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持。步驟說明：歸檔整理：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批記錄、附件、驗收報告等紙質(zhì)材料統(tǒng)一移交檔案室，檔案管理員編號存檔（如“采2024-001”）。系統(tǒng)中電子檔案標記為“已歸檔”，包含所有電子版文件（合同文本、掃描件、跟蹤記錄等）。數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析：系統(tǒng)自動合同臺賬，按合同類型、金額、審批時長、履約率等維度統(tǒng)計（如“2024年Q1采購合同平均審批時長5天，履約率98%”）。業(yè)務(wù)部門定期分析履約異常原因（如某供應商延遲交付率30%），優(yōu)化合作方管理策略。檔案查詢與借閱：內(nèi)部人員需查詢歷史合同時通過系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞（合同編號、合作方名稱）申請，經(jīng)部門負責人審批后可查看電子版，紙質(zhì)檔案借閱需登記（借閱人、借閱時間、歸還時間）。關(guān)鍵點：歸檔材料需完整，避免缺失附件；檔案編號需唯一，便于檢索；借閱權(quán)限需分級管理，保證信息安全。四、核心模板與填寫示例（一）合同審批表（模板）字段名稱填寫說明示例合同編號系統(tǒng)自動（格式：年份+部門簡稱+流水號，如“采2024-001”）采2024-001合同名稱包含合作方、內(nèi)容、年份公司與*科技有限公司2024年辦公設(shè)備采購合同合作方全稱與營業(yè)執(zhí)照一致*科技有限公司合作方統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108我方簽約人需為授權(quán)代表（可提供授權(quán)書）*張合同金額（大寫）中文數(shù)字人民幣伍萬元整合同金額（小寫）阿拉伯數(shù)字+幣種￥50,000.00合同期限起始-截止日期2024年1月1日至2024年12月31日關(guān)鍵節(jié)點付款日、交付日、驗收日等付款日：2024年1月10日；交付日：2024年2月1日；驗收日：2024年2月10日合同類型采購/銷售/服務(wù)/合作等采購合同附件清單文件名稱（例：營業(yè)執(zhí)照、合同草案、報價單）1.*科技有限公司營業(yè)執(zhí)照；2.辦公設(shè)備報價單；3.設(shè)備技術(shù)參數(shù)說明書部門負責人意見需明確“同意”或“修改意見”同意，請法務(wù)審核法務(wù)部門意見對條款的審核意見（可標注具體條款）第3條質(zhì)量標準需補充“符合國家GB/T19001-2016標準”，退回修改財務(wù)部門意見付款方式、稅費等審核意見建議分期付款：簽約后付30%，驗收后付60%，質(zhì)保期滿后付10%最終審批意見最終審批人簽字同意，按流程簽署。*李（總經(jīng)理）審批日期最終審批完成日期2024年1月15日（二）合同執(zhí)行跟蹤表（模板）字段名稱填寫說明示例合同編號與審批表一致采2024-001合同名稱與審批表一致公司與*科技有限公司2024年辦公設(shè)備采購合同關(guān)鍵節(jié)點合同約定的里程碑（交付、驗收、付款等）設(shè)備交付計劃完成日期合同約定的節(jié)點時間2024年2月1日實際完成日期節(jié)點實際完成時間2024年2月5日進度狀態(tài)未開始/進行中/已完成/逾期已完成責任人跟蹤節(jié)點執(zhí)行人*王進度描述節(jié)點執(zhí)行情況（需具體）設(shè)備已于2月5日送達，物流單號SF，簽收人：*趙延遲原因（如有）逾期時填寫因春節(jié)假期物流延遲，提前與合作方溝通，已達成一致預警標識是否觸發(fā)預警（是/否）否附件憑證相關(guān)證明（簽收單、照片等）1.設(shè)備簽收單；2.現(xiàn)場交付照片更新日期進度信息填寫日期2024年2月6日五、關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避（一）合同條款審核要點主體資格：合作方需提供最新營業(yè)執(zhí)照，保證在有效期內(nèi)且未被列入經(jīng)營異常名錄；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）需具備相關(guān)許可證。權(quán)利義務(wù)對等：避免“霸王條款”（如“我方任意解除合同，無需承擔違約責任”），違約責任需雙方對等（如延遲交付與延遲付款的違約比例一致）。爭議解決：優(yōu)先約定由企業(yè)所在地法院管轄或仲裁機構(gòu)仲裁，避免約定對方所在地管轄（增加維權(quán)成本）。（二）審批時效管理明確各節(jié)點審批時限（如部門負責人2個工作日內(nèi)審核，法務(wù)3個工作日內(nèi)審核），超時未審批自動升級至上級領(lǐng)導；緊急合同可啟用“加急審批”流程，縮短審批周期。（三）信息安全與保密合同文本及附件涉及商業(yè)秘密，僅限審批人、執(zhí)行人查閱；系統(tǒng)需設(shè)置權(quán)限分級（如普通員工僅能查看自己發(fā)起的合同，管理員可查看全部合同）；嚴禁通過QQ等非加密渠道傳輸合同文件。（四）異常情況處理審批退回：退回時需明確修改要求（如“補充供應商報價單”），業(yè)務(wù)部門修改后重新提交，避免“無限期退回”。合同變更：履行過程中需變更條款（如金額調(diào)整、期限延長），需簽訂補充協(xié)議，重新履行審批流程，嚴禁口頭約定。違約處理：對方違約時，業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)收集證據(jù)（如延遲交付證明），提交法務(wù)部門評估是否啟動法律程序，避免超過訴訟