行政文件歸檔與保存管理模板一、適用工作場景本模板適用于各類企事業(yè)單位、機關及社會團體在日常行政管理中產(chǎn)生的各類文件的歸檔與保存管理，具體包括但不限于：公司內(nèi)部紅頭文件、管理制度、工作流程等規(guī)范性文件；會議紀要、工作報告、請示批復等事務性文件；人事檔案（勞動合同、入職登記表、考核記錄等）、財務憑證（報銷單、發(fā)票、合同等）專項文件；項目資料（立項報告、實施方案、驗收報告等）專項文件；對外往來函件、合作協(xié)議、證照復印件等協(xié)作性文件；電子文件（郵件、掃描件、電子表格等）的歸檔與備份管理。二、標準化操作流程（一）文件收集：全面覆蓋，責任到人明確收集范圍：根據(jù)文件類型（如綜合類、人事類、財務類、項目類），制定《文件分類目錄》（詳見第三部分“配套工具模板”），保證各類應歸檔文件不遺漏。落實收集責任：各部門指定專人（如*部門助理）作為本部門文件歸檔責任人，負責本部門日常文件的收集、初步整理；行政部統(tǒng)籌全局，每月25日前向各部門發(fā)出《文件歸檔提醒函》，督促按時提交。收集時間要求：月度文件：次月5日前完成收集；年度專項文件（如年度總結、審計報告）：次年1月10日前完成收集；即時性文件（如緊急通知、重要函件）：收到后3個工作日內(nèi)提交行政部。（二）文件分類：邏輯清晰，層級分明一級分類（按部門/職能）：根據(jù)文件形成部門或核心職能分為“綜合管理部”“人力資源部”“財務部”“項目部”等（可根據(jù)企業(yè)實際調整）。二級分類（按文件類型）：在一級分類下，按文件性質進一步細分，例如：綜合管理部：制度類、會議類、證照類、檔案類；人力資源部：招聘類、合同類、考核類、福利類；財務部：憑證類、報表類、稅務類、審計類。三級分類（按年度/項目）：在二級分類下，按年份或項目名稱細化，例如“2024年制度類”“項目實施方案類”。（三）文件編碼：唯一標識，便于檢索采用“一級分類縮寫-二級分類縮寫-年度-流水號”的編碼規(guī)則，保證每份文件有唯一編碼。示例：綜合管理部制度類2024年第3份文件：ZD-ZD-2024-003；人力資源部招聘類2023年第15份文件：RL-ZP-2023-015；項目部項目實施方案類2024年第1份文件：XM-XF-2024-001。注：分類縮寫可由企業(yè)自定義（如“ZD”代表制度、“RL”代表人事），需形成《文件分類編碼規(guī)則》并在內(nèi)部公示。（四）文件整理：規(guī)范裝訂，信息完整檢查文件完整性：核對文件是否有缺頁、漏簽、模糊不清等情況，重要文件（如合同、制度）需保證簽字、蓋章手續(xù)齊全。排序與裝訂：按文件形成時間或邏輯順序排序（如會議紀要按會議時間、請示批復按請示日期）；使用無酸紙檔案夾或訂書機（左側裝訂）固定，避免使用金屬夾（易氧化損壞文件）；多頁文件需加蓋“騎縫章”（僅限合同、重要協(xié)議類文件）。填寫文件標簽：在檔案夾右上角粘貼統(tǒng)一格式的《文件標簽》，標注“文件編碼+文件名稱+年度+歸檔日期+責任人”，例如：“ZD-ZD-2024-003-公司考勤管理制度-2024-01-15-*行政”。（五）文件歸檔：有序存放，交接清晰編制歸檔清單：行政部根據(jù)整理后的文件，填寫《文件歸檔登記表》（詳見第三部分），記錄文件編碼、名稱、形成部門、歸檔日期、存放位置等信息。移交與簽收：各部門將整理好的文件連同《文件歸檔登記表》一并移交至行政部檔案管理員；檔案管理員核對文件與清單是否一致，確認無誤后雙方簽字確認，各執(zhí)一份備查。實體存放：按文件編碼順序存入專用檔案柜，檔案柜外貼“一級分類標簽”（如“綜合管理部”“財務部”）；每個檔案柜內(nèi)層放置《檔案柜目錄卡》，標注該柜存放的文件分類及編碼范圍；涉密文件需單獨存放于帶密碼鎖的保密柜，并由專人管理。（六）后續(xù)管理：動態(tài)維護，安全可控定期檢查：檔案管理員每季度對檔案柜進行一次檢查，查看文件是否受潮、蟲蛀、破損，發(fā)覺問題及時處理（如更換檔案夾、干燥除濕）。借閱管理：借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（詳見第三部分），說明借閱原因、歸還日期，經(jīng)部門負責人審批后，檔案管理員方可借出；涉密文件借閱需經(jīng)分管領導審批，且借閱期間不得帶離辦公區(qū)域；借閱期限一般不超過7個工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前3天申請。電子文件備份：每月將新增電子文件刻錄成光盤或存儲至企業(yè)專用服務器，備份文件需加密并設置訪問權限；電子檔案需定期（每季度）檢查可讀性，防止存儲介質損壞導致數(shù)據(jù)丟失。到期鑒定與銷毀：對超過保存期限的文件（如財務憑證保存10年、一般文件保存5年，具體參照《檔案法》及企業(yè)規(guī)定），由行政部組織鑒定小組（含檔案管理員、法務專員、部門負責人）進行鑒定；確認無保存價值的文件，填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由兩人以上監(jiān)銷并在銷毀記錄上簽字，嚴禁私自丟棄或出售。三、配套工具模板（一）文件分類目錄表一級分類（部門/職能）二級分類（文件類型）三級分類（年度/項目）分類說明及示例綜合管理部制度類2024年公司內(nèi)部管理制度、流程規(guī)范，如《考勤管理制度》《辦公用品管理辦法》會議類2024年Q1季度經(jīng)營分析會、月度例會紀要，含參會人員、決議事項證照類永久公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證復印件（需加蓋公章）人力資源部合同類2023-2024勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議，按員工姓名排序考核類年度年度績效考核表、獎懲記錄，含員工姓名、考核結果財務部憑證類2024年1-3月原始憑證（發(fā)票、報銷單）、記賬憑證，按月份裝訂報表類季度資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表，需財務負責人簽字項目部實施方案類項目項目立項報告、實施方案、進度計劃，含項目編號、負責人驗收類項目項目驗收報告、客戶反饋意見，需雙方蓋章確認（二）文件歸檔登記表歸檔日期文件編碼文件名稱形成部門/人份數(shù)頁數(shù)存放位置（柜-層-格）責任人備注2024-01-15ZD-ZD-2024-003公司考勤管理制度綜合管理部/*行政15綜合管理部-1層-1格*行政含修訂版記錄2024-01-18RL-ZP-2023-015勞動合同人力資源部/*人事13人力資源部-2層-3格*人事合同期限：2023-20262024-01-20XM-XF-2024-001項目實施方案項目部/*225項目部-3層-2格*含附件預算表（三）檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案名稱/編碼借閱原因審批人備注*市場部2024-03-012024-03-05ZD-ZD-2023-008-市場推廣方案參考過往活動策劃*市場經(jīng)理已確認借閱權限*趙六財務部2024-03-022024-03-04RL-ZP-2022-009-離職證明辦理社保轉移*財務總監(jiān)涉密文件，現(xiàn)場查閱四、關鍵管理要點（一）文件完整性控制重要文件（如合同、制度）需在正式生效后3個工作日內(nèi)提交歸檔，避免因拖延導致文件丟失；電子文件需同時保存原始格式（如Word、PDF）及可編輯格式，保證內(nèi)容可追溯。（二）保密與安全涉密文件（如商業(yè)計劃書、財務數(shù)據(jù)）需標注“秘密”字樣，借閱需經(jīng)部門負責人及分管領導雙簽批；檔案柜需上鎖，鑰匙由檔案管理員及行政部負責人分別保管，密碼每季度更換一次。（三）人員與培訓檔案管理員需具備檔案管理基礎知識，每年參加至