企業(yè)辦公物品管理手冊(cè)第一章總則1.1手冊(cè)目的為規(guī)范企業(yè)辦公物品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、保管及報(bào)廢等全流程管理，提高物品使用效率，避免資源浪費(fèi)，保障辦公秩序，特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門(mén)辦公物品（如文具、耗材、設(shè)備配件等）的管理活動(dòng)，涉及申購(gòu)、審批、入庫(kù)、領(lǐng)用、歸還、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)。1.3職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)辦公物品的統(tǒng)一采購(gòu)、入庫(kù)登記、庫(kù)存管理、盤(pán)點(diǎn)組織及報(bào)廢處置；各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公物品的合理申領(lǐng)、規(guī)范使用、日常保管及需求提報(bào)；財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)辦公物品采購(gòu)費(fèi)用的審核與報(bào)銷(xiāo)，參與報(bào)廢物品的價(jià)值評(píng)估；員工：按需領(lǐng)用、妥善保管辦公物品，避免損壞或浪費(fèi)。第二章辦公物品管理全流程2.1物品申購(gòu)與審批步驟說(shuō)明：需求提報(bào)：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際辦公需求，由部門(mén)負(fù)責(zé)人*填寫(xiě)《辦公物品申購(gòu)表》（詳見(jiàn)第三章），注明物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，提交至行政部。需求審核：行政部對(duì)申購(gòu)需求的合理性進(jìn)行審核（如是否為必需品、數(shù)量是否合理），審核通過(guò)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)采購(gòu)流程（如比價(jià)、定點(diǎn)供應(yīng)商合作）實(shí)施采購(gòu)，緊急物品可優(yōu)先處理，但需同步補(bǔ)辦審批手續(xù)。關(guān)鍵要求：申購(gòu)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，非必需品或超量申購(gòu)將不予審批；月度常規(guī)申購(gòu)（如文具、紙張）需在每月25日前提報(bào)，臨時(shí)緊急申購(gòu)需提前1個(gè)工作日說(shuō)明原因。2.2物品入庫(kù)與登記步驟說(shuō)明：到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，行政部指定倉(cāng)庫(kù)管理員*與申購(gòu)部門(mén)代表共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申購(gòu)一致，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《辦公物品入庫(kù)登記表》（詳見(jiàn)第三章）。信息錄入：倉(cāng)庫(kù)管理員*將入庫(kù)信息錄入企業(yè)辦公物品管理系統(tǒng)，唯一物品編碼（規(guī)則：類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)，如“WB2024001”），并粘貼物品標(biāo)簽（含編碼、名稱(chēng)、入庫(kù)日期）。入庫(kù)上架：驗(yàn)收合格物品按類(lèi)別、規(guī)格分類(lèi)存放于指定倉(cāng)庫(kù)區(qū)域（如文具區(qū)、耗材區(qū)、設(shè)備配件區(qū)），填寫(xiě)《倉(cāng)庫(kù)物品存放位置表》備查。關(guān)鍵要求：驗(yàn)收時(shí)發(fā)覺(jué)物品缺失、損壞或與申購(gòu)不符，需立即聯(lián)系供應(yīng)商處理，不得入庫(kù)；系統(tǒng)錄入需保證信息準(zhǔn)確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致領(lǐng)用混亂。2.3物品領(lǐng)用與歸還步驟說(shuō)明：領(lǐng)用申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，通過(guò)辦公系統(tǒng)或填寫(xiě)《辦公物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第三章），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、領(lǐng)用人及用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批后提交至行政部。物品發(fā)放：倉(cāng)庫(kù)管理員*核對(duì)審批信息后，按領(lǐng)用數(shù)量發(fā)放物品，領(lǐng)用人當(dāng)場(chǎng)核對(duì)物品規(guī)格、數(shù)量并簽字確認(rèn)（《領(lǐng)用登記表》詳見(jiàn)第三章）。歸還管理：以下情況需歸還物品：?jiǎn)T工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，將所領(lǐng)用的reusable物品（如計(jì)算器、U盤(pán)、辦公設(shè)備等）交還行政部，由倉(cāng)庫(kù)管理員*檢查確認(rèn)后辦理歸還手續(xù)；物品使用完畢且無(wú)后續(xù)需求（如活動(dòng)剩余物資、臨時(shí)借用的設(shè)備），需在3個(gè)工作日內(nèi)歸還至行政部。關(guān)鍵要求：個(gè)人專(zhuān)用物品（如工牌、鑰匙）不納入領(lǐng)用流程，由行政部統(tǒng)一配發(fā)；歸還物品需保證功能完好、清潔整潔，損壞或丟失按《企業(yè)物品賠償管理辦法》處理（另行制定）。2.4庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)與維護(hù)步驟說(shuō)明：定期盤(pán)點(diǎn)：行政部每月末組織一次全面盤(pán)點(diǎn)，各部門(mén)指定專(zhuān)人配合，核對(duì)實(shí)物數(shù)量與系統(tǒng)數(shù)據(jù)，填寫(xiě)《辦公物品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》（詳見(jiàn)第三章），保證賬實(shí)相符。差異處理：盤(pán)點(diǎn)發(fā)覺(jué)盤(pán)盈（實(shí)物多于系統(tǒng)記錄）或盤(pán)虧（實(shí)物少于系統(tǒng)記錄）時(shí)，需查明原因：盤(pán)盈：核查是否為漏錄入庫(kù)或多發(fā)，確認(rèn)后補(bǔ)錄系統(tǒng)；盤(pán)虧：核查是否為領(lǐng)用未登記、損壞或丟失，責(zé)任人需說(shuō)明情況，行政部匯總后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批處理。庫(kù)存預(yù)警：倉(cāng)庫(kù)管理員*每周核查庫(kù)存數(shù)量，對(duì)低于安全庫(kù)存量（如常用筆芯、A4紙等可設(shè)定1個(gè)月用量）的物品，及時(shí)啟動(dòng)申購(gòu)流程，避免斷供。關(guān)鍵要求：盤(pán)點(diǎn)需現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)，不得估算，保證數(shù)據(jù)真實(shí)；安全庫(kù)存量由行政部根據(jù)歷史使用數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)調(diào)整，每季度更新一次。2.5物品報(bào)廢與處置步驟說(shuō)明：報(bào)廢申請(qǐng)：物品因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無(wú)法使用時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)《辦公物品報(bào)廢申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第三章），注明物品名稱(chēng)、編碼、報(bào)廢原因、數(shù)量及殘值評(píng)估，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審核后提交行政部。鑒定審批：行政部聯(lián)合財(cái)務(wù)部、技術(shù)部（如涉及設(shè)備）對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本高于重置價(jià)值后，報(bào)總經(jīng)理*審批。處置執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部按以下方式處置：有殘值物品（如電子設(shè)備、金屬配件）：通過(guò)公開(kāi)拍賣(mài)、二手平臺(tái)轉(zhuǎn)讓或回收公司處理，所得收入上交財(cái)務(wù)部；無(wú)殘值物品（如破損文具、過(guò)期耗材）：按環(huán)保要求分類(lèi)處理（如不可回收垃圾投放至指定垃圾桶）。關(guān)鍵要求：報(bào)廢物品不得私自留存或丟棄，需全程登記備查；涉及涉密或高價(jià)值物品（如服務(wù)器、加密設(shè)備）報(bào)廢，需按企業(yè)保密規(guī)定執(zhí)行，保證數(shù)據(jù)徹底清除。第三章常用管理表格模板3.1辦公物品申購(gòu)表申購(gòu)部門(mén)申購(gòu)日期申請(qǐng)人*聯(lián)系方式序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位12部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批：行政部審核：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批：簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：3.2辦公物品入庫(kù)登記表入庫(kù)日期物品編碼物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位入庫(kù)數(shù)量供應(yīng)商生產(chǎn)日期/批號(hào)驗(yàn)收人*倉(cāng)庫(kù)管理員*備注：3.3辦公物品領(lǐng)用申請(qǐng)表領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用日期領(lǐng)用人*用途序號(hào)物品編碼物品名稱(chēng)單位12備注：3.4辦公物品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表盤(pán)點(diǎn)日期盤(pán)點(diǎn)人*監(jiān)盤(pán)人*倉(cāng)庫(kù)區(qū)域物品編碼物品名稱(chēng)賬面數(shù)量實(shí)盤(pán)數(shù)量盤(pán)點(diǎn)結(jié)果：賬實(shí)相符□差異需處理□部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字：行政部負(fù)責(zé)人簽字：日期：3.5辦公物品報(bào)廢申請(qǐng)表報(bào)廢部門(mén)報(bào)廢日期申請(qǐng)人*物品名稱(chēng)物品編碼規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量報(bào)廢原因殘值評(píng)估技術(shù)鑒定意見(jiàn)（技術(shù)部/行政部）：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)：簽字：日期：簽字：日期：總經(jīng)理*審批：處置結(jié)果：簽字：日期：簽字：日期：第四章管理注意事項(xiàng)4.1規(guī)范操作要求嚴(yán)格執(zhí)行申購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、報(bào)廢流程，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自領(lǐng)用或處置物品；物品領(lǐng)用需“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”，禁止將辦公物品用于私人用途；倉(cāng)庫(kù)管理員*需定期檢查庫(kù)存環(huán)境（如通風(fēng)、防潮、防火），保證物品存儲(chǔ)安全。4.2責(zé)任追究機(jī)制因個(gè)人保管不當(dāng)導(dǎo)致物品損壞或丟失，需按物品折舊價(jià)值賠償（具體標(biāo)準(zhǔn)參照《企業(yè)物品賠償管理辦法》）；部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)本部門(mén)物品使用情況負(fù)管理責(zé)任，若出現(xiàn)嚴(yán)重浪費(fèi)或違規(guī)操作，將納入部門(mén)績(jī)效考核。4.3安全與保密要求涉密辦公物品（如印章、保密文件柜、涉密設(shè)備）需單獨(dú)存放，領(lǐng)用需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)*雙重審批；倉(cāng)庫(kù)嚴(yán)禁煙火，配備消防器材，定期檢查電路安