安環(huán)部檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安環(huán)部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，為公司安全生產(chǎn)和環(huán)境保護(hù)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司安環(huán)部在安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則安環(huán)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司安全生產(chǎn)和環(huán)境保護(hù)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）安環(huán)部負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)安環(huán)部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和安環(huán)工作要求。2.審核檔案管理制度、工作計(jì)劃和重要檔案資料，對檔案管理工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)安環(huán)部檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等日常工作。2.制定檔案管理工作計(jì)劃，建立健全檔案管理工作流程和規(guī)章制度。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。6.參與檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（三）各崗位人員職責(zé)1.在工作過程中，及時將形成的各類文件資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時收集。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔工作，提供必要的信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.安全生產(chǎn)類安全生產(chǎn)管理制度安全生產(chǎn)責(zé)任制安全操作規(guī)程安全檢查記錄隱患排查治理檔案安全培訓(xùn)教育檔案事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄安全生產(chǎn)許可證及相關(guān)證件檔案2.環(huán)境保護(hù)類環(huán)境管理制度環(huán)境監(jiān)測報告污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄環(huán)境事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄環(huán)保審批文件及相關(guān)證件檔案3.職業(yè)健康類職業(yè)健康管理制度職業(yè)健康體檢報告職業(yè)病防治檔案勞動防護(hù)用品發(fā)放記錄4.安環(huán)部工作類部門工作計(jì)劃、總結(jié)會議記錄工作請示、報告安環(huán)工作統(tǒng)計(jì)報表（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別順序號”的形式。2.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類，用大寫字母表示，如“A”代表安全生產(chǎn)類，“B”代表環(huán)境保護(hù)類，“C"代表職業(yè)健康類，“D”代表安環(huán)部工作類。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如：2023年安全生產(chǎn)類的第一份檔案編號為“2023A0001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的與安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)相關(guān)的文件、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。2.公司內(nèi)部制定的安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全檢查、隱患排查治理、環(huán)境監(jiān)測、職業(yè)健康體檢等工作中形成的記錄、報告。4.各類安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)培訓(xùn)、會議、活動的資料。5.安全生產(chǎn)許可證、環(huán)保審批文件等相關(guān)證件的辦理、變更、年檢資料。6.安環(huán)部工作中產(chǎn)生的各類文件、報表、總結(jié)等。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的完整性和及時性。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.按照檔案的形成時間順序或重要程度，對檔案進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.對破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時入庫保管。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案臺賬，便于查詢和管理。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（二）保管期限1.安全生產(chǎn)類檔案安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程長期保存。安全檢查記錄、隱患排查治理檔案保存期限為5年。安全培訓(xùn)教育檔案、事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄保存期限為3年。安全生產(chǎn)許可證及相關(guān)證件檔案長期保存。2.環(huán)境保護(hù)類檔案環(huán)境管理制度長期保存。環(huán)境監(jiān)測報告、污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄保存期限為5年。環(huán)境事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄保存期限為3年。環(huán)保審批文件及相關(guān)證件檔案長期保存。3.職業(yè)健康類檔案職業(yè)健康管理制度長期保存。職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病防治檔案保存期限為10年。勞動防護(hù)用品發(fā)放記錄保存期限為3年。4.安環(huán)部工作類檔案部門工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、工作請示、報告等保存期限為3年。安環(huán)工作統(tǒng)計(jì)報表保存期限為5年。（三）保管方式1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)安環(huán)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)安環(huán)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、復(fù)制。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司安環(huán)部檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱的檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給第三方。七、檔案保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.查閱和借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，確保檔案的流向可追溯。4.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（二）銷毀程序1.檔案保管期滿后，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)安環(huán)部負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、執(zhí)行人等信息，保存期限為[X]年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立安環(huán)部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為公司安環(huán)工作提供便捷的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔