檔案管理制度文庫(kù)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司/組織的各類檔案資料。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做好檔案的借閱、歸還等工作，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件、資料、圖表等的收集和整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的章程、制度、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料。2.人事管理類：包括員工的招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等文件材料。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件材料。4.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購(gòu)、銷售合同等不同類別，具體分類可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化。5.基本建設(shè)類：包括公司/組織的基本建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括公司/組織的設(shè)備儀器采購(gòu)、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等文件材料。7.聲像檔案類：包括公司/組織的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：包括公司/組織在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用層次分類編碼法，具體如下：1.一級(jí)編碼：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表人事管理類，“C”代表財(cái)務(wù)管理類等。2.二級(jí)編碼：采用兩位數(shù)字表示該類別下的一級(jí)類目，如“A01”表示行政管理類中的公司/組織章程，“A02”表示制度等。3.三級(jí)編碼：采用三位數(shù)字表示該類目下的二級(jí)類目，如“A01001”表示公司章程的具體文件編號(hào)。4.四級(jí)編碼：對(duì)于有多個(gè)版本或不同年度的檔案，采用四位數(shù)字表示版本號(hào)或年度，如“A010012020”表示公司章程2020年版本。檔案編號(hào)應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，便于識(shí)別和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)等文件材料。3.本部門召開會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。5.本部門員工的人事檔案材料，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核表、獎(jiǎng)懲記錄等。6.本部門涉及的財(cái)務(wù)文件、憑證、報(bào)表等。7.本部門參與的基本建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器采購(gòu)等相關(guān)文件材料。8.本部門形成的聲像資料，如照片、錄音、錄像等。9.本部門在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案資料進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)保持文件的原始面貌，不得隨意涂改、損壞。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，將同一類別的檔案資料集中在一起。行政管理類：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，如先排列公司/組織章程，再排列制度、決議等。人事管理類：按照員工檔案的類別，如個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核表、獎(jiǎng)懲記錄等分別整理，同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列。財(cái)務(wù)管理類：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，各類別按照時(shí)間順序排列。業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，如市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理等，分別按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序進(jìn)行整理?；窘ㄔO(shè)類：按照項(xiàng)目建設(shè)的階段，如規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等分別整理，每個(gè)階段的文件按照時(shí)間順序排列。設(shè)備儀器類：按照設(shè)備儀器的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)分別整理，每個(gè)環(huán)節(jié)的文件按照時(shí)間順序排列。聲像檔案類：按照照片、錄音、錄像等類別進(jìn)行整理，同一類別的聲像資料按照拍攝時(shí)間或錄制時(shí)間順序排列，并注明拍攝或錄制的內(nèi)容、地點(diǎn)、人物等信息。電子檔案類：按照電子文件的類別和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行整理，建立電子文件目錄，注明文件的名稱、日期、來源等信息。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，按照檔案編號(hào)規(guī)則，在每份檔案資料上加蓋編號(hào)章或貼上編號(hào)標(biāo)簽，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容一致。3.裝訂編目：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。同時(shí)，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、報(bào)警器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間，以保證檔案的保存環(huán)境適宜。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，防止蟲害和鼠害對(duì)檔案的破壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序進(jìn)行排列上架，存放整齊有序。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采用專柜存放或進(jìn)行特殊保護(hù)。2.聲像檔案保管：聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類保管，如照片應(yīng)沖洗成照片冊(cè)或裝裱后存放，錄音、錄像帶應(yīng)存放在專用的磁帶盒中，并注明相關(guān)信息。對(duì)于電子聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)按照電子文件的類別和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并異地保存。電子檔案的保管應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織的章程、制度、重要決議、決定、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)合同、人事檔案等。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的文件、資料、報(bào)表等。檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案登記一致。清查工作每年至少進(jìn)行一次，清查內(nèi)容包括：1.核對(duì)檔案的數(shù)量，檢查檔案是否齊全、完整，有無丟失、損壞等情況。2.檢查檔案的整理情況，檔案分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否規(guī)范，裝訂是否整齊等。3.檢查檔案的保管環(huán)境，檔案庫(kù)房的溫濕度是否符合要求，消防、安全設(shè)施是否正常運(yùn)行等。4.對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審查，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出處理意見。清查工作結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將清查結(jié)果上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱本公司/組織的檔案資料。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱本公司/組織檔案資料的，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)員工的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案資料，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱期限等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱本公司/組織檔案資料的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位或個(gè)人的名稱、查閱目的、查閱檔案的名稱、編號(hào)等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱過程中，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像檔案資料，如需摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外部借閱：外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱本公司/組織檔案資料的，應(yīng)提交借閱申請(qǐng)函，注明借閱單位或個(gè)人的名稱、借閱目的、借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱單位或個(gè)人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保檔案資料的安全。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和對(duì)外提供。2.查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔、完整，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案資料。3.檔案資料的查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。4.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得對(duì)檔案資料進(jìn)行拍照、錄像、復(fù)制等操作。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并注明復(fù)制用途。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面，綜合考慮檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，將擬鑒定的檔案清單提交給檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。3.對(duì)于需要銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔