檔案借閱借出制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱借出行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中涉及檔案借閱借出的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。3.方便工作需要，提高檔案利用效率，同時(shí)對(duì)借閱借出行為進(jìn)行規(guī)范管理。二、檔案借閱借出的范圍（一）可借閱的檔案范圍1.與員工日常工作相關(guān)的一般性業(yè)務(wù)檔案，如合同副本、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，用于內(nèi)部培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)的參考性檔案。3.按照法律法規(guī)要求，可供查閱的公開(kāi)或半公開(kāi)檔案。（二）限制借閱的檔案范圍1.涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等重要敏感信息的檔案。2.尚未完成審批流程或處于保密期內(nèi)的特定檔案。3.法律規(guī)定不得隨意借閱的檔案，如涉及訴訟案件的相關(guān)檔案等。（三）禁止借出的檔案范圍1.公司保存的原始檔案正本，原則上不得借出公司。2.珍貴、稀有且具有不可復(fù)制性的檔案。三、檔案借閱申請(qǐng)流程（一）填寫(xiě)申請(qǐng)表1.借閱人需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)明確借閱人的部門(mén)、姓名、聯(lián)系方式等基本信息。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審批1.借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱目的與工作需要相符，并簽字批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人需進(jìn)一步評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，并提出明確的審批意見(jiàn)。（三）檔案管理部門(mén)審批1.檔案管理部門(mén)收到經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行二次審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的可借閱性、借閱期限的合理性、借閱人資格等。如申請(qǐng)符合規(guī)定，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（四）特殊情況審批對(duì)于超出常規(guī)借閱范圍或涉及特殊情況的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照公司內(nèi)部審批程序進(jìn)行，確保審批意見(jiàn)的嚴(yán)肅性和合規(guī)性。四、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的借閱登記。2.登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名及部門(mén)、檔案名稱(chēng)及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期、審批意見(jiàn)等。（二）領(lǐng)取檔案1.借閱人憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員與借閱人共同核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門(mén)向借閱人發(fā)放《檔案借閱憑證》，借閱人需妥善保管，以備查詢(xún)和歸還檔案時(shí)使用。借閱憑證應(yīng)注明借閱檔案的相關(guān)信息及借閱期限等重要內(nèi)容。五、檔案借出規(guī)定（一）借出審批1.原則上檔案不得借出公司。如因特殊工作需要必須借出的，需按照以下流程進(jìn)行審批：借閱人填寫(xiě)《檔案借出申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借出檔案的必要性、借出期限、歸還保證措施等內(nèi)容。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或重要檔案的借出申請(qǐng)，需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)與借閱人簽訂《檔案借出協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、檔案歸還時(shí)間及違約責(zé)任等條款。（二）借出手續(xù)辦理1.借閱人憑審批通過(guò)的《檔案借出申請(qǐng)表》和《檔案借出協(xié)議》到檔案管理部門(mén)辦理借出手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)擬借出的檔案進(jìn)行再次核對(duì)和清點(diǎn)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.借閱人在《檔案借出登記簿》上簽字確認(rèn)領(lǐng)取檔案，并注明借出日期和預(yù)計(jì)歸還日期。（三）借出期限1.檔案借出期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.延長(zhǎng)后的借出期限累計(jì)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借出檔案的保管1.借閱人應(yīng)對(duì)借出的檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損、丟失或銷(xiāo)毀檔案。2.在檔案借出期間，借閱人應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案歸還規(guī)定（一）按時(shí)歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門(mén)。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.續(xù)借手續(xù)的辦理流程與借閱申請(qǐng)流程相同，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批同意。（二）歸還驗(yàn)收1.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人共同對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、是否有損壞或涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等問(wèn)題，借閱人應(yīng)說(shuō)明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）歸還登記1.檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，在《檔案借閱登記表》或《檔案借出登記簿》上進(jìn)行歸還登記，注明歸還日期。2.借閱人在歸還登記后，檔案管理人員收回《檔案借閱憑證》。（四）逾期處理1.對(duì)于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向借閱人發(fā)出催還通知。2.如借閱人在催還通知發(fā)出后[X]個(gè)工作日內(nèi)仍未歸還檔案，檔案管理部門(mén)將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如暫停借閱權(quán)限、追究責(zé)任等。七、檔案借閱的保密要求（一）借閱人保密義務(wù)1.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案信息。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)書(shū)面同意，借閱人不得將檔案用于申請(qǐng)用途以外的其他目的。（二）檔案管理人員保密職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)借閱檔案的相關(guān)信息進(jìn)行保密。2.在檔案借閱過(guò)程中，檔案管理人員不得隨意向他人透露借閱人的申請(qǐng)信息及檔案內(nèi)容。（三）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境采取必要的安全保密措施，如設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備、進(jìn)行加密存儲(chǔ)等。2.對(duì)涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管制度，限制接觸范圍。八、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記、歸還情況、檔案保管狀況等。2.檢查周期為每[X]個(gè)月進(jìn)行一次全面檢查，確保檔案借閱借出行為規(guī)范有序。（二）不定期抽查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)監(jiān)督部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行抽查。2.抽查內(nèi)容包括借閱申請(qǐng)的審批流程合規(guī)性、檔案利用的合理性、保密措施的執(zhí)行情況等。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄并分析原因。2.根據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施，如責(zé)令整改、追