檔案收集管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案收集管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則：檔案收集應(yīng)確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織各項工作活動的全過程，保證檔案的完整性。3.及時有效原則：各部門及員工應(yīng)及時將工作中形成的檔案材料收集整理，移交檔案管理部門，確保檔案的時效性和有效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，保障檔案實體安全。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.行政辦公會議記錄、紀(jì)要、重要文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。4.各類工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關(guān)材料。6.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.固定資產(chǎn)檔案，包括購置合同、發(fā)票、驗收報告、折舊記錄等。8.合同檔案，包括各類業(yè)務(wù)合同、租賃合同、采購合同等。9.對外聯(lián)絡(luò)文件，包括函件、傳真、電子郵件等。10.其他行政管理類文件材料。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案，包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。2.銷售檔案，包括銷售合同、訂單、客戶資料、銷售統(tǒng)計報表等。3.生產(chǎn)管理檔案，包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄等。4.研發(fā)檔案，包括研發(fā)項目立項報告、研究成果、技術(shù)資料等。5.采購檔案，包括采購計劃、供應(yīng)商資料、采購合同、驗收報告等。6.物流檔案，包括運輸合同、倉儲記錄、物流單據(jù)等。7.售后服務(wù)檔案，包括客戶投訴處理記錄、維修記錄、回訪記錄等。8.其他業(yè)務(wù)經(jīng)營類文件材料。（三）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)文件，包括黨組織設(shè)置、換屆選舉、黨員發(fā)展等相關(guān)材料。2.黨員教育管理文件，包括黨員學(xué)習(xí)計劃、黨課記錄、黨員培訓(xùn)資料等。3.工會工作文件，包括工會組織建設(shè)、會員管理、工會活動記錄等。4.共青團工作文件，包括團組織建設(shè)、團員發(fā)展、青年活動記錄等。5.其他黨群工作類文件材料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案收集管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案收集工作。2.定期組織檔案收集培訓(xùn)，提高員工檔案意識和收集能力。3.接收和管理各部門移交的檔案，進行整理、分類、編目、裝訂等工作。4.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案實體安全。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工開展檔案收集工作。2.明確本部門檔案收集兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和初步審核工作。3.按照檔案收集范圍和要求，及時將本部門工作中形成的各類檔案材料收集齊全、完整，進行分類整理，定期移交檔案管理部門。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的檔案信息和資料。5.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保本部門檔案信息不泄露。四、檔案收集工作流程（一）文件材料形成與積累1.各部門及員工在工作活動中應(yīng)及時形成和積累各類文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失或損壞。（二）部門內(nèi)部整理1.各部門兼職檔案收集人員應(yīng)定期對本部門形成的文件材料進行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，剔除無關(guān)材料。2.對整理后的文件材料進行初步審核，確保文件材料符合檔案收集要求。（三）移交檔案管理部門1.各部門兼職檔案收集人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。2.移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、移交時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案管理部門接收與整理1.檔案管理部門對各部門移交的檔案進行接收，核對檔案移交清單，檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對接收的檔案進行進一步整理、分類、編目、裝訂等工作，建立檔案實體和電子目錄。五、檔案收集時間要求（一）定期收集1.各部門應(yīng)每月末將本月形成的檔案材料進行整理，于次月上旬移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)每季度末對接收的檔案進行一次全面整理和檢查，確保檔案管理工作的有序進行。（二）不定期收集1.對于重要會議、重大活動、緊急事件等形成的檔案材料，相關(guān)部門應(yīng)在事件結(jié)束后及時整理，移交檔案管理部門。在事件結(jié)束后一周內(nèi)完成移交。2.對于上級部門或其他單位要求報送的檔案材料，應(yīng)按照要求及時收集整理，按時報送。六、檔案收集質(zhì)量要求（一）內(nèi)容完整檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映工作活動的全過程，不得遺漏重要文件和信息。（二）格式規(guī)范檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張、格式和字體，書寫工整、清晰，簽字蓋章齊全。（三）標(biāo)識清晰檔案材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類標(biāo)識，便于查找和管理。（四）載體安全檔案材料應(yīng)使用耐久性好的載體，如紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4紙張，電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集工作進行監(jiān)督檢查，檢查檔案收集的及時性、完整性和質(zhì)量。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將檔案收集工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門檔案收集工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性、質(zhì)量、移交情況等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案收集工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行批評和處罰。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強檔案實體安全管理，確保檔案庫房安全、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全有效。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案存放環(huán)境符合要求。3.加強檔案數(shù)字化管理過程中的安全防護，防止電子檔案信息泄露和損壞。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，制定檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔