物業(yè)檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理服務(wù)中的作用，特制定本檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司管理的所有物業(yè)項(xiàng)目的檔案檢查工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及物業(yè)管理行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案檢查工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則對(duì)物業(yè)項(xiàng)目涉及的各類檔案進(jìn)行全面檢查，涵蓋從項(xiàng)目接管到日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的所有重要文件資料。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則定期、及時(shí)開(kāi)展檔案檢查，準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)整改，保證檔案信息的時(shí)效性和真實(shí)性。4.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案檢查工作中的職責(zé)，確保檔案檢查工作有序進(jìn)行。二、檔案檢查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定物業(yè)檔案檢查計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.對(duì)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案工作符合規(guī)范要求。3.定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告，提出整改意見(jiàn)和建議。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行跟蹤整改，直至問(wèn)題得到徹底解決。（二）各物業(yè)項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的日常收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案檢查工作，提供相關(guān)檔案資料，并對(duì)檢查中提出的問(wèn)題進(jìn)行整改落實(shí)。3.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理過(guò)程中的不規(guī)范行為。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，協(xié)助做好物業(yè)檔案的形成、積累和歸檔工作，確保業(yè)務(wù)檔案與物業(yè)檔案的有機(jī)銜接。2.根據(jù)檔案管理部門的要求，提供涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料，并配合完成檔案檢查工作。三、檔案檢查內(nèi)容（一）檔案收集情況1.檢查各類物業(yè)檔案是否按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和范圍進(jìn)行收集，確保檔案資料無(wú)遺漏。2.核實(shí)檔案收集渠道是否暢通，相關(guān)部門和人員是否及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件資料移交檔案管理部門。3.查看檔案收集過(guò)程中的交接手續(xù)是否完備，是否有明確的交接記錄。（二）檔案整理情況1.檢查檔案分類是否合理，是否符合物業(yè)檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，各類檔案之間的邏輯關(guān)系是否清晰。2.查看檔案編號(hào)是否規(guī)范，編號(hào)是否連續(xù)、準(zhǔn)確，是否便于查找和管理。3.核實(shí)檔案資料的裝訂是否整齊、牢固，頁(yè)面是否清潔完整，有無(wú)破損、缺頁(yè)等情況。4.檢查檔案目錄是否與檔案內(nèi)容相符，目錄編制是否準(zhǔn)確、清晰，是否便于檢索。（三）檔案歸檔情況1.審查檔案是否及時(shí)歸檔，歸檔的檔案是否齊全、完整，是否經(jīng)過(guò)整理和編目。2.檢查檔案歸檔的順序是否正確，是否按照規(guī)定的分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列。3.核實(shí)檔案存儲(chǔ)載體是否符合要求，存儲(chǔ)環(huán)境是否安全、適宜，有無(wú)防潮、防蟲、防火、防盜等措施。（四）檔案保管情況1.檢查檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備是否完好，溫濕度控制是否符合要求，照明、通風(fēng)等條件是否良好。2.查看檔案存放是否有序，是否便于查找和調(diào)閱，有無(wú)專門的存放區(qū)域和標(biāo)識(shí)。3.核實(shí)檔案的保管期限是否正確，是否按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置。4.檢查檔案的借閱、歸還登記手續(xù)是否齊全，借閱過(guò)程中檔案是否有損壞、丟失等情況。（五）檔案利用情況1.審查檔案利用制度是否健全，是否明確了檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。2.檢查檔案利用記錄是否完整，是否詳細(xì)記錄了利用檔案的時(shí)間、內(nèi)容、用途、借閱人等信息。3.核實(shí)檔案利用效果反饋情況，是否對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。四、檔案檢查方式（一）定期檢查1.季度檢查：每季度末由檔案管理部門組織對(duì)物業(yè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容涵蓋檔案收集、整理、歸檔、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.年度檢查：每年年底對(duì)全年物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行綜合檢查，總結(jié)年度檔案管理工作情況，評(píng)估檔案管理工作質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并提出下一年度的改進(jìn)措施。（二）不定期抽查1.根據(jù)工作需要，檔案管理部門不定期對(duì)物業(yè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案資料。2.對(duì)新接管的物業(yè)項(xiàng)目，在接管初期進(jìn)行專項(xiàng)檔案抽查，確保檔案管理工作順利開(kāi)展。（三）專項(xiàng)檢查1.針對(duì)物業(yè)檔案管理中的特定問(wèn)題或重要事項(xiàng)開(kāi)展專項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化工作、重大項(xiàng)目檔案管理等。2.專項(xiàng)檢查由檔案管理部門制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點(diǎn)、方法和步驟，確保檢查工作的針對(duì)性和有效性。五、檔案檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.檔案管理部門根據(jù)檢查計(jì)劃，確定檢查人員組成，明確各檢查人員的職責(zé)分工。2.制定詳細(xì)的檢查清單和記錄表，明確檢查內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和方法。3.提前通知被檢查的物業(yè)項(xiàng)目部門，要求其做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，包括整理檔案資料、提供必要的辦公條件等。（二）現(xiàn)場(chǎng)檢查1.檢查人員按照檢查清單和記錄表，對(duì)物業(yè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行逐一核對(duì)和檢查，現(xiàn)場(chǎng)記錄檢查情況。2.在檢查過(guò)程中，檢查人員要認(rèn)真查閱檔案資料，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通交流，核實(shí)檔案信息的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查人員要詳細(xì)記錄問(wèn)題的性質(zhì)、所在檔案類別、具體位置等信息，并拍照或復(fù)印留存相關(guān)證據(jù)。（三）問(wèn)題反饋1.檢查結(jié)束后，檢查人員及時(shí)整理檢查記錄，形成檔案檢查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、整改建議等。2.檔案管理部門將檢查報(bào)告反饋給被檢查的物業(yè)項(xiàng)目部門，并組織召開(kāi)問(wèn)題反饋會(huì)，向項(xiàng)目部門詳細(xì)通報(bào)檢查情況，明確整改要求和期限。（四）整改落實(shí)1.被檢查的物業(yè)項(xiàng)目部門根據(jù)檢查報(bào)告中提出的問(wèn)題，制定整改方案，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限。2.整改方案經(jīng)檔案管理部門審核同意后，項(xiàng)目部門按照整改方案認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.在整改過(guò)程中，項(xiàng)目部門要定期向檔案管理部門匯報(bào)整改進(jìn)展情況，檔案管理部門要對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作按時(shí)完成。（五）復(fù)查驗(yàn)收1.整改期限屆滿后，檔案管理部門組織對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收，復(fù)查驗(yàn)收方式與檢查程序相同。2.對(duì)復(fù)查驗(yàn)收合格的物業(yè)項(xiàng)目，檔案管理部門予以確認(rèn)；對(duì)復(fù)查驗(yàn)收仍不合格的項(xiàng)目，要求項(xiàng)目部門繼續(xù)整改，直至達(dá)到要求為止。六、檔案檢查結(jié)果處理（一）建立檔案檢查問(wèn)題臺(tái)賬檔案管理部門對(duì)每次檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立檔案檢查問(wèn)題臺(tái)賬，臺(tái)賬內(nèi)容包括問(wèn)題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、整改期限、整改責(zé)任人、整改情況等信息。通過(guò)臺(tái)賬對(duì)問(wèn)題進(jìn)行跟蹤管理，確保問(wèn)題得到有效解決。（二）納入績(jī)效考核將檔案檢查結(jié)果納入物業(yè)項(xiàng)目部門和相關(guān)人員的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作存在嚴(yán)重問(wèn)題的部門和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并按照績(jī)效考核制度扣減相應(yīng)分?jǐn)?shù)和獎(jiǎng)金。（三）與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤在物業(yè)項(xiàng)目的評(píng)優(yōu)評(píng)先活動(dòng)中，將檔案管理工作情況作為重要的考核指標(biāo)之一。對(duì)檔案管理規(guī)范、檔案資料完整準(zhǔn)確、利用效果良好的物業(yè)項(xiàng)目，在評(píng)優(yōu)評(píng)先時(shí)予以優(yōu)先考慮；對(duì)檔案管理工作不達(dá)標(biāo)的項(xiàng)目，取消其當(dāng)年評(píng)優(yōu)評(píng)先資格。七、檔案檢查工作的監(jiān)督與保障（一）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案檢查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案檢查工作是否按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，檢查結(jié)果是否真實(shí)、準(zhǔn)確，整改措施是否落實(shí)到位等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）強(qiáng)化培訓(xùn)與指導(dǎo)檔案管理部門定期組織物業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常工作指導(dǎo)，及時(shí)解答他們?cè)跈n案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，確保檔案管理工作規(guī)范有序開(kāi)展。（三）完