制氧站檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)制氧站檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在制氧站生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本制氧站內(nèi)所有與制氧站建設(shè)、生產(chǎn)、維護(hù)、安全等相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：制氧站檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映制氧站的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集制氧站各方面的檔案資料，確保檔案涵蓋制氧站運(yùn)行的全過(guò)程。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善制氧站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理制氧站各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施。6.對(duì)檔案的借閱、歸還等進(jìn)行登記和管理，確保檔案的合理使用。7.組織檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷，并定期移交檔案管理部門。2.對(duì)本部門形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.工程建設(shè)檔案：包括制氧站建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。2.設(shè)備檔案：制氧站各類設(shè)備的采購(gòu)合同、技術(shù)資料、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、維修記錄等。3.生產(chǎn)運(yùn)行檔案：生產(chǎn)操作規(guī)程、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)行報(bào)表等。4.安全管理檔案：安全管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案、事故處理報(bào)告等。5.人員檔案：?jiǎn)T工基本信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.行政管理檔案：行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.編號(hào)方法：采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023GC001，表示2023年的工程建設(shè)檔案第1份。3.類別代碼：工程建設(shè)檔案（GC）、設(shè)備檔案（SB）、生產(chǎn)運(yùn)行檔案（SC）、安全管理檔案（AQ）、人員檔案（RY）、行政管理檔案（XZ）。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案資料。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行原件歸檔；對(duì)于無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。2.整理內(nèi)容包括分類、編號(hào)、裝訂、編目等。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行分類整理，每類檔案應(yīng)編寫目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。4.電子檔案應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行文件夾分類存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于檢索。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案編號(hào)順序排列。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)。3.照片、音像資料等應(yīng)進(jìn)行分類整理，采用相冊(cè)、光盤等方式進(jìn)行保管。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案：制氧站建設(shè)項(xiàng)目的重要文件、設(shè)備的核心技術(shù)資料、涉及重大安全事故的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案：一般的設(shè)備檔案、生產(chǎn)運(yùn)行記錄、安全管理制度等，保管期限為1050年。4.短期保管的檔案：一般性的行政管理文件、人員培訓(xùn)記錄等，保管期限為110年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則。2.凡因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）查閱范圍1.查閱人只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐卷、逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管狀況等因素。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)制氧站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。