醫(yī)院檔案分類制度一、總則（一）目的為了加強醫(yī)院檔案管理，實現(xiàn)檔案的科學分類、有序存放和有效利用，提高醫(yī)院管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合醫(yī)院實際情況，制定本檔案分類制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及附屬機構在醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中形成的各種檔案資料。（三）基本原則1.遵循法規(guī)標準原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)檔案管理的相關標準和規(guī)范。2.科學分類原則：根據(jù)檔案的形成領域、內容性質、時間順序等因素，進行科學合理的分類，確保分類清晰、層次分明。3.便于管理利用原則：分類應便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案管理工作的整體效能。二、檔案分類方法（一）檔案類別劃分醫(yī)院檔案主要分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務管理、人事管理、財務管理、后勤管理等各類行政文件。3.醫(yī)療業(yè)務類：涉及醫(yī)療診療活動中的各類文件，如病歷、醫(yī)囑、檢查檢驗報告、手術記錄等。4.護理工作類：包含護理計劃、護理記錄、護理質量控制等護理工作相關的檔案。5.教學工作類：有關醫(yī)學教學計劃、教學大綱、教案、學生實習檔案等教學文件。6.科研工作類：包括科研項目申報書、研究成果報告、科研論文等科研活動產(chǎn)生的資料。7.設備物資類：醫(yī)院設備采購、驗收維修、物資管理等方面的文件及設備檔案。8.基建工作類：醫(yī)院基本建設項目的立項、規(guī)劃、施工、驗收等全過程的檔案資料。9.醫(yī)德醫(yī)風類：關于醫(yī)務人員職業(yè)道德、行風建設、患者投訴處理等方面的記錄。10.其他類：不屬于上述九大類，但具有保存價值的其他檔案資料。（二）各大類檔案的二級分類及說明1.黨群工作類黨組織建設：包括黨委會議記錄、黨支部工作文件、黨員發(fā)展材料、黨組織換屆選舉資料等。黨員管理：黨員名冊、黨員組織關系介紹信、黨員獎懲材料等。工會工作：工會會員檔案、工會活動記錄、職工代表大會文件等。共青團工作：團支部工作記錄、團員檔案、青年志愿者活動資料等。2.行政管理類行政事務管理：醫(yī)院年度工作計劃與總結、院長辦公會議紀要、醫(yī)院規(guī)章制度、行政公文收發(fā)登記等。人事管理：人員招聘錄用文件、員工檔案、職稱評定材料、考勤考核記錄等。財務管理：財務預算決算報表、會計憑證、審計報告、收費票據(jù)存根等。后勤管理：后勤保障工作計劃、物資采購合同、水電維修記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查資料等。3.醫(yī)療業(yè)務類門診檔案：門診病歷、掛號記錄、門診收費票據(jù)、專家門診排班表等。住院檔案：住院病歷、入院通知書、出院小結、住院費用清單、護理記錄單等。醫(yī)技檢查檔案：各類檢查檢驗報告（如X光、CT、B超、檢驗單等）、檢查設備使用記錄、質量控制資料等。手術檔案：手術通知單、手術記錄、麻醉記錄、術后隨訪記錄等。臨床科室醫(yī)療文件：科室醫(yī)療工作計劃、病例討論記錄、會診記錄、醫(yī)療差錯事故分析報告等。4.護理工作類護理計劃：患者護理計劃、護理評估記錄、護理措施實施記錄等。護理記錄：護理病程記錄、護理交班報告、重癥護理記錄等。護理質量控制：護理質量檢查標準、護理質量考核記錄、護理差錯事故登記與分析等。5.教學工作類教學計劃與大綱：各專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、實習大綱等。教案：教師授課教案、實驗教案、見習帶教教案等。學生實習檔案：實習計劃、實習手冊、實習鑒定、實習成績評定等。教學活動記錄：教學講座安排、教學研討會記錄、學生課外活動資料等。6.科研工作類科研項目管理：科研項目申請書、立項批文、任務書、合同書、中期檢查報告、結題驗收材料等?？蒲谐晒嚎蒲姓撐陌l(fā)表記錄、科研獲獎證書、專利申請文件、科研成果推廣應用資料等?？蒲袑嶒炗涗洠簩嶒炘紨?shù)據(jù)記錄、實驗方案設計、實驗設備使用記錄等。7.設備物資類設備管理：設備購置申請與批復、設備采購合同、設備驗收報告、設備操作規(guī)程、設備維護保養(yǎng)記錄、設備報廢申請與審批等。物資管理：物資采購計劃、物資出入庫記錄、庫存盤點表、物資報廢清單等。8.基建工作類項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書等。設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更文件等。施工文件：工程施工組織設計、施工技術交底、工程質量檢驗評定資料、隱蔽工程驗收記錄、工程進度報告等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、工程質量監(jiān)理記錄等?？⒐を炇瘴募嚎⒐を炇請蟾?、工程決算審計報告、工程質量保修書等。9.醫(yī)德醫(yī)風類職業(yè)道德教育：醫(yī)德醫(yī)風培訓計劃、培訓教材、學習心得等。行風建設活動記錄：行風建設實施方案、活動總結、患者滿意度調查資料等。投訴處理檔案：患者投訴記錄、投訴處理過程及結果、整改措施等。10.其他類各類榮譽證書：醫(yī)院獲得的各級各類榮譽稱號證書、獎牌等。特殊事件記錄：醫(yī)院重大活動、突發(fā)事件的相關記錄，如重大搶救、災害救援、重要接待等。其他未歸類但有保存價值的文件資料：如醫(yī)院與外部機構簽訂的合作協(xié)議、往來信函等。三、檔案編號規(guī)則（一）編號結構檔案編號采用“年度類別流水號”的結構。例如：2023醫(yī)療業(yè)務0001，表示2023年形成的醫(yī)療業(yè)務類第1份檔案。（二）具體說明1.年度：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如2023年。2.類別：按照上述檔案類別劃分，用漢字簡稱表示，如“黨群工作”“行政管理”等。3.流水號：每類檔案從0001開始依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定，原則上不超過五位數(shù)。（三）編號示例1.2023黨群工作0001，表示2023年黨群工作類的第1份檔案，可能是黨委會議記錄。2.2023行政管理0010，表示2023年行政管理類的第10份檔案，或許是一份人事任免文件。3.2023醫(yī)療業(yè)務0125，表示2023年醫(yī)療業(yè)務類的第125份檔案，比如某一份住院病歷。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.各科室、部門應指定專人負責檔案的收集、整理工作，確保檔案資料齊全、完整、真實。2.對收集到的檔案資料，應按照分類標準進行分類，去除重復、無效的文件，并對文件進行排序、編目。3.歸檔的文件應字跡清晰、紙張完好，破損或褪色的文件應進行修復或復制。（二）歸檔流程1.各科室、部門在完成檔案整理后，應定期向醫(yī)院檔案管理部門移交檔案。移交時，需填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、類別等信息。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.驗收合格的檔案，檔案管理部門按照編號規(guī)則進行編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。五、檔案保管（一）保管場所醫(yī)院應設立專門檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風良好。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映醫(yī)院主要職能活動和基本歷史面貌的，對醫(yī)院發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應永久保存。如醫(yī)院歷史沿革資料、重大醫(yī)療事件記錄、重要科研成果等。2.長期保管：在較長時間內對醫(yī)院工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般醫(yī)療業(yè)務檔案、教學科研項目檔案等。3.短期保管：在較短時間內對醫(yī)院工作有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時性的行政文件、一般性的業(yè)務報表等。（三）保管措施1.檔案應按照類別、年度、保管期限分別存放，并在檔案裝具上標明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應措施。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期更新，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用范圍醫(yī)院內部各科室、部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關業(yè)務范圍內的檔案資料。外部單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，需按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內部查閱：查閱人需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、類別、年度等信息，經(jīng)所在科室、部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.內部借閱：借閱人除填寫查閱申請表外，還需出具借條，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：外部單位查閱醫(yī)院檔案，需持單位介紹信，注明查閱內容、目的等，經(jīng)醫(yī)院分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制檔案內容。如需摘抄、復制，應另行辦理申請手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱人姓名、單位、查閱時間（借閱時間）、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等信息，以便跟蹤檔案去向，確保檔案安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務科室專家及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關規(guī)定和醫(yī)院檔案分類制度，對到期檔案進行逐份鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、類別、保管期限等信息。2.