職教集團(tuán)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)職教集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于職教集團(tuán)內(nèi)各成員單位、部門及全體員工形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理集團(tuán)在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各成員單位及部門職責(zé)1.各成員單位及部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全無損。4.開展檔案的利用工作，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與集團(tuán)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.集團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件。4.集團(tuán)各類會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。5.集團(tuán)員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.集團(tuán)的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。7.集團(tuán)的設(shè)備檔案、基建檔案等。（二）收集要求1.各成員單位及部門應(yīng)及時(shí)將本單位、本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、科研管理類、財(cái)務(wù)管理類、后勤管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.根據(jù)檔案的不同載體形式，采用相應(yīng)的保管方法，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映集團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清楚。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.集團(tuán)內(nèi)部各成員單位及部門因工作需要查閱檔案。2.集團(tuán)員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱集團(tuán)檔案，須經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.集團(tuán)內(nèi)部查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱本人檔案，需持有效身份證件，到檔案管理部門查閱。3.外單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.對(duì)重要檔案的查閱，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案的安全。3.利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.已過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、冗余的檔案。3.內(nèi)容虛假、不完整或不符合規(guī)定的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定是否銷毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立健全集團(tuán)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.購(gòu)置必要的硬件設(shè)備，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)等，搭建檔案信息化管理平臺(tái)。2.選擇適合集團(tuán)檔案管理需求的檔案管理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)字化檔案管理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。（四）信息化利用服務(wù)1.在集團(tuán)內(nèi)部建立檔案信息化利用平臺(tái)，為員工提供便捷的檔案查閱、下載等服務(wù)。