檔案安全清點(diǎn)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，特制定本檔案安全清點(diǎn)制度。本制度旨在規(guī)范檔案清點(diǎn)工作流程，明確責(zé)任，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生，為公司各項(xiàng)工作的順利開展提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案清點(diǎn)工作應(yīng)如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，確保清點(diǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.全面性原則：對(duì)公司所有檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，涵蓋檔案的各個(gè)門類、載體和保管期限，不得遺漏。3.及時(shí)性原則：定期開展檔案清點(diǎn)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問(wèn)題，確保檔案安全。4.責(zé)任明確原則：明確檔案清點(diǎn)工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，做到責(zé)任到人，確保清點(diǎn)工作有序進(jìn)行。二、檔案清點(diǎn)組織與人員職責(zé)（一）檔案清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案清點(diǎn)工作，制定工作方案，解決工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案清點(diǎn)計(jì)劃和具體實(shí)施方案，明確清點(diǎn)的范圍、方法、步驟和時(shí)間安排。2.組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案清點(diǎn)的流程和要求。3.具體實(shí)施檔案清點(diǎn)工作，對(duì)清點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行記錄、整理和分析，形成清點(diǎn)報(bào)告。4.根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，提出整改措施和建議，跟蹤整改落實(shí)情況。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的自查工作，按照檔案管理部門的要求，組織本部門人員對(duì)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，并將清點(diǎn)結(jié)果及時(shí)上報(bào)檔案管理部門。2.配合檔案管理部門開展檔案的集中清點(diǎn)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對(duì)本部門檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋檔案管理部門。（四）檔案清點(diǎn)人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案清點(diǎn)制度和操作規(guī)程進(jìn)行清點(diǎn)工作，確保清點(diǎn)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.認(rèn)真記錄檔案的數(shù)量、狀況、存放位置等信息，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。3.保守檔案秘密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容和清點(diǎn)工作情況。三、檔案清點(diǎn)周期與方式（一）清點(diǎn)周期1.定期清點(diǎn)：每年[具體月份]開展一次全面的檔案清點(diǎn)工作，確保檔案管理的全年安全。2.不定期清點(diǎn)：根據(jù)公司實(shí)際情況，如發(fā)生檔案管理機(jī)構(gòu)變動(dòng)、檔案庫(kù)房搬遷、重大災(zāi)害等情況，及時(shí)組織進(jìn)行檔案清點(diǎn)。（二）清點(diǎn)方式1.逐卷清點(diǎn)：對(duì)紙質(zhì)檔案逐卷進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.機(jī)讀清點(diǎn)：對(duì)于電子檔案，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行機(jī)讀清點(diǎn)，核對(duì)電子檔案的目錄信息、存儲(chǔ)位置、文件格式等，確保電子檔案與系統(tǒng)記錄一致。3.實(shí)地查看：到檔案庫(kù)房實(shí)地查看檔案的存放情況，檢查檔案的排列順序、存放環(huán)境等是否符合要求，有無(wú)檔案損壞、霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。四、檔案清點(diǎn)內(nèi)容與要求（一）檔案數(shù)量清點(diǎn)1.核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄登記數(shù)量是否一致，確保檔案無(wú)丟失。2.檢查檔案的成套性，對(duì)于有編號(hào)順序的檔案，核對(duì)編號(hào)是否連續(xù)，有無(wú)缺號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象。（二）檔案質(zhì)量檢查1.檢查檔案的字跡是否清晰、工整，有無(wú)褪色、模糊、破損等情況。2.核對(duì)檔案的題名、日期、責(zé)任者等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤，有無(wú)涂改、偽造等問(wèn)題。3.檢查檔案的裝訂是否牢固，有無(wú)散頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。（三）檔案存放位置核對(duì)1.核實(shí)檔案的存放位置是否與檔案目錄登記一致，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.檢查檔案庫(kù)房的布局是否合理，檔案架、柜的標(biāo)識(shí)是否清晰，便于快速定位檔案。（四）電子檔案清點(diǎn)1.檢查電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否完好，有無(wú)損壞、丟失等情況。2.核對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)信息是否完整、準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系是否一致。3.檢查電子檔案的備份情況，備份數(shù)據(jù)是否完整、可恢復(fù)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)的存放是否安全。五、檔案清點(diǎn)工作流程（一）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門制定檔案清點(diǎn)計(jì)劃，明確清點(diǎn)的范圍、方法、步驟和時(shí)間安排，并通知各部門。2.準(zhǔn)備檔案清點(diǎn)所需的工具和表格，如檔案清點(diǎn)清單、檔案狀況檢查表等，并組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。3.各部門按照檔案清點(diǎn)計(jì)劃，組織本部門人員對(duì)檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案的分類、編號(hào)、裝訂等符合要求。（二）實(shí)施階段1.檔案管理部門組織檔案管理人員按照清點(diǎn)方式進(jìn)行檔案清點(diǎn)工作。2.逐卷（件）核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等信息，在檔案清點(diǎn)清單上詳細(xì)記錄清點(diǎn)結(jié)果。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案缺失、損壞、信息錯(cuò)誤等，及時(shí)進(jìn)行標(biāo)記，并記錄問(wèn)題的詳細(xì)情況。（三）匯總階段1.檔案管理人員將各自負(fù)責(zé)清點(diǎn)的檔案信息進(jìn)行匯總，形成檔案清點(diǎn)匯總表。2.對(duì)檔案清點(diǎn)匯總表進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.分析檔案清點(diǎn)結(jié)果，統(tǒng)計(jì)檔案存在的問(wèn)題類型和數(shù)量，形成檔案清點(diǎn)報(bào)告初稿。（四）報(bào)告階段1.檔案管理部門根據(jù)審核后的檔案清點(diǎn)匯總表和分析結(jié)果，撰寫檔案清點(diǎn)報(bào)告。2.檔案清點(diǎn)報(bào)告內(nèi)容包括清點(diǎn)工作的基本情況、清點(diǎn)結(jié)果、存在的問(wèn)題及原因分析、整改措施和建議等。3.將檔案清點(diǎn)報(bào)告提交檔案清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，經(jīng)批準(zhǔn)后印發(fā)各部門。（五）整改階段1.各部門根據(jù)檔案清點(diǎn)報(bào)告中提出的問(wèn)題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)跟蹤各部門的整改落實(shí)情況，對(duì)整改效果進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.對(duì)于整改不到位的部門，及時(shí)進(jìn)行督促和指導(dǎo)，確保檔案管理問(wèn)題得到徹底解決。六、檔案清點(diǎn)結(jié)果處理（一）檔案缺失處理1.對(duì)于在清點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失情況，檔案管理部門應(yīng)立即組織調(diào)查，查明原因。2.如因保管不善、人員變動(dòng)等原因?qū)е聶n案丟失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如查找檔案的復(fù)印件、重新收集相關(guān)資料等。3.如因檔案移交、借閱等手續(xù)不全導(dǎo)致檔案去向不明，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，確保檔案的流向清晰。（二）檔案損壞處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞情況，根據(jù)損壞程度進(jìn)行分類處理。2.對(duì)于輕微損壞的檔案，如字跡褪色、頁(yè)面污損等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的可讀性。3.對(duì)于嚴(yán)重?fù)p壞的檔案，如紙張破損、裝訂脫落等，應(yīng)進(jìn)行重新整理和修復(fù)，必要時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理，以保證檔案的完整性和可利用性。4.分析檔案損壞的原因，如保管環(huán)境不佳、使用頻繁等，采取相應(yīng)的防范措施，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。（三）檔案信息錯(cuò)誤處理1.對(duì)于檔案信息錯(cuò)誤的情況，如題名錯(cuò)誤、日期錯(cuò)誤、責(zé)任者錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正。2.在檔案管理系統(tǒng)中修改相關(guān)信息，并在紙質(zhì)檔案上進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，確保檔案信息的一致性。3.對(duì)導(dǎo)致檔案信息錯(cuò)誤的原因進(jìn)行分析，如錄入失誤、審核不嚴(yán)等，加強(qiáng)檔案信息錄入和審核環(huán)節(jié)的管理，防止信息錯(cuò)誤再次出現(xiàn)。七、檔案清點(diǎn)工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案清點(diǎn)工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保清點(diǎn)工作按照制度要求和工作流程進(jìn)行。2.定期對(duì)檔案清點(diǎn)工作的進(jìn)展情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問(wèn)題。3.設(shè)立檔案清點(diǎn)工作監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受公司員工對(duì)檔案清點(diǎn)工作的監(jiān)督和舉報(bào)。（二）考核辦法1.將檔案清點(diǎn)工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理部門和各部門在檔案清點(diǎn)工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核。