檔案局信息制度一、總則（一）目的為了加強本檔案局信息管理，規(guī)范信息處理流程，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和時效性，提高檔案局工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)部各部門及全體工作人員在信息收集、整理、存儲、使用、傳遞、共享、保密等過程中的管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保信息的合法獲取、使用和保護。2.準(zhǔn)確性原則：信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，避免虛假、誤導(dǎo)性信息。3.完整性原則：涵蓋檔案局工作涉及的各類信息，確保信息無遺漏。4.安全性原則：采取有效措施保障信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.時效性原則：及時更新和傳遞信息，保證信息的及時性和有效性。6.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息嚴(yán)格保密。二、信息收集（一）收集渠道1.內(nèi)部渠道各部門定期報送工作動態(tài)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文件資料等信息。工作人員在工作過程中及時發(fā)現(xiàn)并反饋有價值的信息。2.外部渠道政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等信息。相關(guān)行業(yè)協(xié)會、機構(gòu)提供的行業(yè)資訊。媒體報道、網(wǎng)絡(luò)信息等。（二）收集要求1.信息應(yīng)具有真實性、準(zhǔn)確性、完整性，來源可靠。2.明確信息收集的責(zé)任人，確保信息收集工作的落實。3.對于重要信息，應(yīng)進行核實和驗證，確保信息質(zhì)量。（三）信息分類1.政策法規(guī)類：國家及地方出臺的與檔案工作相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)工作類：檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作進展情況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.機構(gòu)人員類：檔案局內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、人員信息等。4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類：檔案管理的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。5.其他類：不屬于以上分類的其他相關(guān)信息。三、信息整理（一）整理流程1.對收集到的信息進行初步篩選，去除重復(fù)、無效信息。2.按照信息分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，確定信息的類別歸屬。3.對信息進行格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范，如文字表述、數(shù)據(jù)格式等。4.建立信息索引，方便信息的查詢和檢索。（二）整理要求1.信息整理應(yīng)遵循分類清晰、條理分明的原則。2.確保信息的準(zhǔn)確性和一致性，避免出現(xiàn)矛盾或錯誤信息。3.對于重要信息，應(yīng)進行標(biāo)注和說明，以便于識別和關(guān)注。四、信息存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的文件、檔案等，采用紙質(zhì)形式進行存檔，并建立紙質(zhì)檔案庫。2.電子存儲：利用計算機系統(tǒng)和存儲設(shè)備，對各類信息進行電子存儲，建立電子信息數(shù)據(jù)庫。（二）存儲管理1.紙質(zhì)檔案庫管理檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。按照檔案分類進行存放，建立檔案目錄和索引，便于查找和借閱。定期對紙質(zhì)檔案進行清點和檢查，確保檔案的完整性。2.電子信息數(shù)據(jù)庫管理采用安全可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的存儲和管理。對電子信息進行備份，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，防止數(shù)據(jù)丟失。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對敏感信息進行加密存儲，防止信息泄露。（三）存儲期限1.依據(jù)國家檔案管理規(guī)定和檔案局實際工作需要，確定各類信息的存儲期限。2.對于超過存儲期限的信息，應(yīng)按照規(guī)定進行清理和銷毀。五、信息使用（一）使用權(quán)限1.根據(jù)信息的性質(zhì)和敏感程度設(shè)置不同的使用權(quán)限。2.一般信息，內(nèi)部工作人員可在授權(quán)范圍內(nèi)使用。3.涉及機密、敏感信息，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，由特定人員使用。（二）使用流程1.用戶提出信息使用申請，注明使用目的、信息內(nèi)容等。2.申請?zhí)峤恢料嚓P(guān)部門或負(fù)責(zé)人進行審批。3.審批通過后，用戶按照規(guī)定的方式和范圍使用信息。4.使用過程中應(yīng)妥善保管信息，不得擅自更改或傳播。（三）使用記錄對信息的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的等，以便于追溯和管理。六\信息傳遞（一）傳遞方式1.內(nèi)部傳遞通過辦公自動化系統(tǒng)、電子郵件、即時通訊工具等進行信息傳遞。召開會議、發(fā)放文件等方式進行信息傳達。2.外部傳遞根據(jù)工作需要，通過信函、傳真、電子郵件等方式與外部單位進行信息交流。（二）傳遞要求1.信息傳遞應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保接收方能夠及時獲取完整的信息。2.對于重要信息，應(yīng)采用多種傳遞方式進行備份，防止傳遞過程中出現(xiàn)丟失或錯誤。3.明確信息傳遞的責(zé)任人，確保傳遞工作的順利進行。七、信息共享（一）共享原則1.在確保信息安全和保密的前提下，促進信息在檔案局內(nèi)部各部門之間的共享。2.共享信息應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要的原則，不得隨意擴大共享范圍。（二）共享范圍1.與檔案局工作密切相關(guān)的業(yè)務(wù)信息，在內(nèi)部相關(guān)部門之間共享。2.經(jīng)過審批的對外共享信息，按照規(guī)定與外部單位進行共享。（三）共享流程1.部門提出信息共享申請，說明共享信息的內(nèi)容、目的、共享對象等。2.申請?zhí)峤恢列畔⒐芾聿块T進行審核。3.審核通過后，由信息管理部門按照規(guī)定的方式進行信息共享，并記錄共享情況。八、信息保密（一）保密范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息。2.檔案局內(nèi)部在工作過程中產(chǎn)生的不宜公開的信息。（二）保密措施1.加強工作人員的保密教育，提高保密意識。2.簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密責(zé)任。3.對涉及保密信息的存儲設(shè)備、辦公場所等采取安全防護措施。4.嚴(yán)格控制保密信息的訪問權(quán)限，對訪問情況進行記錄。（三）保密監(jiān)督1.定期對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。2.對違反保密規(guī)定的行為進行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、信息安全管理（一）安全制度1.建立健全信息安全管理制度，明確信息安全管理職責(zé)。2.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事件。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等技術(shù)手段，保障信息系統(tǒng)的安全。2.對信息系統(tǒng)進行定期的安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（三）安全事件處理1.發(fā)生信息安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施進行處理。2.及時報告相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，配合有關(guān)部門進行調(diào)查和處理。3.對事件進行總結(jié)分析，采取改進措施，防止類似事件再次發(fā)生。十、信息管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息管理部門定期對各部門的信息管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.設(shè)立信息管理投訴舉報渠道，接受內(nèi)部工作人員和外部單位的監(jiān)督。（二）考核辦法1.制定信息管理工作考核指標(biāo)體系，對各部門和工作人員的信息管理工作進行考核