審計檔案業(yè)務制度一、總則（一）目的為了加強公司審計檔案的管理，規(guī)范審計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保審計檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)開展的各類審計項目所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計檔案由公司內(nèi)部審計機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移審計檔案。2.完整準確原則審計檔案應全面、準確地反映審計項目的實施過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保審計檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則科學分類、整理審計檔案，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、審計檔案的收集（一）收集范圍1.審計通知書、審計計劃、審計方案等審計項目前期文件。2.審計工作底稿，包括審計證據(jù)、審計記錄、審計分析等。3.審計報告及相關(guān)附件，如被審計單位反饋意見、審計整改情況等。4.與審計項目有關(guān)的會議記錄、往來函件、調(diào)查筆錄等資料。5.其他與審計項目相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.審計項目實施過程中，審計人員應及時收集與項目有關(guān)的各類文件和資料，確保檔案的完整性。2.收集的文件和資料應真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行備份，并確保其可讀性和可追溯性。（三）收集時間審計項目結(jié)束后，審計人員應在[X]個工作日內(nèi)將審計檔案收集齊全，并移交至內(nèi)部審計機構(gòu)檔案管理人員。三、審計檔案的整理（一）整理原則1.遵循審計項目的實施順序和內(nèi)在邏輯關(guān)系，保持檔案的系統(tǒng)性。2.按照文件和資料的類別、性質(zhì)進行分類整理，便于查閱和管理。3.對每份文件和資料進行編號，確保檔案的唯一性和可識別性。（二）整理方法1.分類審計檔案分為審計項目類、審計工作底稿類、審計報告類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.編號采用流水號對每份文件和資料進行編號，編號應連續(xù)、唯一。編號格式為：審計項目編號類別編號順序號。例如：SJ20230101001，表示2023年第1個審計項目的第1類文件中的第1份資料。3.裝訂對紙質(zhì)文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂順序一般為：審計通知書、審計計劃、審計方案、審計工作底稿、審計報告及相關(guān)附件等。4.編目編制審計檔案目錄，目錄應包括檔案編號、文件名稱、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案內(nèi)，一份單獨成冊。（三）整理期限檔案管理人員應在收到審計人員移交的檔案后，在[X]個工作日內(nèi)完成整理工作。四、審計檔案的保管（一）保管期限審計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案包括：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大經(jīng)濟案件等具有長遠歷史價值和查考利用價值的審計項目檔案。公司內(nèi)部審計機構(gòu)認為需要永久保管的其他檔案。2.定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年、[X]年三種。具體保管期限根據(jù)審計項目的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管要求1.設立專門的審計檔案保管庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定標準。3.對保管的審計檔案應定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行備份。備份介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限的變更和銷毀1.審計檔案保管期限屆滿后，如需繼續(xù)保存，應辦理延長保管期限的手續(xù)。2.對于已過保管期限且無保存價值的審計檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，報公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審核批準后進行銷毀。3.銷毀審計檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。五、審計檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱審計檔案的。2.外部有關(guān)單位因?qū)徲嫳O(jiān)督、檢查等工作需要查閱審計檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.法律法規(guī)允許的其他利用情況。（二）利用要求1.查閱審計檔案應填寫《審計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審批。2.檔案管理人員應根據(jù)審批意見，提供相應的審計檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.查閱審計檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。如需復印或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.因工作需要借閱審計檔案的，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。（三）利用審批流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《審計檔案查閱申請表》，交所在部門負責人簽字。所在部門負責人將申請表交內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審批。檔案管理人員根據(jù)審批意見提供檔案，并做好查閱登記。2.外部查閱查閱人填寫《審計檔案查閱申請表》，附上單位介紹信等相關(guān)證明材料，交所在部門負責人簽字。所在部門負責人將申請表及證明材料交內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審核。內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審核通過后，報公司分管領導審批。檔案管理人員根據(jù)審批意見提供檔案，并做好查閱登記。查閱結(jié)束后，查閱人應將檔案歸還檔案管理人員，并在歸還記錄上簽字確認。六、審計檔案的保密（一）保密措施1.加強對審計檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對審計檔案的查閱、借閱等情況進行嚴格登記，防止檔案信息泄露。3.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保信息安全。4.未經(jīng)公司批準，任何人員不得擅自將審計檔案帶出公司或提供給無關(guān)人員查閱。（二）保密責任1.審計檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案信息的安全負責。如因工作失誤導致檔案信息泄露，應承擔相應的責任。2.查閱、借閱審計檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給他人。如違反規(guī)定，應依法追究其責任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責解釋。（二）生效日