檔案制度人民網(wǎng)檔案制度管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門(mén)兼職檔案人員的工作，提高檔案管理整體水平。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。7.監(jiān)督檢查各部門(mén)檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）兼職檔案人員各部門(mén)設(shè)立兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展相關(guān)檔案管理活動(dòng)。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作，及時(shí)反饋本部門(mén)檔案管理工作中的問(wèn)題和建議。4.接受檔案管理部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門(mén)應(yīng)按照以下范圍收集工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案：1.行政管理類(lèi)包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)批示、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)、函件等。2.人事管理類(lèi)員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)文件材料。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶關(guān)系管理、項(xiàng)目策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等。5.技術(shù)研發(fā)類(lèi)科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果等相關(guān)文件材料。6.生產(chǎn)管理類(lèi)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、物資采購(gòu)、安全生產(chǎn)等方面的文件。7.其他類(lèi)公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、對(duì)外宣傳資料、與外部單位簽訂的合作協(xié)議等其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案人員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，需收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。（三）整理方法1.分類(lèi)檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為一級(jí)類(lèi)目、二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目等。例如：行政管理類(lèi)：可分為綜合管理、文秘工作、行政管理、信訪工作等二級(jí)類(lèi)目。人事管理類(lèi)：可分為員工招聘、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利等二級(jí)類(lèi)目。財(cái)務(wù)管理類(lèi)：可分為預(yù)算管理、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)監(jiān)督、資產(chǎn)管理等二級(jí)類(lèi)目。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：可根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)可分為市場(chǎng)調(diào)研、品牌推廣、銷(xiāo)售管理等二級(jí)類(lèi)目。技術(shù)研發(fā)類(lèi)：可分為項(xiàng)目研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等二級(jí)類(lèi)目。生產(chǎn)管理類(lèi)：可分為生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)組織、質(zhì)量管理、設(shè)備管理等二級(jí)類(lèi)目。其他類(lèi)：可根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，如榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案給予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度、順序等信息。編號(hào)格式可根據(jù)實(shí)際情況確定，例如：“XZ20XX001”，其中“XZ”表示行政管理類(lèi)，“20XX”表示年份，“001”表示該類(lèi)檔案在本年度的順序號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案分類(lèi)順序，將紙質(zhì)檔案裝入檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，檔案柜應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案保管對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等。電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.特殊載體檔案保管對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，分別存儲(chǔ)在專門(mén)的相冊(cè)、光盤(pán)、磁帶等載體中，并注明相關(guān)信息。特殊載體檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查找和利用。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大項(xiàng)目文件等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括一般性的會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等。3.短期保管凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括臨時(shí)性的通知、便函、一般性的報(bào)表等。（四）檔案清查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。同時(shí)，應(yīng)建立檔案清查臺(tái)賬，記錄清查時(shí)間、清查人員、清查內(nèi)容、清查結(jié)果等信息。五、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用審批1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或跨部門(mén)檔案的查閱、借閱，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，查閱單位應(yīng)按照公司/組織安排進(jìn)行查閱，并遵守公司/組織檔案管理規(guī)定。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》。2.《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定銷(xiāo)毀檔案清單。3.檔案管理部門(mén)按照銷(xiāo)毀清單對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行整理、登記，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同核對(duì)無(wú)誤后，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀檔案清單，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)拍攝照片或錄像，留存記錄。5.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。數(shù)字化加工應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化加工完成后，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。（三）系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，同時(shí)應(yīng)與公司/組織其他信息系統(tǒng)進(jìn)行