檔案室鑒定制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，提高檔案利用價(jià)值，特制定本鑒定制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案的鑒定工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，不受任何主觀因素干擾，對(duì)檔案作出客觀、公正的鑒定結(jié)論。3.科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦?，保證鑒定工作的準(zhǔn)確性和可靠性。4.安全保密原則：在鑒定過(guò)程中，妥善保管檔案，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。二、鑒定組織與職責(zé)（一）鑒定小組成立由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員的檔案鑒定小組。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定計(jì)劃、組織實(shí)施鑒定工作、審議鑒定結(jié)果等。（二）職責(zé)分工1.組長(zhǎng)職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案鑒定工作，協(xié)調(diào)解決鑒定過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行最終審定。2.檔案部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)擬定鑒定工作方案和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。組織鑒定小組開(kāi)展具體鑒定工作，對(duì)鑒定過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案處置意見(jiàn)。3.各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人職責(zé)提供本部門檔案形成和保管情況的相關(guān)信息。參與檔案鑒定工作，對(duì)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行審查和判斷。4.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理待鑒定檔案，提供檔案基本情況介紹。協(xié)助鑒定小組開(kāi)展鑒定工作，做好記錄和資料整理。根據(jù)鑒定結(jié)果，負(fù)責(zé)檔案的后續(xù)處置工作。三、鑒定內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案內(nèi)容真實(shí)性鑒定1.審查檔案形成過(guò)程中的原始記錄，包括文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)相符。2.核實(shí)檔案中涉及的人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息的準(zhǔn)確性和一致性。3.檢查檔案的字跡、印章、簽署等是否清晰、完整，有無(wú)篡改、偽造跡象。（二）檔案完整性鑒定1.檢查檔案是否齊全，涵蓋了業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，包括文件、報(bào)表、合同、協(xié)議、記錄等。2.核對(duì)檔案的配套材料是否完整，如附件、附圖、補(bǔ)充說(shuō)明等。3.審查檔案的連續(xù)性，是否存在重要環(huán)節(jié)缺失或中斷的情況。（三）檔案有效性鑒定1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，判斷檔案是否仍具有現(xiàn)行效用。2.對(duì)于已過(guò)時(shí)效的檔案，審查其歷史價(jià)值和保存必要性。3.評(píng)估檔案對(duì)解決實(shí)際問(wèn)題、開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)、提供決策依據(jù)等方面的作用。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.具有重要查考利用價(jià)值的檔案反映公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、關(guān)鍵技術(shù)創(chuàng)新等方面的檔案。涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵崗位工作的檔案。具有歷史研究?jī)r(jià)值，能夠體現(xiàn)公司/組織發(fā)展歷程和文化傳承的檔案。2.具有一定查考利用價(jià)值的檔案一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，對(duì)了解和開(kāi)展相關(guān)工作有一定參考作用。短期保存的文件材料，在規(guī)定期限內(nèi)仍可能被查閱使用。3.查考利用價(jià)值較低的檔案已執(zhí)行完畢且無(wú)后續(xù)查考必要的臨時(shí)性文件。重復(fù)、冗余或內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單，對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理決策無(wú)實(shí)質(zhì)幫助的檔案。4.無(wú)保存價(jià)值無(wú)需歸檔的檔案已過(guò)保存期限且無(wú)任何利用價(jià)值的檔案。明顯虛假、偽造或與公司/組織業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的檔案。四、鑒定程序（一）準(zhǔn)備階段1.檔案部門根據(jù)公司/組織檔案管理情況和實(shí)際需求，制定年度鑒定計(jì)劃，明確鑒定范圍、時(shí)間安排、參與人員等。2.檔案管理人員按照鑒定計(jì)劃，對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行整理和初步清查，編制檔案清單，標(biāo)注檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等基本信息。3.向各相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)送檔案鑒定通知，告知鑒定的目的、范圍、程序和要求，要求業(yè)務(wù)部門提供相關(guān)檔案形成及利用情況的說(shuō)明。（二）鑒定實(shí)施階段1.鑒定小組按照分工，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查。首先審查檔案的內(nèi)容真實(shí)性，通過(guò)查閱原始資料、核實(shí)關(guān)鍵信息、比對(duì)相關(guān)記錄等方式，判斷檔案是否真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)。接著審查檔案的完整性，檢查檔案是否齊全、配套，有無(wú)缺失重要環(huán)節(jié)。最后依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的有效性和保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保管期限。2.在鑒定過(guò)程中，鑒定人員應(yīng)詳細(xì)記錄鑒定情況，包括檔案存在的問(wèn)題、初步鑒定意見(jiàn)等，并填寫《檔案鑒定意見(jiàn)書》。3.對(duì)于存在疑問(wèn)或爭(zhēng)議的檔案，可以組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行討論，必要時(shí)可邀請(qǐng)專家進(jìn)行咨詢，確保鑒定結(jié)論準(zhǔn)確可靠。（三）審核審定階段1.檔案部門負(fù)責(zé)人對(duì)鑒定小組提交的《檔案鑒定意見(jiàn)書》進(jìn)行審核，檢查鑒定程序是否合規(guī)、鑒定意見(jiàn)是否準(zhǔn)確合理、相關(guān)記錄是否完整等。2.審核通過(guò)后，將鑒定結(jié)果提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審定。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定情況，綜合考慮公司/組織整體利益和檔案管理實(shí)際，作出審定意見(jiàn)。（四）結(jié)果公示與反饋階段1.對(duì)審定通過(guò)的鑒定結(jié)果進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，各部門如有異議，可向檔案部門提出反饋意見(jiàn)。2.檔案部門對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行收集整理，組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)查核實(shí)。如確實(shí)存在問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整鑒定結(jié)果，并再次提交審核審定。（五）檔案處置階段1.根據(jù)審定的鑒定結(jié)果，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)處置。對(duì)于確定具有重要保存價(jià)值的檔案，繼續(xù)按照原保管期限和要求進(jìn)行妥善保管，并做好檔案的編目、檢索等工作，方便利用。對(duì)于具有一定保存價(jià)值但保管期限需要調(diào)整的檔案，重新確定保管期限，并進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識(shí)和整理。對(duì)于查考利用價(jià)值較低或無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)審批后實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程要有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。2.檔案處置工作完成后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確認(rèn)為無(wú)保存價(jià)值的檔案，包括但不限于已過(guò)保管期限且無(wú)利用價(jià)值的文件、重復(fù)或冗余的資料、與公司/組織業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的材料等。（二）銷毀程序1.檔案部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.選擇具有資質(zhì)的檔案銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀操作，確保銷毀過(guò)程符合環(huán)保、安全等要求。4.在銷毀現(xiàn)場(chǎng)，安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄露。5.銷毀完成后，銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具銷毀證明，由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)后，與《檔案銷毀清冊(cè)》一并歸檔保存。（三）銷毀監(jiān)督與記錄1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，防止違規(guī)操作。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、參與人員等信息，形成檔案銷毀記錄，作為檔案管理工作的重要資料留存。六、檔案保管期限調(diào)整（一）調(diào)整情形1.隨著公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求變化，原保管期限已不適應(yīng)實(shí)際情況，需要延長(zhǎng)或縮短保管期限的檔案。2.發(fā)現(xiàn)檔案具有新的重要價(jià)值或歷史意義，需要重新評(píng)估保管期限的情況。（二）調(diào)整程序1.檔案部門根據(jù)檔案保管期限調(diào)整情形，提出調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整的原因、涉及檔案的基本情況等。2.申請(qǐng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核后，提交鑒定小組進(jìn)行再次鑒定。鑒定小組按照鑒定程序，對(duì)申請(qǐng)調(diào)整保管期限的檔案進(jìn)行審查，形成鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，實(shí)施保管期限調(diào)整。檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)結(jié)果，對(duì)檔案的保管期限標(biāo)識(shí)進(jìn)行更新，并調(diào)整檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。七、檔案鑒定工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查鑒定程序是否合規(guī)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位、檔案處置是否符合規(guī)定等。2.檔案部門定期開(kāi)展自查自糾工作，對(duì)鑒定工作中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善鑒定制度和工作流程。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資