巡察檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強巡察檔案的管理與利用，充分發(fā)揮巡察檔案在巡察工作及相關(guān)業(yè)務(wù)中的重要作用，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案信息的安全與合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及巡察工作的所有部門、人員以及因工作需要查閱、借閱、使用巡察檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保巡察檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，始終將檔案信息安全放在首位，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)工作原則以服務(wù)公司/組織的巡察工作、內(nèi)部管理及相關(guān)業(yè)務(wù)為出發(fā)點，合理提供檔案利用服務(wù)，提高工作效率。4.規(guī)范有序原則明確檔案利用的流程、權(quán)限和要求，使檔案利用工作有章可循、規(guī)范有序。二、巡察檔案的范圍與分類（一）檔案范圍巡察檔案是指在巡察工作過程中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于巡察工作方案、巡察報告、談話記錄、信訪舉報材料、整改報告等。（二）檔案分類1.巡察準(zhǔn)備階段檔案主要包括巡察工作立項審批文件、巡察工作方案、巡察組人員組成及分工文件等。2.巡察實施階段檔案涵蓋巡察期間形成的各類談話記錄、問卷調(diào)查表、查閱資料記錄、發(fā)現(xiàn)問題線索及相關(guān)證據(jù)材料等。3.巡察報告階段檔案包括巡察報告初稿、征求意見稿、反饋意見及修改情況記錄、正式巡察報告等。4.巡察反饋與整改階段檔案有巡察反饋意見、被巡察單位整改方案、整改報告、整改臺賬以及對整改情況的監(jiān)督檢查記錄等。三、檔案利用方式（一）查閱1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱巡察檔案，應(yīng)填寫《巡察檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容范圍、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并在指定地點進行。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部查閱外單位因工作需要查閱巡察檔案，須持有單位介紹信，注明查閱事由、查閱范圍等，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門按照批準(zhǔn)意見，辦理查閱手續(xù)，安排專人負責(zé)接待和監(jiān)督查閱過程。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《巡察檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.內(nèi)部借閱本公司/組織內(nèi)部人員如需借閱巡察檔案，應(yīng)填寫《巡察檔案借閱申請表》，詳細說明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。2.外部借閱原則上不對外單位提供巡察檔案借閱服務(wù)。如因特殊情況確需借閱，須經(jīng)本公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與借閱單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限嚴(yán)格控制，借閱過程中檔案管理部門應(yīng)跟蹤監(jiān)督，確保檔案按時完整歸還。（三）復(fù)制1.內(nèi)部復(fù)制本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制巡察檔案，應(yīng)填寫《巡察檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審核同意后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。2.外部復(fù)制外單位申請復(fù)制巡察檔案，須提供單位正式函件，說明復(fù)制目的、范圍等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門按照審批意見安排復(fù)制，并對復(fù)制件進行編號登記，注明復(fù)制單位、復(fù)制日期等信息。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并根據(jù)需要提供相關(guān)證明材料。四、利用流程（一）申請1.查閱申請查閱人員填寫《巡察檔案查閱申請表》，詳細說明查閱檔案的具體內(nèi)容、目的、預(yù)計查閱時間等信息。申請表應(yīng)包括申請人姓名、所在部門、聯(lián)系方式、查閱檔案類別及編號等內(nèi)容。2.借閱申請借閱人員填寫《巡察檔案借閱申請表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等。申請表需經(jīng)申請人所在部門負責(zé)人簽字確認，表明對借閱行為的知曉和同意。3.復(fù)制申請復(fù)制申請人填寫《巡察檔案復(fù)制申請表》，注明申請復(fù)制的檔案內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等。申請表應(yīng)附上需要復(fù)制的檔案清單或具體頁碼范圍。（二）審批1.內(nèi)部審批查閱申請表、借閱申請表、復(fù)制申請表提交后由所在部門負責(zé)人首先進行初審，審核申請的合理性和必要性，簽字確認后提交至檔案管理部門。檔案管理部門負責(zé)人對申請進行進一步審核，重點審查申請內(nèi)容是否符合檔案利用規(guī)定、是否涉及敏感信息等。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，需報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部審批外單位的查閱、借閱、復(fù)制申請，在收到單位介紹信或正式函件后，檔案管理部門應(yīng)及時提交公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門按照審批意見辦理相關(guān)手續(xù)。（三）辦理1.查閱辦理檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排合適的查閱場所和工作人員。查閱人員在工作人員陪同下進入查閱室，按照規(guī)定的查閱范圍和要求進行查閱。工作人員應(yīng)做好現(xiàn)場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。2.借閱辦理檔案管理部門根據(jù)審批確定的借閱期限和檔案內(nèi)容，準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案資料。借閱人員在借閱登記表上簽字領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)仔細檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.復(fù)制辦理檔案管理部門按照審批同意的復(fù)制內(nèi)容和份數(shù)，安排專人進行復(fù)制操作。復(fù)制過程中應(yīng)確保復(fù)制件清晰、完整，與原件一致。復(fù)制完成后，對復(fù)制件進行編號、登記，并按照規(guī)定加蓋印章。（四）登記與記錄1.查閱登記檔案管理部門在查閱申請審批通過后，建立《巡察檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱內(nèi)容摘要、查閱目的、查閱時長等信息。查閱人員查閱結(jié)束后，應(yīng)在登記表上簽字確認查閱情況。2.借閱登記借閱申請審批通過后，填寫《巡察檔案借閱登記表》，記錄借閱日期、借閱人員姓名、所在單位、借閱檔案名稱及編號、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)在登記表上注明歸還情況，并由借閱人員簽字。3.復(fù)制登記復(fù)制申請審批通過后，進行《巡察檔案復(fù)制登記表》登記，內(nèi)容包括復(fù)制日期、復(fù)制申請人姓名、所在單位、復(fù)制檔案名稱及編號、復(fù)制內(nèi)容摘要、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等。復(fù)制完成后，由檔案管理人員和申請人分別簽字確認。五、利用權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員本公司/組織內(nèi)部各部門負責(zé)人有權(quán)查閱、借閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的巡察檔案資料，以支持部門工作決策、業(yè)務(wù)開展及問題整改等。涉及跨部門工作需要查閱其他部門相關(guān)巡察檔案的，須經(jīng)檔案管理部門協(xié)調(diào)，并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.特定崗位人員與巡察工作直接相關(guān)的特定崗位人員，如巡察組工作人員、整改監(jiān)督人員等，根據(jù)工作需要，在履行相應(yīng)審批手續(xù)后，可查閱、借閱、復(fù)制與其工作職責(zé)相關(guān)的巡察檔案資料。（二）利用限制1.保密限制對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的巡察檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理和利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁對外披露或提供給無關(guān)人員。在利用過程中，查閱、借閱、復(fù)制人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自擴大知悉范圍。2.完整性限制利用巡察檔案時，不得擅自抽取、撤換、涂改檔案材料，確保檔案的完整性和原始性。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意，并注明出處。3.使用范圍限制巡察檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限定在申請用途范圍內(nèi)，不得用于其他非工作目的。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案提供給其他單位或個人用于商業(yè)開發(fā)、宣傳報道等活動。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查檔案管理部門定期對巡察檔案利用情況進行自查，檢查檔案利用申請審批手續(xù)是否齊全、利用流程是否規(guī)范、檔案登記記錄是否完整準(zhǔn)確等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門定期對巡察檔案利用情況進行審計監(jiān)督，重點審查檔案利用是否符合規(guī)定、是否存在違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露或不當(dāng)使用等問題。審計結(jié)果應(yīng)及時反饋給檔案管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并提出改進建議。（二）外部監(jiān)督1.上級部門監(jiān)督接受上級主管部門對本公司/組織巡察檔案利用工作的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作要求，如實提供檔案利用情況報告和相關(guān)資料。對于上級部門提出的問題和整改意見，認真落實整改措施。2.社會監(jiān)督在符合法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，接受社會公眾對巡察檔案利用工作的監(jiān)督。對于社會公眾提出的合理意見和建議，及時進行研究和改進，不斷提高檔案利用工作的透明度和公信力。七、檔案利用的安全與保密措施（一）安全保障1.檔案保管場所安全巡察檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。定期對保管場所進行檢查和維護，及時消除安全隱患。2.檔案傳輸安全對于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)难膊鞕n案信息，應(yīng)采取加密技術(shù)，確保信息傳輸過程中的安全性。嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案傳輸系統(tǒng)。（二）保密措施1.人員保密培訓(xùn)對涉及巡察檔案利用的工作人員進行定期保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案保密規(guī)定、信息安全知識等。2.保密協(xié)議簽訂與外部查閱、借閱單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方在檔案利用過程中的保密責(zé)任和義務(wù)。協(xié)議應(yīng)規(guī)定保密期限、保密范圍、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保外部單位嚴(yán)格遵守保密要求。3.檔案信息管理對巡察檔案中的敏感信息進行分類標(biāo)識，采取特殊的保管和使用措施。在檔案利用過程中，嚴(yán)格控制敏感信息的接觸范圍，對涉及敏感信息的查閱、借閱、復(fù)制等操作進行重點監(jiān)控和記錄。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反利用流程未按規(guī)定填寫申請表、未經(jīng)審批擅自查閱、借閱、復(fù)制巡察檔案；或在利用過程中不遵守審批意見，擅自擴大利用范圍、延長利用期限等。2.違反安全保密規(guī)定泄露巡察檔案中的國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私；因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞；違規(guī)將檔案提供給無關(guān)人員或用于非工作目的等。3.損壞檔案行為在查閱、借閱、復(fù)制過程中，故意涂改、抽取、撤換檔案材料，造成檔案內(nèi)容不完整或原始性被破壞。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育對于初次發(fā)生輕微違規(guī)行為的人員，由檔案管理部門或所在部門進行批評教育，責(zé)令其立即改正錯誤行為，并記錄在個人檔案中。2.警告處分對違規(guī)情節(jié)較輕，但造成一定不良影響的人員，給予警告處分。同時，要求其作出書面檢討，提出整改措施，并在一定范圍內(nèi)進行通報批評。3.經(jīng)濟處罰對于因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的人員，根據(jù)損失程度給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，處罰金額從個人工資或獎金中扣除。4.紀(jì)律處分對違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重，影響惡劣的人員，按照