合同檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司合同檔案的管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于合同的查閱、利用和監(jiān)督檢查，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同檔案的移交管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)歸檔原則：合同簽訂或履行完畢后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案移交檔案管理部門，不得拖延。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保合同檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、合同檔案的范圍（一）合同文本包括合同的正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。（二）相關(guān)文件1.合同審批表、立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告等前期審批文件。2.合同談判記錄、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函等與合同簽訂有關(guān)的文件。3.合同履行過(guò)程中的各類文件，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證、違約處理記錄等。4.合同糾紛處理過(guò)程中形成的文件，如起訴狀、答辯狀、判決書、調(diào)解書等。三、合同檔案移交的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案移交制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同檔案的整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.接收各部門移交的合同檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等整理工作，并建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)。4.負(fù)責(zé)合同檔案的保管、查閱、借閱、歸還等日常管理工作，確保檔案安全和有效利用。5.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的合同檔案移交檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。3.在合同簽訂、履行過(guò)程中，妥善保管合同檔案資料，防止丟失、損壞。4.配合檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同審批表等相關(guān)文件，確保合同簽訂符合公司規(guī)定和審批程序。2.將合同審批過(guò)程中形成的文件及時(shí)移交合同承辦部門，由承辦部門一并整理歸檔。四、合同檔案移交的流程（一）整理階段1.合同承辦部門在合同簽訂或履行完畢后，應(yīng)及時(shí)對(duì)合同檔案資料進(jìn)行收集、整理。整理工作應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間、類別等進(jìn)行分類，確保檔案資料的順序清晰、條理分明。2.對(duì)合同文本及相關(guān)文件進(jìn)行核對(duì)，檢查文件是否齊全、完整，簽字、蓋章是否清晰有效，如有缺失或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.按照檔案管理的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（二）移交階段1.合同承辦部門整理好合同檔案后，填寫《合同檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并由移交人、接收人簽字確認(rèn)。2.合同承辦部門將整理好的合同檔案及《合同檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。檔案管理部門接收后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與承辦部門溝通解決。3.檔案管理部門對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，將其歸入相應(yīng)的檔案類別，并建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，以便于查閱和利用。（三）歸檔階段1.檔案管理部門將整理好的合同檔案按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.對(duì)合同檔案進(jìn)行上架排列，按照編號(hào)順序依次擺放，確保檔案存放整齊、有序。同時(shí)，建立檔案索引卡片或電子索引數(shù)據(jù)庫(kù)，方便快速查找檔案。3.檔案管理部門定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和存放情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、合同檔案的保管期限（一）短期保管1.合同期限在一年以內(nèi)（含一年）的，保管期限為三年。2.涉及金額較小、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單的合同，保管期限為三年。（二）中期保管1.合同期限在一年以上至五年（含五年）的，保管期限為五年。2.涉及重要業(yè)務(wù)、金額較大的合同，保管期限為五年。（三）長(zhǎng)期保管1.合同期限在五年以上的，保管期限為十年。2.對(duì)公司具有重要?dú)v史意義、涉及重大權(quán)益或可能產(chǎn)生法律糾紛的合同，保管期限為永久。六、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)查閱范圍進(jìn)行審核，確定是否符合查閱條件。如符合條件，應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案供查閱，并安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員作出說(shuō)明。七、合同檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全合同檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，實(shí)行專人專管。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露合同檔案中的任何信息。在檔案整理、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同檔案的安全管理，確保檔案存放環(huán)境安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。3.對(duì)電子合同檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行殺毒和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期限已滿，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑱n案損壞、滅失，無(wú)法修復(fù)或恢復(fù)的。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，認(rèn)為需要銷毀的其他合同檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的合同檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程